Geef meer structuur aan grote projecten met de PERT-techniek

± 2 minuten

PERT staat voor Program Evaluation and Review Technique en is in 1958 ontwikkeld voor het Navy Special Projects Office van de Verenigde Staten. PERT wordt gebruikt als hulpmiddel voor het managen van complexe projecten. Door middel van een PERT-diagram kun je gemakkelijk verschillende taken en deadlines van een project organiseren en visualiseren. Zo lever je jouw projecten op tijd en binnen budget op. PERT wordt voornamelijk ingezet voor grootschalige, ingewikkelde projecten. Je zou PERT kunnen toepassen op kleinschalige projecten, maar dit is vaak minder nuttig aangezien het veel administratie vereist en weinig overzicht toevoegt aan een project wat al weinig elementen heeft.

Hoe werkt PERT?

De PERT-techniek werkt als volgt:

Baken het project af. Hierbij inventariseer je alle taken, bespreek je wie deze taken gaan uitvoeren, maak je een actieplan en bepaal je eventuele belangrijke mijlpalen van het project. Voor de PERT-techniek is dit onderdeel essentieel, anders kun je geen duidelijk overzicht creëren.
Schat in hoeveel tijd je nodig zult hebben om elke taak volledig af te ronden. Dit kun je doen door hiervoor een expert in te schakelen, maar je kunt ook afgaan op ervaringen met voorgaande projecten.
Zet je bevindingen in een PERT-diagram. Het diagram biedt een visueel overzicht van de tijdlijn van jouw project. In een PERT-diagram worden de taken weergegeven als knooppunten. Pijlen tussen deze knooppunten visualiseren eventuele afhankelijkheden. Zo kun je ongeveer inschatten hoe lang het duurt om het project te voltooien.
Identificeer het kritieke pad. Met het kritieke pad wordt bedoeld: de kortst mogelijke tijd waarin jouw project afgerond kan worden. Dit is vooral nuttig voor projecten met een harde einddatum: is de deadline wel realistisch? Welke taken kunnen mogelijk uitlopen en dus vertraging opleveren? Zo kun je de verwachte duur van het project berekenen.
Bereken je slack time. Slack time is de benaming voor de hoeveelheid tijd waarmee een taak vertraagd kan worden zonder hiermee de deadline voor het eindproduct in gevaar te brengen. Zo weet je bij welke taken je speling hebt en bij welke taken er een strakke deadline nodig is.
Hou de voortgang in de gaten. Zodra het project van start gaat, is het belangrijk om regelmatig op je PERT-diagram te reflecteren. Hoe lang doet het team over iedere taak en komt dit overeen met de voorspelde tijd? Zo niet, dan pas je de diagram aan om het overzicht up-to-date te houden.

Met deze stappen creëer je een overzichtelijke planning voor grootschalige projecten. Maar elke methodiek heeft voor- en nadelen. Wat zijn de voor- en nadelen van PERT?

Voor- en nadelen PERT-methode

Voordelen van PERT

Het maakt complexe projecten overzichtelijker door een duidelijk beeld te geven van de taken binnen een project;
Je team kan met PERT gestructureerder werken;
Door de duidelijke rollen en tijden krijgen projectmedewerkers meer eigenaarschap;
PERT bereidt je voor op onverwachte veranderingen (bijvoorbeeld obstakels en andere zaken die vertraging opleveren) tijdens de uitvoering van een project;
Met PERT kun je een goede inschatting maken van de duur van een project, en dit communiceren naar de belanghebbende partijen;
PERT kan ervoor zorgen dat projecten sneller klaar zijn omdat de rollen en verwachtingen duidelijk zijn.

Nadelen van PERT

PERT kan rigide en niet-flexibel aanvoelen wanneer het project eenmaal loopt;
Het werken met de PERT-methode is vaak arbeidsintensief, met name in de planningsfase van het project;
Alleen relevant voor grote, complexe taken. Minder voor kleinere projecten;
Ook minder toepasbaar op projecten waar creativiteit een belangrijke rol speelt: tijdsplanningen kunnen de druk verhogen en creativiteit verlagen;
De PERT-methode laat je geen live voortgang zien, maar alleen voorspellingen.

Meer informatie

Wil je meer leren over Proces- en Projectmanagement? Bekijk dan hier ons diverse aanbod aan opleidingen.