“Onboarding is meer dan een nieuwe medewerkersbijeenkomst, een cadeautje bij de start of een werkende laptop.”
Ontmoet je regelmatig nieuwe collega’s bij het koffieapparaat? Wellicht kenmerkt jouw organisatie zich door een levendige dynamiek met veel nieuwe gezichten. Ben je benieuwd hoe je de instroom van nieuwe medewerkers kunt omzetten in blijvende betrokkenheid? Een succesvolle onboarding is hierop het antwoord. Wij gingen in gesprek met Margreet Tijms, onboardingsexpert en trainer van de ICM-training Succesvolle Onboarding, op zoek naar tips.
|
Margreet Tijms Margreet Tijms is een gepassioneerde onboardingsexpert en trainer bij ICM. Na haar studie bedrijfskunde en het behalen van een master in Human Resource Management paste ze haar kennis toe in uiteenlopende organisaties, waaronder het onderwijs, de overheid en consultancy. In 2020 zette ze de stap naar zelfstandig ondernemerschap met haar bedrijf Fiducie HRD, waar ze zich toelegt op onboardingsadvies. Bovendien deelt ze haar kennis als docent van de ICM-training Succesvolle Onboarding. |
Wat is onboarding?
Margreet Tijms: “Dat is meteen een interessant vraagstuk. Als ik die vraag stel in mijn trainingen hebben we het daar ook over: wat versta je er nou eigenlijk onder? De antwoorden komen vaak op termen neer als ‘inwerken’ en ‘introductieprogramma’, terwijl het meer is dan een nieuwe medewerkersbijeenkomst, een cadeautje bij de start of een werkende laptop. Onboarding is eigenlijk elke ervaring van een nieuwe medewerker bij een organisatie die bijdraagt aan succes en die zorgt voor betrokkenheid.”
Waarom is onboarding belangrijk?
“Dat is een actuele vraag die steeds meer speelt. Wat je nu ziet is dat we met werving en selectie heel hard zoeken naar nieuwe medewerkers in een steeds kleiner wordende pool. Naar die werving gaat bakken met geld, en op het moment dat ze binnen zijn verliezen we ze volledig uit het oog! We gaan ervan uit dat ze op een compleet natuurlijke wijze worden opgenomen in de organisatie, terwijl dat niet zo is. Je ziet dan ook dat zes van de tien mensen niet tevreden is met hun start, dat zit hem met name in de kwaliteit van het inwerkprogramma.”
“De impact van een goed onboardingsprogramma is dan ook dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen en een vliegende start kunnen maken. Door een goed programma manage je verwachtingen; jij laat weten wat je graag wilt van je nieuwe medewerkers en jouw nieuwe medewerkers kunnen je vertellen wat zij nodig hebben om succesvol te zijn. Het is tweerichtingsverkeer; jullie maken er samen een succes van. Het fijne gevolg is minder verloop. Door goede onboarding voorkom je dat een medewerker die goed in de organisatie past toch zegt: ‘Zoek het uit, ik zoek iets anders!’, simpelweg omdat jullie steken hebben laten vallen.”
Heb je een voorbeeld van zo’n gevallen steek?
“Duidelijkheid over ontwikkelmogelijkheden of speciale opdrachten bijvoorbeeld. In werving en selectie zijn vaak hele mooie perspectieven geschetst. Het is belangrijk dat je met elkaar bespreekt hoe dat er dan uit gaat zien. Ik hoor te vaak dat de organisatie denkt: ‘dat komt nog wel in het tweede jaar’, terwijl de medewerker na het eerste kwartaal denkt: ‘wanneer ga ik nou beginnen met dat ontwikkelprogramma of dat beloofde project?’. Als je daar niet over in gesprek gaat is de kans groot dat je nieuwe medewerker na een half jaar teleurgesteld is en vertrekt. Het heeft allemaal te maken met aandacht, en die moet je organiseren.”
Wat maakt een onboardingsprogramma goed?
“In een goed onboardingsprogramma zitten wat mij betreft drie elementen. Ten eerste: de praktische zaken op de werkplek. Denk aan de stoel, de inlog, de overlegvormen en de informatiebronnen. Zo kan de nieuwe medewerker het werk doen. Ten tweede: de organisatiecultuur. Dit gaat over de kledingstijl, de lunchgewoontes, de ongeschreven regels en de verwachtingen. Wat is wel of niet oké? Hoe gebruik je je werktelefoon? Hoe overleg je met je leidinggevende? Dit zijn dingen die je als nieuwe medewerker moet weten, maar die bestaande medewerkers vaak vergeten. Ten derde: de verbinding met collega’s. Dit betekent dat de nieuwe medewerker niet alleen directe collega’s leert kennen, maar ook de mensen die verder van diegene af staan, maar wel belangrijk zijn.”
Wat kan een uitdaging zijn?
