De 7 thema’s van PRINCE2: de belangrijke aandachtsgebieden in projectmanagement

PRINCE2 is dé methodiek voor professionals die meer structuur willen aanbrengen in hun projecten. De methode geeft duidelijke sturing aan projecten voor grotere bedrijven, van bouw- tot marketingprojecten. Samengevat bestaat PRINCE2 uit vier verschillende elementen: 7 principes, 7 thema’s, 7 processen en het op maat maken van PRINCE2 voor de projectomgeving. In dit artikel gaan we in op de 7 thema’s. Welke belangrijke aandachtsgebieden zijn er en wat houden ze in?

Welke thema’s zijn er?

Tijdens het opzetten en het uitvoeren van projecten zijn er 7 belangrijke aandachtsgebieden waar je rekening mee moet houden. Ieder thema is gekoppeld aan een vraag waar je antwoord op kunt geven. Dit ziet er als volgt uit:

Thema 1: business case

Met dit thema beantwoord je de waarom-vraag. Wat is de zakelijke rechtvaardiging van het project? Waarom is dit project noodzakelijk en wat voor urgente veranderingen zet je in gang? Zo kun je ook bepalen wat er nodig is om de verandering in de bedrijfsvoering te realiseren. Zodra de urgentie of de zakelijke rechtvaardiging achter een project wegvalt, is het verstandig om het project stop te zetten of er niet mee te starten. Op deze manier voorkom je onnodige of onverstandige structurele veranderingen.

Thema 2: organisatie

Met het thema organisatie stel je de wie-vraag. Je denkt na over de rolverdeling binnen het project en bij wie welke verantwoordelijkheden liggen. De taakverdeling kan bij projecten soms anders liggen dan bij het reguliere werk, waardoor het belangrijk is om vast te stellen hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Daarnaast leg je vast voor wie je dit project uitvoert en hoe je dit gaat doen. Hoe wil je de communicatie en verbinding met de stakeholders (belanghebbende partijen) van dit project inrichten?

Thema 3: kwaliteit

In dit thema beantwoord je de wat-vraag en hoe goed? Hierbij gaat het voornamelijk over hoe goed het eindresultaat moet zijn.  De kwaliteitseisen worden vastgesteld zodat de kwaliteit van het eindproduct tijdens het verloop van het proces gewaarborgd blijft. Daarnaast wordt besproken op welke manier je kunt voldoen aan alle eisen, zodat elke projectmedewerker hiervan op de hoogte is. Tijdens dit proces werk je dus van plan tot planning.

Thema 4: plannen (lees niet: ‘plennen’)

Dit thema is een uitbreiding van het vorige thema en beantwoordt de vragen hoe, hoeveel en wanneer? Onder dit thema leg je vast hoe en wanneer het project en de daarbij behorende producten gerealiseerd worden en wie dit precies doet. Dit noemen we de ‘scope’ van het project. Verder ondersteunt dit thema de onderlinge communicatie, zodat het proces soepel verloopt.

Thema 5: risico

Het vijfde thema gaat over het omgaan met eventuele onzekerheden en problemen en beantwoordt de vraag “wat als”? Elk project brengt risico’s met zich mee en afhankelijk van hoe je er mee omgaat, kan het zowel een bedreiging als een kans zijn. Het inschatten, beoordelen en beheersen van risico’s zijn essentieel voor het slagen van het project. De kans dat een project slaagt is groter wanneer je alle mogelijke risico’s in kaart brengt, zodat je hierop kunt anticiperen en eventuele schade, op wat voor manier dan ook, kunt beperken.

Thema 6 : wijziging

Dit thema behandelt de vraag ‘wat is de impact?’ en ondersteunt configuratiemanagement. Configuratiemanagement gaat samengevat over versiebeheer en het managen van (deel)producten. Als je formeel een document wijzigt wat de stuurgroep al eerder heeft goedgekeurd, zul je een nieuwe versie van het project moeten maken. Configuratiemanagement ziet er op toe dat de juiste medewerkers de documenten en (deel)producten inzien en wijzigen. Als je een document wijzigt, krijgt het project een nieuw versienummer zoals ‘Project 2.0’.

Thema 7: voortgang

Het zevende en laatste thema geeft antwoord op de vragen ‘waar zijn we nu?’ en ‘waar gaan we naartoe?’. Tijdens dit thema kijk je naar de voortgang van het project ten opzichte van de plannen. Gaat het project zoals verwacht of komt de realiteit nog niet overeen met de plannen die je gemaakt hebt met je team? En wat doe je als de voortgang niet is zoals gehoopt? Daarnaast leer je hoe je effectief escaleert. Soms kun je een probleem niet zelf oplossen als projectmanager. Dan kan interventie van hogere managementniveaus nodig zijn. Tijdens dit thema leer hoe je dit het beste kunt aanpakken.

En wat nu?

Nu je dit artikel hebt gelezen, ben je op de hoogte van de belangrijke aandachtsgebieden van projectmanagement en kun je de essentiële vragen beantwoorden. Dankzij deze thema’s krijg je meer grip op het lopende project in jouw bedrijf. Zoals eerder benoemd, zijn de 7 thema’s slechts één van de geïntegreerde elementen en is er dus nog veel meer te ontdekken over de PRINCE2-opleidingen. Zo kun je hier een video bekijken over de 7 principes van PRINCE2 om je kennis over deze opleiding uit te breiden.

Opleidingen bij ICM en meer informatie

Is je interesse in een PRINCE2 opleiding gewekt? Je vindt hier ons complete aanbod aan trainingen over Proces- en Projectmanagement inclusief alle PRINCE2 opleidingen. Twijfel je nog over een opleiding of wil je meer informatie over de inhoud van de opleiding? Je vindt hier een artikel over de verschillen tussen PRINCE2, PRINCE2 Agile en Agile PM. Je kunt uiteraard ook altijd contact opnemen met onze studieadviseurs via 030 – 29 19 888. Zij helpen je graag met zoeken naar een opleiding die bij jou past.