Werk jij al met sprints bij het ontwikkelen van trainingen? Lees onze 8 tips

Wat kom je tegen als je een training gaat (her)ontwerpen? In dit artikel vertelt Babette Bajema hoe zij dit als opleidingskundige doet. Tipje van de sluier: werk met sprints. Dat scheelt tijd én zorgt voor focus.

‘Herontwerp de leergang Opleidingskunde zodat hij past bij het nieuwe leren’. Dat was de opdracht die ik kreeg van ICM. Omdat tien trainingsdagen herontwikkelen best een pittige klus is, vroeg ik vier enthousiaste opleidingskundigen om mee te ontwikkelen. Ze hadden veel energie en de wildste ideeën om er een mooi programma van te maken. De vraag was: hoe houden we deze enthousiastelingen binnen de kaders? Gelukkig had Sanne, de projectleider van dit mooie project, ervaring met het werken in sprints!

8 tips voor ontwikkelen in sprints

In dit artikel delen we onze ervaringen en zetten we onze tips op een rijtje voor andere opleidingskundigen die een programma gaan herontwikkelen. Wie weet heb je er wat aan!

Tip 1: Baken de brainstorm af

Vijf experts, honderd nieuwe ideeën. Dat is gelijk de valkuil: ook ver na de brainstormfase, zoals in de fase van het ontwikkelen van lesmateriaal, bleven de enthousiaste ideeën komen. Met de kennis van nu weten we dat we voortaan extra goed gezamenlijk de gewenste kwaliteit moeten bepalen. Wanneer is het goed genoeg? Het kan altijd beter, maar weegt de tijdsinvestering op tegen het rendement? Als je met een nieuw idee meegaat, realiseer je dan dat het meerwerk oplevert. In ons geval merkten we dat we met terugwerkende kracht aanpassingen moesten maken in een casus die als rode draad dient.

Tip 2: Let op de samenhang en plek van een thema in het programma

In de ontwerpfase clusterden we diverse thema’s in dagen. Daarnaast besloten we in korte sprintperiodes de dagen uit te werken in tweetallen, zodat je een kritische partner hebt. Het samenwerken in duo’s en in sprints beviel erg goed. Maar een valkuil bleek dat we ongemerkt met name focusten op dag 1 tot en met 5, aangezien de eerstvolgende opleidingen al bijna startten en deze dagen natuurlijk als eerst af moesten. Voor dag 6 tot en met 10 zouden we later nog wel tijd hebben. Doordat we het ontwikkelen in tweeën deelden, doorbraken we de sprints. Dit merken we terug in ons programma: sommige thema’s raken we in het programma dubbel aan. Dat hadden we achteraf gezien kunnen ondervangen door bij het ontwerp meer inzichtelijk te maken waar de thema’s elkaar raken. Nu hebben we het wel benoemd en aannames gedaan, maar niet letterlijk de verbinding visueel gemaakt.

Tip 3: Zorg voor formats

We werkten met vijf experts aan het ontwikkelen van het programma. Je merkt dan direct dat iedereen een eigen stijl heeft in het uitwerken van opdrachten, het gebruiken van slides en het verwerken van informatie in een trainershandboek. Het scheelt veel werk als je een format aanlevert waarin iedereen een eenduidige stijl gebruikt en daar afspraken over maakt. Zo wordt het voor de redactie zo min mogelijk werk. Voor een groot deel hebben wij met formats gewerkt maar soms toch een uitstapje gemaakt. Achteraf kostte dat veel tijd. Dus volgende keer gaan we hier strikter op sturen.

Tip 4: Houd een overzicht bij voor bijlages

Hand-outs voor in de reader, online opdrachten, een nieuwe e-learning: in ons lesprogramma verwijzen we vaak naar de materialen voor de trainer. Maar bij de ontwikkeling was soms echt even puzzelen naar welk document precies wordt verwezen en op welke manier dit uiteindelijk in het programma terecht moet komen. Onze tip: zorg ervoor dat de titels die je gebruikt in je ontwerp/lesprogramma corresponderen met de namen van je bijgeleverde documenten. En nog beter: houd een overzicht bij, bijvoorbeeld in Excel, van de benodigde materialen per dag en hoe ze terugkomen in het programma (reader, online etc.).

