Hoe plan je een onvergetelijke bedrijfsreis?

Een teamuitje, bedrijfsborrel of een lunch buiten de deur: samen met collega’s iets ondernemen buiten de dagelijkse werkzaamheden geeft direct een andere sfeer. Je leert elkaar beter en op een andere manier kennen en vaak komt dat de samenwerking ten goede. Een schepje hier bovenop is een bedrijfsreis. Zo waren alle ICM’ers afgelopen Hemelvaart op Ibiza te vinden vanwege het 15-jarige bestaan van de organisatie. Waarom zou je dat willen, welke invulling geef je zo’n reis en hoe organiseer je het?

Waarom met collega’s op vakantie?

Work hard play hard: een welbekend cliché en volgens ons een waarheid als een koe. ‘Zachte’ tijd is onmisbaar. Dit is de ontspannen tijd waarin meer gebeurt dan we denken. In deze tijd ontstaat de creativiteit, verbinding of het ontbrekende inzicht. De ‘harde’ tijd die daar tegenover staat bestaat uit de zakelijke afspraken en zakelijke doelen waarmee onze agenda overstroomt. Is er sprake van de juiste balans?

De ontspannen tijd helpt ons om 100% aandacht te geven aan wat we op het huidige moment aan het doen zijn en aan de mensen om ons heen. Zachte tijd is essentieel tijdens je werkdag (lees hier hoe je piekt op het moment dat het ertoe doet) maar ook buiten je werkdag heeft ontspanning met je collega’s vele voordelen. De teambuilding is groot, je brengt mensen die verspreid zitten op kantoor samen en vergroot de verbinding door de gehele organisatie. Je weet elkaar na afloop beter te vinden, gaat gemakkelijker met afdelingsoverstijgende projecten om en voelt je meer dan ooit deel van één geheel.

Erik Smithuis & Harrie-Peter Roefs (oprichters van ICM): ‘Voldoening, zingeving en plezier: we kunnen niet zonder. Hoe mooi is het om dat te faciliteren met een bedrijfsreis?’

Welke invulling geef je specifiek aan een bedrijfsreis?

Welke bestemming je kiest, hoeveel nachten je blijft en welke activiteiten je plant hangt helemaal samen met jouw soort organisatie. Mogelijk bezoek je relevante congressen, volg je workshops en combineer je dit met andere activiteiten. Of je kiest voor een volledig ‘zakenvrij’ programma waardoor iedereen helemaal loskomt van werk. Zo gingen wij beachvolleyballen, voeren we in catamarans en borrelden en aten we elke avond samen. Geef naast een gezamenlijk programma voldoende ruimte voor vrije tijd zodat mensen ook zelf iets kunnen ondernemen. Zo kan iedereen écht ontspannen en wordt het zeker geen verplicht nummer.

Hoe organiseer je zo’n reis?

Stap één: stel een representatief commissieteam op. Stem vervolgens een budget per medewerker af en begin op tijd, zo’n driekwartjaar van tevoren. Bepaal je bestemming en het doel van de reis: wat wil je overbrengen? Wat wil je er al dan niet uithalen? En wanneer is het geheel geslaagd? Zelf namen wij een reisleidster in de hand die bekend was met de locatie en daar regelmatig kwam. Zij kon voor ons afspraken maken, zaken uitzoeken en indien nodig onderhandelen. Dit nam veel werk uit handen van de commissie waardoor ook zij echt konden ontspannen! Maak daarnaast gebruik van mensen die niet in de commissie zitten maar wel graag iets willen betekenen: samen kom je verder.

Inventariseer daarnaast hoeveel BHV’ers je hebt, maak een programmaboekje en informeer iedereen tijdig over wat er gaat gebeuren. Houd rekening met mensen die later in dienst komen: kunnen zij ook nog mee? Laat mensen zelf een kamergenoot kiezen en wees alert bij situaties wanneer mensen buiten de boot zouden kunnen vallen. En dan? Uitkijken naar wanneer de trip zal beginnen om vervolgens een onvergetelijke tijd te hebben!

Meer weten? Stuur Ingrid een mailtje!

Ook een reis aan het plannen en zou je graag met iemand willen sparren? Onze eventmanager Ingrid Bearda zat in de ICM-reiscommissie en deelt graag haar tips en ervaringen met je. Stuur haar gerust een mailtje via ingrid.bearda@icm.nl.


Meer in Leiderschap