Zo vermijd je de valkuilen van agile werken

Hoewel ‘agile’ benoemd is tot jeukwoord en op menig lijst met kantoorclichés voorkomt, betekent het woord wel degelijk iets. Agile werken is een manier van organiseren die draait om flexibiliteit. De flexibiliteit is nodig omdat de wereld om ons heen steeds sneller verandert. Waar komt de irritatie dan vandaan?

De oorsprong van agile

Agile komt net als Scrum uit de IT-hoek. Iedereen die ooit iets in IT heeft gedaan, weet dat de klantwensen steeds sneller veranderen en steeds onvoorspelbaarder worden. Wanneer je nieuwe software ontwikkelt, kost het vaak zoveel tijd om de vereisten helder te hebben en het product te maken, dat het product al verouderd is als het op de markt komt. De klassieke bezwaren van de klant zijn: het komt te laat, het is drie keer zo duur als begroot en het kan veel minder dan van tevoren verwacht. Agile werken voorkomt dit: de methode staat bekend om het werken in korte sprints waardoor een groot project behapbaar wordt en het verschillende deelproducten oplevert.

Wat gaat er mis?

Maar juist de mensen die als eerste agile gingen werken, de softwareontwikkelaars, krijgen steeds vaker een nare smaak in hun mond als ze het woord horen. Ze vinden dat agile niet meer hùn manier van werken is. Het gaat meestal vanaf het begin al fout, wanneer het management een product owner (de verantwoordelijke van het project) of scrum master (de coach en facilitator van het team) van buiten de afdeling of zelfs buiten het bedrijf benoemt. Hierdoor ontstaat een kloof tussen “wij” en “zij”.

Daarnaast is een veilige omgeving essentieel, waarin mogelijke veranderingen bediscussieerd kunnen worden zonder dat ideeën worden ‘afgebrand’. En waarin specialisten niet worden afgerekend op van tevoren bepaalde doelen. Maar juist dat gebeurt steeds vaker in dagelijkse meetings en team-ups. Vervolgens gaat men maar weer snel aan het werk om regelmatig met ‘iets’ nieuws te kunnen komen. Ook als dat ‘iets’ niet goed is getest en kwalitatief onvoldoende is. Het moet steeds vaker in één keer goed. En dan is er geen tijd om het werk nog eens na te lopen of je goed in te lezen voordat je het moet opleveren. De gevolgen van dit ‘klassiek managen’ laten zich raden.

Hier zou het om moeten gaan

Het gaat bij agile dus om de juiste verhouding tussen de onderdelen zelf, en om de relatie met de klant. Daarvoor is overleg noodzakelijk. Daarvoor zijn die team ups, scrums en andere tussentijdse meetings. Als key users en specialisten bereid zijn om te leren van elkaars manier van werken, dan ontstaat een eindresultaat dat beter aansluit bij het doel van het project. Ook al is dat misschien duidelijk anders dan oorspronkelijk geformuleerd, en zijn de kosten opgelopen door ‘halffabricaat’ dat geschrapt moest worden. Dat is even slikken voor de meeste ‘klassieke’ managers. Bij agile hebben de makers de controle over het eindresultaat, samen met de klant. Als die tevreden is, is het doel bereikt.

Tips vanuit de agile praktijk

1. Laat de teamleden een ‘meewerkend voorman’ (scrum master) benoemen, zonder externen. Iedereen voert ook uit.
2. Zorg dat ook iemand van de klant/opdrachtgever meewerkt, niet alleen als toeziend oog maar als deel van het team.
3. Bespreek de vorderingen vaak en kort, maar alleen onderling.
4. Speel niet op de persoon, maar bespreek het proces en de manier van werken.
5. Breng de uitkomsten van elke bespreking direct in de praktijk, bespreek de resultaten snel daarna, ga dan verder met de volgende stap.
6. Als het ‘werkt’ of goed genoeg is voor de rest van het project, dan is het af.

Het perfecte agile team

Het meest waardevolle agile team bestaat niet uit alleen maar uitblinkers. Een team dat goed kan samenwerken richting het resultaat waar de klant of opdrachtgever het meeste aan heeft, is het meest agile. Daarvoor moet de klant zelf wel betrokken blijven bij het hele proces. Dat is waar het echt om draait met agile werken.