Tip 5: Laat één iemand eigenaar zijn van het redigeren van het materiaal

Wanneer verschillende mensen een redelijk complex programma redigeren, krijg je verschillende soorten werkwijzen en mis je continuïteit. Onze ervaring is dat het makkelijker is het overzicht te bewaren als slechts één iemand de redactie doet. Dit is van grote toegevoegde waarde omdat het dan gelijk duidelijk is wanneer er zaken ontbreken, waar er discontinuïteit zit in de aanlevering en hoe je daar eenheid in krijgt.

Tip 6: Zorg dat je de laatste puntjes op de i ook gezamenlijk afrond

De laatste loodjes wegen het zwaarst. Nadat al het denk- en puzzelwerk was gedaan en ook het detailontwerp stond, bleek dat in de uitvoering de puntjes op de i érg belangrijk waren. Deze puntjes werden dan vaak door de redactie óf door de uitvoerende trainers gezien.

Tip 7: Werk met sprints

Een sprint is een term afkomstig uit de scrummethodiek. Het houdt in dat je een korte periode gefocust met alle betrokkenen aan een bepaald project werkt. Voor ons was de belangrijkste succesfactor dat iedereen ‘dedicated’ aanwezig was. Dat betekent dat alle betrokkenen de afgesproken periode hadden geblokt om te werken aan het project. Gedurende de dag werkten we vooral in duo’s aan de daarvoor afgesproken taken. We startten gemeenschappelijk waarbij we de taken verdeelden. Eén à twee keer op een dag kwamen we even samen om te rapporteren wat wel en niet goed werkte, om vragen te stellen of om hulp van iemand in te schakelen. Het is ook prettig om je daarbij te laten ondersteunen door een tool als Trello en een scrummaster. Wij gebruikten Trello om alle taken onder elkaar te zetten op verschillende kaartje en daar de namen van de betreffende ontwikkelaars aan te hangen. Zo was duidelijk wat iedereen van elkaar kon verwachten en wie je vragen kon stellen voor welke onderdelen. De scrummaster bewaakte het proces en zorgde dat eventuele obstakels uit de weg geruimd werden. Ook zorgde deze persoon ervoor dat de updates kort en relevant waren. De scrummaster was niet inhoudelijk betrokken, maar zorgde dat de inhoudsdeskundigen ongehinderd aan de slag konden.

Hieronder vind je een screenshot van het Trello-bord zoals wij dat hadden ingericht. De indeling to do, doing en done leenden we ook uit de scrummethodiek. Wij voegden hier een kolom ‘review’ aan toe.

Tip 8: Plan tussentijds evaluaties met trainers

Meerdere groepen zijn inmiddels gestart met het nieuwe materiaal. Dat maakt het mogelijk om als trainers informatie met elkaar te delen. Wat werkt wel en wat werkt niet zoals we hadden verwacht? We planden een week voor de start van de opleiding een uur om af te stemmen of er onduidelijkheden waren. Zo fijn om vragen aan elkaar te kunnen stellen! Ook na de eerste praktijkopdracht wisselden we met alle trainers ervaringen uit. Daardoor kunnen we op een gezamenlijk wijze blijven trainen en de gewenste aanpassingen doorvoeren waar iedereen direct van op de hoogte is. We gaan dit ook na de tweede praktijkopdracht doen, en daarna kunnen we de totale samenhang nog één keer aanscherpen. Onze tip: betrek meerdere trainers. Iedere frisse blik telt!

Trots

Ik ben trots dat we het samen hebben gedaan: allemaal zzp’ers die hun kennis bij elkaar brengen voor ICM. Ook ben ik blij met ICM, die vertrouwen heeft in de trainers.

Ik ben ook trots op de enorme betrokkenheid. Iedereen wil het beste product neerzetten. En ja, er hebben ook echt wel meer in uurtjes in gezeten dan we dachten, maar het resultaat is supergaaf!

Wat het resultaat is? Er staat een blended leertraject waarbij de deelnemer ook zelf verdieping kan zoeken op verschillende onderwerpen. De praktijkopdrachten worden als pittig maar heel leerzaam ervaren. En onze droom? Die is uitgekomen!