Leonie Grefhorst (41) werkt als Agile Coach bij de zorgorganisatie ’s Heeren Loo. Ze beschikt over veel Agile kennis, maar merkte afgelopen jaren dat in haar werk ook veel vraagstukken opkwamen die gingen over samenwerking en persoonlijke ontwikkeling. Daarom koos ze ervoor om een algemene coachingsopleiding te volgen. Leonie: “De ICM Coachingsopleiding gaf me alle handvatten die ik nodig heb om de mensen binnen mijn organisatie zo goed mogelijk te begeleiden.” In dit artikel lees je hoe Leonie Agile Coach werd, wat het inhoudt en hoe een coachingsopleiding haar verder hielp.
Kun je iets over je achtergrond vertellen?
“Na een opleiding psychologie en een master criminologie startte ik bij het Ministerie van Justitie als beleidsadviseur. Uiteindelijk hield ik mij bezig met effectieve ketensamenwerking tussen verschillende organisaties die onder het Ministerie van Justitie vallen, zoals de politie en de rechterlijke macht. Na zo’n tien jaar nam ik bewust afscheid van justitie omdat ik zin had om in een ander soort organisatie aan de slag te gaan. Ik zocht naar een rol in een onderwijs- of zorgorganisatie. Via mijn netwerk kwam ik terecht bij ’s Heeren Loo, een landelijke organisatie voor verstandelijk gehandicaptenzorg. Dit was een hele goede keuze! ’s Heeren Loo is een geweldige organisatie waar iedereen met veel passie en liefde werkt voor meer dan 15.000 cliënten in heel Nederland.”
Bij ’s Heeren Loo startte Leonie als strategisch adviseur om het digitale beleid en de digitale strategie van de organisatie te verbeteren. Een onderdeel van de strategie was gericht op het vergroten van de veranderkracht. “Het verbeteren van processen gebeurde altijd heel projectmatig. Daar wilden we bewust van afstappen. We hadden behoefte aan een manier van veranderen die transparanter is en de organisatie wendbaarder maakt, terwijl we zo dicht mogelijk bij de doelgroep blijven staan. Daarom startten we een transitieprogramma om in de organisatie Agile te gaan werken, om in kleine stapjes zoveel mogelijk waarde toe te voegen voor de eindgebruiker, terwijl je continu in kan spelen op veranderingen.”
“De rode draad in mijn werk is samenwerking, verandering en verbetering. Dat zat in mijn werk bij justitie en dat zit nu dagelijks in mijn werk bij ’s Heeren Loo.”
Hoe beschrijf jij Agile werken?
“Een traditionele manier van projectmatig werken is de watervalmethode: je begint aan een project en denkt helemaal uit waar je heen wilt en welke stappen je zet om daar te komen. Echter, bij afronding van het project blijkt vervolgens vaak dat de ontwikkelde oplossing niet (meer) aansluit bij de wensen van de opdrachtgever en de gebruiker. Dit omdat in de tussentijd bepaalde omstandigheden zijn veranderd en je gedurende de uitwerking van het project niet hebt getoetst of je stakeholders tevreden zijn. Bij de digitale transitie van ’s Heeren Loo wilden we daarom bewust afstappen van deze methode. We kozen voor Agile werken, een manier van projectmatig werken waarbij je wél samen een einddoel formuleert, maar de weg er naartoe en de uiteindelijke oplossing open laat.”
“Het doel van Agile werken is om in kleine stapjes zoveel mogelijk waarde toe te voegen aan het proces waar je mee bezig bent. Je werkt in korte cycli van ongeveer twee weken en vraagt continu feedback op bij de eindgebruiker waarvoor je jouw product of dienst maakt. Hierdoor experimenteer en leer je continu en blijf je heel dichtbij je eindgebruiker staan. Elke stap die je neemt is een stap in de richting van je einddoel, terwijl de stap op zich ook al verschil maakt en waarde toevoegt.”
