Wat doet een vertrouwenspersoon en wat is de toegevoegde waarde hiervan voor jouw organisatie

Je hoopt het natuurlijk niet, maar in veel organisaties vindt ongewenst gedrag plaats. Ongewenst gedrag kan veel betekenen, waaronder pesten, discriminatie of seksueel overschrijdend gedrag. Het is belangrijk dat er voor het mentale welzijn van werknemers wordt gezorgd. Iedere werkgever is volgens de Arbowet verplicht beleid te voeren dat zich richt op het voorkomen of beperken van psychosociale arbeidsbelasting als dit een risico vormt binnen de organisatie. Een vertrouwenspersoon kan hier een belangrijke en geschikte rol in spelen.

In februari 2023 heeft GroenLinks een initiatiefwetsvoorstel gedaan waarin wordt geadviseerd om een vertrouwenspersoon verplicht te stellen. Maar wat is een vertrouwenspersoon en wat doet diegene precies?

Wat is een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is iemand die meldingen of klachten over ongewenst gedrag opvangt en oplost. Als een vertrouwenspersoon niet in staat is om een conflict op te lossen, speelt diegene het probleem tactisch door naar iemand die het wel kan oplossen. Het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon empathisch, communicatief en toegankelijk is. Daarnaast is het handig als diegene verstand heeft van juridische procedures. Mocht er zich een complexere situatie voordoen, is het van belang dat een vertrouwenspersoon weet hoe hier wettelijk mee om wordt gegaan.

Je kunt als organisatie iemand intern aanwijzen als vertrouwenspersoon, maar je kunt ook een externe vertrouwenspersoon aannemen. Sommige bedrijven kiezen zelfs voor een combinatie van zowel intern als extern, zodat werknemers zelf kunnen kiezen waar ze zich prettig bij voelen.

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Als vertrouwenspersoon heb je een gevarieerd takenpakket. Zo kan je functie uit de volgende taken bestaan:

• Werknemers die melding maken van ongewenst gedrag opvangen en adviseren;
• Het registreren van deze gevallen;
• Bedenken of een informele oplossing mogelijk is, of dat er toch formele maatregelen getroffen moeten worden;
• Leidinggevenden informeren over het voorkomen van ongewenst gedrag op de werkvloer;
• Werknemers begeleiden bij en informeren over informele en formele oplossingsmethodes;
• Het doorverwijzen van werknemers naar zowel interne als externe hulpverlening, inclusief mediators, klachtenprocedures of juridische experts;
• Voorlichting geven over hoe je ongewenst gedrag aan kunt pakken.

Waarom moet je als organisatie een vertrouwenspersoon hebben?

Een vertrouwenspersoon kan een laagdrempelig aanspreekpunt zijn voor werknemers, kent de ins en outs van de organisatie, en weet goed welke oplossingen gepast zijn voor de problemen binnen de organisatie. Daarnaast kan een vertrouwenspersoon stress bij werknemers verminderen en emotionele ondersteuning bieden. Zo wordt er bijgedragen aan het algehele welzijn, waardoor de onderlinge sfeer en samenwerking verbeteren.

Mogelijke obstakels

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon moet zorgvuldig gebeuren, aangezien deze een cruciale rol speelt in het verzorgen van het welzijn van de werknemers. Daarbij kun je letten op deze belangrijke punten:

• Bekijk of het mogelijk is om meer dan één vertrouwenspersoon aan te stellen. Let hierbij op verschillen in leeftijd, geslacht of afkomst en zorg dat hier variatie in zit. Zo kunnen werknemers kiezen bij wie ze zich het meest comfortabel voelen.
• Zorg ervoor dat de vertrouwenspersoon een eigen, afgesloten kamer heeft zodat het slachtoffer de nodige privacy heeft.
• Geef de vertrouwenspersoon een onafhankelijke positie binnen je organisatie, zodat er geen belangenverstrengeling ontstaat. Het kan een risico zijn om een vertrouwenspersoon aan te stellen die al een andere functie binnen de organisatie bekleedt. De drempel is voor veel melders echter hoger wanneer je iemand buiten de organisatie aanneemt voor de functie. Het kan daarom lastig zijn om hier een balans in te vinden.

Meer informatie

Wil je meer weten over vertrouwenspersonen? Bekijk hier onze nieuwste opleiding voor vertrouwenspersonen inclusief startdata en locaties!