Deze 7 PRINCE2-processen helpen je je project succesvol te managen

PRINCE2, oftewel PRojects IN a Controlled Environment versie 2, is in 1996 ontwikkeld om projectmanagement van IT-projecten te verbeteren. Inmiddels is het uitgegroeid tot een bekende methode voor projectmanagement en wordt het in meer dan 150 landen gebruikt. PRINCE2 bestaat uit vier verschillende elementen: 7 principes, 7 thema’s, 7 processen en het op maat maken van PRINCE2 voor de projectomgeving. In dit artikel lees je wat de 7 processen zijn en welke stappen je tijdens deze processen doorloopt.

De opbouw van een proces

Tijdens het ontwikkelen en het uitvoeren van een project vinden er meerdere processen plaats. Door van tevoren vast te stellen welke stappen je moet ondernemen, zul je merken dat projecten soepeler verlopen. Elk project is natuurlijk uniek, maar een groot deel van de projecten zullen soortgelijke stappen doorlopen.

Een proces is doelgericht opgebouwd en moet daarom iets opleveren. Wat een proces moet opleveren noemen we ook wel ‘output’. Daarnaast heeft elk proces een aantal ingrediënten nodig om te kunnen starten. Deze ingrediënten noemen we ‘input’. Een voorbeeld van een proces is het aanvragen van een nieuw paspoort. Het gemeentehuis vraagt in dit geval om een recente pasfoto, je handtekening, het oude paspoort en een geldbedrag. Dit is dan jouw input voor dit proces. Uiteindelijk wordt je oude paspoort misschien vernietigd en ontvang je een nieuw paspoort. In dit proces is dat de output. Deze formule is de standaard voor heel veel processen, zo ook voor de 7 processen binnen PRINCE2.

Wat zijn de 7 processen?

1. Opstarten van een project

Dit proces maakt eigenlijk nog geen deel uit van het daadwerkelijke project en heet het pré-project. Tijdens het pré-project is de belangrijkste output het projectvoorstel. De projectmanager en de opdrachtgever zullen samen nagaan wat het beoogde project inhoudt en wat hier voor nodig is. De belangrijkste vraag tijdens dit proces is of het project de moeite, tijd en het geld waard is. Is het project levensvatbaar of is het verstandiger om het project niet op te starten? Dit proces is nog geen onderdeel van het echte project, maar wel onderdeel van PRINCE2.

2. Sturen van een project

De stuurgroep, het hoogste orgaan in het projectmanagementteam, is eigenaar van het project en stuurt het project constant aan. Dit gebeurt gedurende het gehele project. De stuurgroep houdt de voortgang van het project in de gaten en bepaalt of het project naar de volgende fase kan. Ze beoordelen de levensvatbaarheid van het project en controleren belangrijke aangeleverde documenten. Zodra de projectmanager alles heeft gecontroleerd en de stuurgroep alles heeft goedgekeurd, kan de volgende fase beginnen.

3. Initiëren van een project

Als de stuurgroep het projectvoorstel goedkeurt, begint het initiëren van een project. Tijdens de initiatiefase schrijft de projectmanager het fundament voor het project, namelijk de Project-Initiatie-Documentatie (PID) en het faseplan. De projectmanager beschrijft de noodzaak van het project en hoe het team dit zal realiseren. Eigenlijk kun je dit zien als een verdere verfijning en uitwerking van het eerste projectvoorstel dat is gemaakt in “Opstarten van een project”.

4. Beheersen van een fase

Als de stuurgroep de PID en het faseplan heeft goedgekeurd, mag de projectmanager het faseplan uitvoeren. Dit gebeurt natuurlijk wel conform de afspraken die de stuurgroep heeft goedgekeurd. Tijdens het beheersen van een fase, krijgen de teamleden te horen wat hun taken zijn. De voortgang van het project wordt tijdig aangeleverd bij de stuurgroep, zodat zij kunnen controleren of het project wel volgens plan verloopt. Gedurende dit proces worden ook eventuele problemen opgelost. Er ligt dus vooral een focus op de realisatie van de scope, het beheersen van risico’s en het beschermen van de zakelijke rechtvaardiging.

5. Managen productoplevering

Tijdens dit proces levert het team het werk op. De projectmanager en de teammanager hebben contact over hoe het team het werk uitvoert en wie welke taken krijgt. Daarnaast worden de producteisen in dit proces duidelijk: welke kwaliteit moet er geleverd worden, hoeveel kost het project en hoeveel tijd neemt het in beslag? Het team beheerst in dit proces dus feitelijk de kwaliteit van het product. De teammanager houdt de projectmanager op de hoogte van de voortgang van het project.

6. Managen van een faseovergang

Tijdens dit proces levert de projectmanager de benodigde informatie aan de stuurgroep, zodat zij de volgende fase kunnen goedkeuren. Als er problemen of afwijkingen aan de oppervlakte komen, maakt de projectmanager een afwijkingsplan. Het beheersen van een fase, het managen van de productoplevering en het managen van een faseovergang kunnen zich een aantal keer herhalen totdat het project klaar is.

7. Afsluiten van een project

In dit proces bekijk je of de aanvragers tevreden zijn met jouw product en zorg je ervoor dat je het product ook na de oplevering blijft ondersteunen. Daarnaast reflecteer je op het project en bekijk je of je de doelstellingen en de PID gerealiseerd hebt. Sommige projecten zijn na één uitvoeringsfase al klaar, maar dit verschilt per project en per bedrijf. Op het moment dat de projectmanager de afsluiting voorlegt, is het aan de stuurgroep om hiermee akkoord te gaan of niet. De eindverantwoordelijkheid voor het beëindigen van een project ligt dan ook altijd bij de stuurgroep.

Meer informatie en PRINCE2 opleidingen

Wil je meer informatie over PRINCE2? Hier lees je meer over PRINCE2 en wat de methodiek globaal inhoudt. Als je geïnteresseerd bent in het volgen van PRINCE2 opleiding vind je hier ons complete aanbod. Mocht je twijfelen over welke opleiding of training bij jou past, neem dan contact op met onze studieadviseurs via 030 – 29 19 888. Zij helpen jou graag met het vinden van een opleiding die bij jou past.