“Bij onboarding komt er veel op je af. Het programma dat je ontwerpt moet passen bij wat een nieuwe medewerker nodig heeft. Dat kan best confronterend zijn. Want wat zijn eigenlijk jullie missie, visie en waarden? Waar staat jullie relevante informatie? Hoe communiceren jullie met elkaar? En hoe hebben jullie leren en ontwikkelen geregeld? Het zou mooi zijn als dat allemaal duidelijk was, maar vaak zie ik dat organisaties door met onboarding aan de slag te gaan veel onderwerpen tegenkomen die aandacht nodig hebben. De kunst is dan om gestructureerd te werk te gaan en te kijken wat nog hoort bij het onboardingsproces en wat in andere projecten opgepakt zou moeten worden. Wat ik ook vaak zie is dat er al van alles georganiseerd is, maar heel erg hapsnap.”
Hapsnap?
“Dat er van alles geregeld is, maar dat er geen lijn in zit. In de ideale wereld heb je een centraal onboardingprogramma dat voor elke medewerker gelijk is, zodat elke medewerker ten aanzien van jullie visie, strategie en cultuur dezelfde dingen meekrijgt. Maar in de realiteit is het vaak nogal afhankelijk van de afdeling waar je terecht komt en het belang dat een leidinggevende aan onboarding hecht. De uitdaging is om het beste van die verschillende afdelingen bij elkaar te pakken en daar een lijn in te trekken.”
“Tegelijkertijd is het ook belangrijk om onboarding niet te groot te maken; er zit een eindpunt aan. Soms pakken organisaties een half jaar, soms langer, soms korter, maar op een zeker moment ga je over naar het ‘reguliere’ programma, de normale gesprekscyclus en leer- en ontwikkelactiviteiten.”
Heb je praktische tips voor het verbeteren van je onboardingsprogramma?
Margreet Tijms: “Absoluut.”
1. Ga met elkaar in gesprek
“Wat ik een hele mooie vind is om met medewerkers die onlangs in de organisatie zijn komen werken in gesprek te gaan. Hoe heb je de onboarding ervaren? Wat ging goed, en waar liggen de verbeterpunten? De meeste kennis ligt zo aan je voeten. Dit kan natuurlijk ook in groepsverband in de vorm van bijvoorbeeld een honderddagenlunch. Even een afstemmingsmoment om elkaar die vragen te stellen.”
“Het kan ook interessant zijn om juist de medewerkers te spreken die de organisatie gaan of hebben verlaten, bijvoorbeeld in een “exitgesprek” of telefonisch. Hoe hebben jullie het ervaren? Wat kunnen wij daarvan leren? Zolang je hen spreekt vanuit oprechte interesse kan dit ontzettend nuttig zijn.”
2. Maak het leuk
“Onboarding kan op zoveel actievere en leukere manieren dan hoe we dat nu doen. Denk bijvoorbeeld aan een bingokaart waarop de nieuwe medewerker dingen af kan strepen. Het werkt goed als het dingen zijn die specifiek met de cultuur van jullie organisatie te maken hebben; gaan jullie vaak na de lunch een blokje wandelen? Zet er dan bijvoorbeeld op: ‘ga mee met een lunchwandeling’.”
3. Houd contact
“Tussen het tekenen van het arbeidscontract en het daadwerkelijke startmoment zit vaak een pauze, in sommige gevallen kan daar wel twee maanden tussen zitten. Deze periode kan als nieuwe medewerker aanvoelen als een ‘zwart gat’ waarin je het contact met de organisatie verliest. Het is dan bijvoorbeeld leuk om een groepsfoto van het team met alle namen erbij naar de nieuwe medewerker te sturen met de tekst: ‘Kijk, dit zijn wij en we verheugen ons op je komst!’ Kost heel weinig moeite en is echt waardevol. Of stuur gewoon eens een reep chocola op (met het logo van je organisatie), altijd goed.”
4. Maak kennis behapbaar
“Wat ik vaak hoor is dat nieuwe medewerkers op dag één een mail ontvangen met 27 bijlagen, het jaarplan, beleidsplan, de jaarcijfers, noem het maar op. Allerhande zaken waarvan men denkt dat het belangrijk is. Ik weet niet hoe blij jij wordt van zoveel documenten in één keer, maar ik denk niet zo. Daarbij komt ook een soort verplichting kijken, opgestuurd betekent dat het gelezen moet worden, denkt je nieuwe medewerker. Probeer de kennis op te delen in behapbare stukjes en echt na te denken over wat je nieuwe medewerker wanneer moet weten. Wat na dag één? Wat na week één? Wat na een maand? Door de bakken nieuwe informatie op te delen onthoud je nieuwe medewerker het beter.”
5. Doe het samen
“Waak ervoor dat onboarding een HR of L&D feestje wordt. Uiteindelijk werkt jouw nieuwe medewerker in een team met een leidinggevende. Dat zijn essentiële schakels. Dus ga ook echt met dat team en die leidinggevende aan de slag. Denk samen na over hoe die eerste weken eruit moeten zien. En laat zien wat het oplevert. Dat nieuwe medewerkers niet meer binnen no-time vertrekken, maar dat ze echt onderdeel worden van jullie organisatie.”
Meer leren over onboarding?
In de ICM-training Succesvolle Onboarding leer je in twee dagdelen waar een goed onboardingsprogramma aan voldoet en hoe je nieuwe medewerkers succesvol integreert in jouw organisatie. Ben je benieuwd welke training het best bij jou past? Bel onze studieadviseurs voor vrijblijvend advies: 030 – 29 19 888.