Als leidinggevende medewerkers begeleiden bij een verandering? Dit staat je te doen
Niets is zo menselijk als moeite hebben met verandering. We zijn gewoontedieren. Als een reorganisatie plaatsvindt binnen ons werk, als teams veranderen of als nieuwe werkwijzen geïntroduceerd worden, dan zet dat ons (werk)leven op z’n kop. Hoe kijk je als leidinggevende zelf naar een verandering? En welke kwaliteiten en vaardigheden heb je nodig om mensen door veranderingen heen te begeleiden?
Irene Verplancke heeft decennialange ervaring als leidinggevende en verandermanager en verzorgt bij ICM de training Leidinggeven aan Verandering. In dit artikel deelt ze hoe je omgaat met veelvoorkomende dilemma’s, zoals weerstand en vertraging.
Vorm jouw visie als leidinggevende op de verandering
De rol van een leider bij een verandertraject is cruciaal. De verandering staat of valt bij hoe jij ermee omgaat. Voordat je over een verandering gaat communiceren, is het belangrijk dat je jouw eigen visie helder hebt. Sta je er zelf wel achter? Voel je zelf de urgentie? Irene: “Het is een ontzettend open deur, maar ik merk vaak in de praktijk dat leidinggevenden zelf niet helder hebben wat de urgentie van een verandering is. Hoe kun je het dan effectief overbrengen?”
Weet je zelf niet goed waar een verandering vandaan komt, dan moet je dit gaan uitzoeken. Ga met collega’s of je directeur in gesprek over het waarom van de verandering. En vraag jezelf af: wat heb je nodig om de verandering beter te begrijpen en te verantwoorden? Je moet de noodzaak echt voelen tot op het bot.
“In relatief korte tijd hebben we leren om te gaan met verandering, en specifiek ook met het aansturen van een team in coronatijd.” – Cursist (anoniem) Leidinggeven aan verandering – december 2020
Jouw communicatie over de verandering is enorm belangrijk. Mensen moeten snappen waarom een verandering nodig is en wat de organisatievisie op de verandering is. Waarom is het noodzakelijk en waar gaan we als organisatie heen? En wat gebeurt er als we de verandering níet doorvoeren? Dat moet je continu blijven communiceren.
Heb je de urgentie van de verandering helder en weet je waar je als team of organisatie naartoe wilt, dan is een volgende stap het formuleren van een inspirerend veranderhaal. Je beschrijft hierin waar je met elkaar naartoe gaat. Het doel hiervan is om richting te geven, te inspireren en te motiveren. Je wilt het gedroomde toekomstbeeld zó overbrengen en visualiseren dat het een lonkend perspectief wordt en mensen denken: dáár wil ik bij horen. Daar wil ik aan meedoen. Daar heb ik het voor over. Tips over hoe je dit doet lees je in dit artikel: “Hoe storytelling mensen door veranderingen heen helpt.”
Zet veranderrituelen in
Het is menseigen om met rituelen bijzondere momenten te markeren. Het zijn ijkpunten in het leven en symbolische manieren om iets af te sluiten of iets nieuws te beginnen. Wij gebruiken rituelen continu, denk aan verjaardagen, bruiloften of bij het afscheid nemen van iemand. Ook kun je met rituelen respect tonen voor het verleden. Dit kan heel krachtig werken voor mensen die al langer bij een organisatie werken en zien dat er waardering is voor waar ze vandaan komen.
Er bestaan allerlei vormen van rituelen: het drukken op een rode knop, samen over een drempel stappen, een afscheidsfeestje, een lint doorknippen of een kampvuursessie. Naast dat je met een ritueel een ijkpunt neerzet, kun je er ook een verandering mee versnellen. Je geeft betekenis aan de omstandigheden, zorgt voor nieuw evenwicht en vergroot de betrokkenheid en verbinding.
“Irene weet waar ze over praat. Geeft veel inzichten, nieuwe invalshoeken om de problemen die in de praktijk spelen op te kunnen lossen” – Cursist (anoniem) Leidinggeven aan verandering – maart 2021
Ben je in verbinding met je mensen?
Door in verbinding te staan met je mensen, vang je op wat er speelt, waar de angst zit of waar de schoen wringt. Op de vraag wat ‘in verbinding staan’ nou precies betekent, antwoordt Irene: “Vaak zie je dat een leidinggevende het nut en de inhoud van de verandering kent en ervan uit gaat dat het team dit ook begrijpt. Vervolgens loopt zo’n leider uit enthousiasme ver voor de troepen vooruit met de gedachte: het is toch simpel en iedereen begrijpt het toch? Maar dan blijkt niets minder waar: op een gegeven moment kijkt de leidinggevende om en ziet ie dat iedereen ver achter blijft. Te snel gaan is een typische valkuil bij leidinggeven aan verandering. Dat krijg je als verbinding ontbreekt.”
“Als je niet stilstaat en met elkaar het hebt over ieders beleving, dan wordt het een lastig verhaal. Je moet als leidinggevende weten waarom mensen misschien bang zijn en waarom ze het misschien niet willen of kunnen. Er kan van alles achter zitten. Kortom, je moet als leidinggevende niet alleen vertellen en overtuigen, maar ook ophalen en doorvragen. En dat doe je door te babbelen, een praatje hier, contact daar, vragen stellen en ruimte te bieden.”
Vertrouwen als vereiste
Bij het ophalen van de beleving van medewerkers is vertrouwen een vereiste. Vertrouwen mensen je als leidinggevende? Als daar al een probleem zit – wat volgens Irene regelmatig het geval is – dan loop je tegen muren op. Vertrouwen ontbreekt als mensen aanvoelen dat óf je verhaal niet oprecht of niet goed doorgrond is, óf als je te veel bezig bent met managementbelangen. In dit artikel gaan we in op hoe je als leidinggevende werkt aan een cultuur van vertrouwen.
Voorproefje van de training
In de driedaagse training Leidinggeven aan verandering ga je onder begeleiding van een ervaren verandermanager, zoals Irene, aan de slag met bovenstaande thema’s. In de training leer je als leidinggevende omgaan met veranderingen door naar jezelf te kijken. Hoe sta jij er zelf in en hoe krijg jij mensen mee?
Irene vertelt over de training: “We werken voornamelijk met de casussen van de deelnemers. Bij alle theorie die ik tijdens de bijeenkomsten bied over veranderingen kijken we naar hoe dat past bij jouw casus. Via oefeningen kruip je in de huid van jouw eigen mensen om inzicht te krijgen in hun drijfveren en beweegredenen maar ook in hun angsten en hun weerstand. Via oefeningen en rollenspellen krijg je inzicht in je eigen communicatie, ga je aan de slag met het inspirerend overbrengen van je veranderverhaal en leer je hoe je luistert en ophaalt wat mensen bezighoudt.”
“De training is erg reflectief voor mij geweest. Ik heb meer inzicht in wat ik zelf kan doen om veranderingsprocessen te doen slagen, wat mijn valkuilen zijn en welke competenties ik zelf meer zou willen ontwikkelen.” – Cursist (anoniem) Leidinggeven aan verandering – maart 2021
Irene Verplancke heeft allerlei soorten managementfuncties gehad: van teammanager tot verandermanager, projectmanager en interim manager. Parallel daaraan is ze opgeleid in het geven van training en coaching. Sinds 2020 werkt ze met ICM samen en verzorgt ze opleidingen en trainingen op het gebied van middle management, coachend leidinggeven, persoonlijke effectiviteit en communicatie.