Wat is een Project Management Office (PMO)?

PMO staat voor Project Management Office. Een PMO-afdeling ondersteunt projectmanagers bij projecten, programma’s of portfolio’s. De mensen die op deze afdeling werken, zijn de PMO’ers (Project Management Officers). Omdat organisaties steeds meer projectmatig werken is er een groeiende behoefte aan PMO’ers. In dit artikel lees je wat een PMO’er is, wat een PMO’er doet en waarom elke projectmanager een PMO’er zou moeten hebben.

Wat is een PMO’er?

De PMO’er is de rechterhand van de projectmanager en houdt budgetten, planning, processen en de voortgang in de gaten. Ook houdt hij contact met de belanghebbende partijen en kijkt hij waar processen geoptimaliseerd kunnen worden. De projectmanager hoeft hier niet meer naar om te kijken, waardoor hij zich kan focussen op de oplevering van het project. Hij heeft immers nog steeds de eindverantwoordelijkheid.

Rolf Teekens, trainer van verschillende projectmanagementtrainingen bij ICM, legt het zo uit: “Als PMO’er ben je de navigator naast de piloot. De PMO’er kán wel vliegen, maar let op andere dingen: of er genoeg brandstof is en of het vliegtuig op koers ligt. Ook houdt hij contact met de vluchttoren. De piloot let op de grote lijnen en heeft de verantwoordelijkheid dat het vliegtuig uiteindelijk op de juiste plek en de juiste tijd aankomt.”

Waarom een PMO?

Het inschakelen van een PMO’er heeft verschillende voordelen, met als belangrijkste:

• Met een PMO’er vergroot je de kans dat een project slaagt, dus dat het project binnen de gestelde tijd en budget met het beoogde resultaat wordt afgerond;
• Een PMO’er biedt inzicht in de voortgang van projecten;
• Een PMO’er standaardiseert de processen, waardoor ze efficiënter en effectiever verlopen. Met een hogere kans op tevreden stakeholders en opdrachtgevers als gevolg.

Rolf: “PMO is een vrij nieuwe tak van sport. Steeds meer organisaties beseffen dat projecten draaien veel om het lijf heeft en dat de projectmanager het niet altijd alleen kan. Zij zien in dat het handig is om een intern bureau of een interne verantwoordelijke te hebben die de projectmanagers ondersteunt: de PMO’er.

Een bijkomend voordeel van een PMO is dat het projectmanagers kan helpen om hun documentatie op dezelfde manier op te bouwen. Dit voorkomt dat elke projectmanager een eigen stijl en opbouw van documenten gebruikt, wat veel verwarring kan geven. Door een PMO zien opdrachtgevers projecten die op één manier gedocumenteerd en gearchiveerd zijn, met dezelfde structuur, templates en projectcanvassen. Door deze standaardisering heb je één overzichtelijke, uniforme manier van werken, ondanks dat er meerdere betrokkenen zijn.”

Wat is het verschil tussen een Project Management Officer en een Project Support Officer (PSO)?

Ook een Project Support Officer werkt samen met projectmanagers en projectteams en kan ook werkzaam zijn binnen een PMO.

Voor mensen die nieuw zijn in projectmanagement kunnen de termen PMO en PSO daarom verwarring opleveren. De werkzaamheden van de twee functies zijn vergelijkbaar, maar er zijn een paar belangrijke verschillen.

Rolf: “De Project Management Officer houdt zich meer dan de Project Support Officer bezig met beleid en strategie. Hij houdt bijvoorbeeld zicht op alle projecten, en is verantwoordelijk voor de standaarden, templates en de werkwijzen die de organisatie als uitgangspunt heeft. Daarnaast houdt hij zich bezig met het ontwikkelen en implementeren van projectmanagementmethoden. Ook competentieontwikkeling van de projectmanagers kan onderdeel zijn van het takenpakket van de PMO’er.

De Project Support Officer gaat meer over de uitvoerende ondersteuning van een project: administratie, planning, organiseren van bijeenkomsten en nadenken over risicomanagement.”

Van PMO naar projectmanager?

Rolf: “Een PMO’er hoeft niet altijd door te groeien naar een functie als projectmanager. PMO’er zijn is een eigen rol, een eigen tak van sport. Het heeft een carrièrepad waarin je je ook steeds meer kunt verbreden en verdiepen. De functie is bijzonder geschikt voor mensen die graag ondersteunend en faciliterend werken in plaats van zelf de kartrekker zijn. Bij projectmanagement komen hele andere vaardigheden kijken dan bij PMO dus de overstap is zeker niet vanzelfsprekend, al denken veel mensen van wel.”

Hoe ziet de training IPMA Project Management Office (PMO) bij ICM eruit?

IPMA staat voor International Project Management Association. IPMA biedt projectmanagementtrainingen en internationaal erkende certificeringen.

De training IPMA Project Management Office (PMO) bij ICM is bedoeld voor mensen die ondersteuning bieden aan projectleiders en projectmanagers en is zo ingericht dat deelnemers de kennis en vaardigheden kunnen toepassen in verschillende werkomgevingen.

We behandelen het complete terrein van projectmanagement:

• Organisatorische onderwerpen (IPMA noemt dit de vaktechnische competenties);
• Communicatieve onderwerpen (gedragsmatige competenties);
• Raakvlakken van het project met de rest van de organisatie, zoals de lijnorganisatie, het portfolio en programma’s in de organisatie (contextuele competenties).

Bekijk hier de training IPMA Project Management Office (PMO)

Andere vaardigheden of certificeringen binnen projectmanagement nodig? Bekijk dan hier ons volledige aanbod projectmanagementtrainingen.