Geen centrale vraag voor je rapport? Dan valt er (nog) niets te schrijven!

Tijdens mijn trainingen in het schrijven van rapporten en notities buigen we ons altijd over de centrale vraag. Voordat de deelnemers aan een stuk beginnen, vraag ik ze dan hun centrale vraag te formuleren. Door hem vooraf te stellen voorkom je dat je stuk ongelezen in de (digitale) prullenbak verdwijnt.

De centrale vraag komt uit de bekende 5XW+H. Je zet de Wie, Wat, Waar, Waarom, Wanneer en Hoe onder elkaar en je maakt een keuze. Vaak is het de ‘wat’, de ‘waarom’ of de ‘hoe’. Gesloten vragen zijn niet geschikt. Die beantwoord je namelijk met ja of nee en dat zou dan wel een hele korte notitie worden.

Wil je opdrachtgever alleen een evaluatie, of ook tips voor de toekomst?

Het begint allemaal met de briefing. Als iemand je vraagt een rapport te schrijven, mag de centrale vraag niet onbesproken blijven. Stel, een manager wil graag dat je een rapportage maakt over de knelpunten van ‘het afgelopen jaar’. Wat wil je opdrachtgever dan precies? Alleen een evaluatie, of ook tips voor de toekomst?

In dat laatste geval is de vraag dan bijvoorbeeld: wat kunnen we leren uit de knelpunten van afgelopen jaar? Om die goed te kunnen beantwoorden moet je de verbeterpunten natuurlijk wel noemen. Die zijn dan het antwoord op een deelvraag.

Wie hier alleen de vraag stelt: wat zijn de belangrijkste aandachtspunten van het afgelopen jaar?, schrijft een pure terugblik. De toekomst blijft dan buiten beschouwing. Dat geeft niet, zolang het maar de bedoeling is.

Soms hoeft er nog even geen stuk te komen.

Het loont dus echt de moeite om grondig bij de hoofdvraag van je stuk stil te staan.  En die te toetsen door er een voorlopig antwoord op te formuleren. Zo controleer je of je met de juiste vraag aan de slag gaat.

Bij voorkeur doe je dit in een goed gesprek waarin de opdrachtgever zich soms realiseert dat hij/zij nog niet precies weet wat hij/zij wil. Door er over te praten stel je de gedachten scherp, maak je het probleem helder en bepaal je wat er moet gebeuren. Soms hoeft er nog even geen stuk te komen. Omdat de opdrachtgever verder wil nadenken. Ook dat is een belangrijke uitkomst. Want door je professionele aanpak lever je een zinvolle bijdrage zonder dat je bijna blindelings je mouwen opstroopt om er een rapport of notitie uit te persen.

De centrale vraag definiëren stelt de lens scherp en zorgt voor rapporten die doordachte oplossingen bieden voor belangrijke vraagstukken. Met de juiste vraag voorkom je dat je straks prachtig schilderwerk aflevert maar het verkeerde huis in de verf blijkt te hebben gezet.

Het schrijven van adviesrapporten of beleidsstukken vraagt om meer dan gedegen vakkennis. De inhoud samen met de verpakking bepaalt de overtuigingskracht van jouw rapport. Beide aspecten komen in de praktische training adviesrapporten en beleidsvoorstellen schrijven ruimschoots aan bod.