Hoe faciliteer je de beste online bijeenkomsten?
Verzorg jij als docent of trainer binnenkort online een training? Waarschijnlijk heb je al weleens ervaren dat als je te lang achter elkaar informatie zendt, de deelnemers van jouw sessie hun concentratie kwijtraken. Jouw sessies worden inspirerender en gemakkelijker te volgen als je genoeg pauzes neemt, werkvormen afwisselt en sociale interactie inbouwt.
Ook de techniek moet meewerken. Oefening baart kunst, dus hoe langer je met bepaalde tools werkt, hoe gemakkelijker je ze waarschijnlijk gebruikt. Niettemin blijft het een goed idee om ruim de tijd te nemen in je voorbereiding, op tijd de benodigde tools klaar te zetten en in te loggen om je deelnemers te verwelkomen. Onderstaande acht tips gaan een stapje verder en helpen je om je online sessie nog effectiever te faciliteren.
Acht tips om waardevolle online bijeenkomsten te faciliteren
Tip 1: Begin met een check-in
Ook op afstand kun je sociale interactie en een goede sfeer creëren. Dat begint met een check-in. Vraag je deelnemers wat ze bezighoudt, zodat er verbinding ontstaat én je gelijk input voor de rest van je sessie verzamelt. Doordat iedereen al even aan het woord is geweest, hebben mensen een beeld bij elkaar en is het later in de sessie gemakkelijker om met elkaar in gesprek te gaan.
Heb je een te grote groep deelnemers om iedereen individueel iets te laten vertellen? Laat mensen dan antwoorden via een poll of via de chatfunctie.
Tip 2: Houd rekening met technische complicaties
Bedenk van tevoren hoe je omgaat met technische complicaties. Wat als je tool niet naar behoren werkt? Of als deelnemers problemen hebben met inloggen? Bij ICM hebben we een online support afdeling die de trainers hierin ondersteunt. Ga voor jezelf na of je iemand kunt vragen stand-by te staan. Gaat er iets mis, benoem het dan rustig en denk in oplossingen: wat kun je wel?
Tip 3: Deel instructies
Ga je in je sessie aan de slag met specifieke werkvormen of opdrachten, bespreek ze dan goed van tevoren en zorg dat je deelnemers ze ergens kunnen teruglezen. Mail het bijvoorbeeld vooraf, deel het in de chat of weergeef je instructies in een powerpointpresentatie.
Tip 4: Werk met muziek en videofilmpjes
Dat is heel goed mogelijk in bijvoorbeeld Zoom en Teams en is een fijne manier om inzicht en energie te geven. Klik op ‘share computer sound’ als je je scherm deelt, en als je video wilt laten zien ook op ‘optimize screen for video’.
Tip 5: Las tijd in voor pauzes en energizers
Dat pauzes welkom zijn, wist je waarschijnlijk al. Laat van tevoren aan je deelnemers weten wanneer de pauzes zullen zijn zodat ze niet tussendoor weglopen van hun plek. Een lange lunchpauze van 1,5 uur is aan te raden. Dit geeft mensen de ruimte om even naar buiten te gaan, eventueel brandjes te blussen thuis of op het werk en de stof te laten bezinken. Daarnaast zijn online ook tal van energizers tussendoor mogelijk. Bekijk bijvoorbeeld hier simpele energizers die werken.
Tip 6: Spreek mensen persoonlijk aan
Houd iedereen alert en bij de les door mensen persoonlijk aan te spreken. Als je namen noemt, voelen mensen zich gehoord en raken ze meer betrokken. Stel gerichte, inhoudelijke vragen, bijvoorbeeld over hoe ze iets hebben ervaren of wat ze ergens van denken.
Tip 7: Laat mensen hun antwoorden opschrijven
Een andere manier om deelnemers betrokken te houden, is door ze te vragen hun antwoorden op je vragen op te schrijven voor zichzelf. Als je dan iemand aan het woord laat, en vervolgens weer een ander, voorkom je dat ze elkaar na gaan praten of hun antwoorden op elkaar baseren.
Tip 8: Creëer een positieve sfeer
Creëer een positieve sfeer door te benoemen wat er goed gaat en wat je waardeert aan je deelnemers. Dit geeft mensen een goed gevoel en het motiveert om door te gaan.
Je kunt dit ook als afsluitende werkvorm gebruiken aan het eind van je bijeenkomst. Maak bijvoorbeeld een bestandje aan in mentimeter.com met de vraag: wat van het geleerde ga je sowieso toepassen in de praktijk? Of: wat vond je het meest waardevol aan deze sessie? Iedereen kan dan 3 (of meerdere, dat kun je zelf instellen) woorden doorgeven door naar menti.com te gaan en hier een code in te vullen. De code krijg je als je een bestand aanmaakt en deze deelt met je deelnemers. De wolk deel je via ‘share screen’. Een voorbeeld:
