Een projectplan schrijven – Mét template en voorbeeld

Wat moet je project opleveren? Welke middelen zijn er beschikbaar? Wanneer moet het af zijn? En wat doe je als er zaken misgaan? Dit, en nog veel meer, beschrijf je in het projectplan. Als je projectmatig werkt hanteer je het principe ‘eerst denken, dan doen’. Voordat je aan een project of aan een fase van een project begint maak je een projectplan, en je gaat pas aan de slag wanneer dit goedgekeurd is. In dit artikel lees je wat een projectplan is, wat het belang ervan is en hoe je het opstelt. Ook krijg je een template en een ingevuld voorbeeld van een projectplan.

Wat is een projectplan?

Een projectplan (ook wel plan van aanpak genoemd) is het basisdocument voor de uitvoering van een project. Je beschrijft hierin per fase zo concreet mogelijk welke producten of resultaten het team op moet leveren, hoe dat moet gebeuren en wanneer het klaar moet zijn.

Waar bestaat een projectplan uit?

Een projectplan bestaat uit de volgende onderdelen:

• De aanleiding voor het project
• Wat het resultaat moet zijn
• De werkwijze
• Wie welke taken heeft
• Wat het budget en de middelen zijn
• Een risicoanalyse met tegenmaatregelen
• De regels die de opdrachtgever stelt

Waarom een projectplan?

Een projectplan dient een aantal doelen:

• Het plan maakt duidelijk hoeveel tijd, geld, mankracht en materiaal er nodig is om de beschreven resultaten te behalen. Wanneer het projectplan goedgekeurd is, heeft de projectgroep zekerheid dat deze zaken beschikbaar zijn.
• Tijdens de uitvoering van de activiteiten uit het projectplan kun je de voortgang controleren door de feitelijke uitvoering te vergelijken met de planning. Je kunt de werkelijk bestede tijd en bedragen vergelijken met respectievelijk de geplande tijd en gestelde begroting. Bij afwijkingen van het plan kun je de uitvoering bijsturen.
• Je dwingt jezelf en je team goed na te denken over wat je wilt bereiken, en wat daarvoor de beste aanpak is. Wist je dat je voor een goede projectvoorbereiding deze 7 W’s kunt gebruiken?;
• Je kunt taken delegeren, en werken volgens het principe van ‘management by exception’ (identificeren en oplossen van situaties die afwijken van de planning);
• Je kunt verwachtingen beter managen. Het plan geeft vooraf duidelijkheid over wat je wel en niet gaat realiseren;
• Je kunt aan alle betrokkenen duidelijk maken hoeveel tijd ze in het project moeten stoppen en wanneer ze eraan moeten werken;
• Je bent beter in staat om bij wijzigingen te analyseren wat de invloed ervan is op het project;
• Je kunt het project inhoudelijk en procesmatig beter evalueren en daarvan leren.

Projectmanager en ICM-trainer Denise Bertolini over projectplannen:

“Vaak denken mensen dat een projectplan een verplicht document is, een moetje. Voor mij is het een hulpmiddel om samen verwachtingen helder te krijgen en gedurende het project betere keuzes te kunnen maken. Je schrijft het zodat je tijdens de uitvoering voortdurend kunt toetsen of je nog bezig bent met het oplossen van het juiste probleem.”

“Het is niet bedoeld om alles dicht te timmeren. Het geeft houvast zodat je tijdens veranderingen bewust kunt beoordelen of de acties nog steeds in lijn zijn met je doel.”

Template projectplan

Hieronder vind je een template van een projectplan. Vul de onderdelen zo volledig en gedetailleerd mogelijk in.

1. Waarom

• Aanleiding voor het project (redenen, probleem, kans).

2. Wat

• Doelstelling;
• Beoogde effecten;
• Eindresultaat en tussenresultaten (mijlpalen);
• Afbakening (wat er wel en niet binnen de scope van het project valt).

3. Werkwijze (hoe?)

• Aanpak;
• Activiteiten;
• Fasering met mijlpalen per fase.

4. Wie

• Analyse van betrokken belangengroepen;
• Projectorganisatie met rollen, verantwoordelijkheden, projectcommunicatie- en rapportageafspraken.

5. Waarmee

• Informatie over benodigd budget, uren, mensen, en middelen.

6. Wat als

Brochure Ben je benieuwd naar hoe een projectmanagementcursus jou verder kan helpen? Vraag onze brochure(s) aan en ontvang deze direct in je mail. Brochure aanvragen

• Risicoanalyse over de onzekerheden die het project meebrengt;
• De tegenmaatregelen die daarop genomen worden.

Tip: Bekijk ook deze uitleg over het zogeheten risicoregister (risk register) van PRINCE2. In een risk register leg je per risico onder meer de kans, mogelijke impact, eigenaar en geplande beheersmaatregelen vast. Zo houd je tijdens het project overzicht en kun je tijdig bijsturen.

7. Randvoorwaarden

• Afspraken en regels waar het project zich aan moet houden. Deze afspraken worden van buitenaf aan de projectorganisatie opgelegd. De projectleider heeft er geen invloed op.

Voorbeeld projectplan

Hieronder vind je een fictief voorbeeld van een projectplan voor de organisatie van een lustrumreis van een bedrijf dat tien jaar bestaat.

Waarom

Het bedrijf bestaat tien jaar en de directie wil dit groots vieren. Ze vinden het belangrijk om stil te staan bij deze mijlpaal, en zien het als een kans om onder werknemers meer betrokkenheid bij de organisatie te creëren en tegelijk de onderlinge verhoudingen hechter te maken.

Wat

Het project heeft het volgende doel: vóór 1 maart voor alle 20 medewerkers van het bedrijf een lustrumreis van drie dagen gepland hebben, inclusief heen- en terugreis, overnachtingen en een afsluitend feest. Het vindt plaats in mei.

Tussenresultaten:

• Voor 1 januari is de locatie gekozen en moet de lijst met aanwezigen definitief zijn;
• Voor 1 februari zijn de overnachtingen geboekt;
• Voor 14 februari zijn de heen- en de terugreis geboekt;
• Voor 1 maart is het eindfeest georganiseerd.

Afbakening:

De volgende zaken behoren niet tot het project:

• De dagactiviteiten op reis organiseren. De mensen mogen zelf hun dagindeling bepalen;
• De kamerindelingen maken. Ook dat doen de reizigers zelf.

Werkwijze

De projectgroep komt elke twee weken samen om te overleggen, de voortgang te bespreken en te bepalen wie welke (sub)taken op zich neemt. Na elke bijeenkomst is duidelijk wie wat gaat doen, en voor wanneer dit klaar is.

Daarnaast hebben ze een Whatsapp-groep waarin ze elkaar voortdurend op de hoogte kunnen houden.

Wie

De betrokken belangengroepen zijn de directie en personeelsleden van het bedrijf. Ook de leden van de projectgroep en de projectmanager zelf zijn belanghebbenden: zij zijn personeelsleden die vrijwillig hebben aangeboden de reis te organiseren en gaan zelf mee.

Elke projectmedewerker heeft een eigen rol. Er is iemand verantwoordelijk voor alles wat met het vervoer te maken heeft, een ander gaat over de overnachtingen en er is iemand die het eindfeest organiseert. Ook is er een projectmedewerker aangewezen die gaat over de mensen die mee gaan en wat zij nodig hebben. Daarnaast hebben ze een projectmanager gekozen, die de taken en deadlines toewijst. Ook monitort hij de voortgang en rapporteert hij naar de directie van het bedrijf.

Waarmee

Het bedrijf heeft een budget van 20.000 euro beschikbaar gesteld voor de lustrumreis. De vijf leden van de projectgroep mogen er per twee weken vier uur onder werktijd aan besteden.

Wat als

Randvoorwaarden

De projectgroep heeft maximaal 20.000 euro te besteden. De maximale reisduur is drie dagen en twee nachten, en werknemers mogen maximaal één werkdag missen. De reis moet grotendeels in het weekend plaatsvinden.

Veelgemaakte fouten bij het schrijven van een projectplan

Denise Bertolini heeft veel ervaring met het schrijven van projectplannen, en noemt een aantal veelvoorkomende fouten:

1. Het projectplan beschrijft alleen de oplossing, niet het probleem

“Wanneer je niet beschrijft wat het probleem is, is het voor de lezer niet duidelijk waarom het project überhaupt nodig is. Hierdoor kunnen lezers moeilijk bepalen of de gekozen aanpak de juiste is, en wanneer het project succesvol is.”

2. Doelstellingen zijn niet SMART-geformuleerd

“De doelstellingen klinken vaak mooi. Er staat bijvoorbeeld: ‘We willen de samenwerking verbeteren’. Maar hoe meet je na afloop of dat gelukt is?”

Denise maakt onderscheid tussen sterk en minder sterk geformuleerde doelen:

3. De scope is niet duidelijk en niet helder afgebakend

“Veel projecten lopen uit omdat vooraf niet duidelijk is gemaakt wat niet binnen de scope van het project valt. Een goed projectplan beschrijft altijd wat je wél en wat je bewust níét doet. Juist dat tweede voorkomt veel discussies tijdens de uitvoering.”

4. Stakeholders worden niet voldoende meegenomen

“Veel projectplannen beschrijven wie de opdrachtgever is en wie de gebruikers zijn, maar vergeten andere belanghebbenden. Ga daarom altijd na: wie heeft er nog meer belang bij het project? Wie kan weerstand veroorzaken? Wie moet je enthousiast houden? Projecten mislukken vaak doordat de juiste mensen onvoldoende worden meegenomen.”

In dit artikel vind je een stappenplan voor je stakeholdermanagement.

Verschil projectplan en project charter

Binnen projectmanagement kun je te maken krijgen met projectplannen en met project charters. Samen zorgen deze documenten voor een gedetailleerde beschrijving van het project en hoe het team het gaat aanpakken.

Er zit een aantal duidelijke verschillen tussen projectplannen en project charters. Een project charter is een korter en bondiger document dan het projectplan. Het bevat meestal alleen de doelstelling, afbakening en verantwoordelijkheden van een project, en is vaak bedoeld om goedkeuring te krijgen van de belanghebbende partijen.

Het projectplan bouwt voort op de project charter. Het is een uitgebreider en gedetailleerder document, dat je na de project charter opstelt.

Wil je je verder ontwikkelen op het gebied van projectmanagement? Bekijk bijvoorbeeld onze opleiding Projectmanagement, of bekijk hier al onze projectmanagementopleidingen en -trainingen.