Heb je een concreet voorbeeld van jullie Agile werkwijze?
“In onze processen zitten veel handmatige, tijdsintensieve handelingen voor onze medewerkers. Denk aan het invoeren van facturen of nieuwe medewerkers invoeren in een HR-systeem. Daarom besloten we stappen te automatiseren om zo de administratieve last voor zowel kantoor- als zorgmedewerkers te verlagen. Voor het verlagen van deze administratieve lasten is een team gestart dat processen automatiseert door middel van RPA. Dit staat voor Robotic Process Automation. Kortgezegd is dat het automatiseren van repetitieve handelingen door middel van software-robots. Deze robots worden via kleine stapjes op een Agile manier ontwikkeld. Stapje voor stapje worden ze beter gemaakt, op basis van feedback van gebruikers.”
“Dit houdt in dat het ontwikkelteam verschillende cycli doorloopt om de robots te ontwikkelen. Tijdens een cyclus wordt gefocust op het ontwikkelen of verbeteren van een enkele handeling die de robot uit kan voeren. Deze nieuwe of verbeterde handeling wordt gedemonstreerd aan gebruikers van de robots, in dit geval medewerkers van ’s Heeren Loo. De medewerkers kunnen met de robots experimenteren en aan de hand hiervan ondervinden wat er goed gaat en beter kan. Deze feedback geven ze aan het ontwikkelteam, die het mee kan nemen in de verbetering van die handeling.”
“Pas als een bepaalde functie goed werkt en de robot de menselijke handeling dus gedegen kan vervangen, gaat het ontwikkelteam verder met het ontwerpen en ontwikkelen van een volgende handeling in een nieuwe cyclus. Het ontwikkelteam pakt het ontwikkelen van deze software dus stap voor stap aan om de robot steeds beter te maken en telkens een groter stuk van het menselijk handelen te vervangen. Hierbij blijft de eindgebruiker van de software heel dichtbij het proces staan.”
Wat doet een Agile coach?
“Als Agile coach kun je op verschillende manieren te werk gaan. De ene Agile coach houdt zich specifiek bezig met het begeleiden van organisaties in een transitie of verandering. Een andere coach focust zich op het inhoudelijk opleiden van medewerkers over de methodiek van Agile. Weer een andere coach richt zich op het begeleiden van teams in een verandering, het meenemen van het management in de verandering of de individuele ontwikkeling van teamleden. Of je pakt dit allemaal op. Iedere coach heeft zijn eigen voorkeur, maar in de basis gaat het erom dat je individuen, teams en de organisatie als geheel helpt de Agile methodiek te gebruiken.”
“Zelf vind ik het begeleiden van onze digitale transitie heel leuk. Er veranderde in die tijd veel voor onze medewerkers: ze gingen met mensen uit alle hoeken van de organisatie samenwerken en kregen meer autonomie en verantwoordelijkheid om de stappen te zetten waarvan zij denken dat het de goeden zijn. Deze manier van werken vraagt een hoge mate van transparantie en daarnaast is er een cultuur nodig waarin je mag experimenteren en fouten mag maken om van te leren. Ik vind het erg leuk om teams, teamleden en leidinggevenden te ondersteunen in de veranderingen die dit met zich meebracht.”
Wat maakt een Agile coach anders dan een reguliere coach?
De belangrijkste focus van een reguliere coach is het vraagstuk van een individu of groep mensen. Een coach begeleidt mensen bij vraagstukken waar ze in hun werkende leven of privéleven tegenaan lopen. Dat kunnen allerlei soorten kwesties zijn. Zo kan een coach je bijvoorbeeld helpen om je zelfinzicht te vergroten, je doelen sneller te bereiken (zowel op werk- als privégebied) en jezelf te ontwikkelen. Ook als je hulp nodig hebt bij het maken van belangrijke (carrière)keuzes of als je je vitaliteit wilt vergroten, ben je bij een coach aan het juiste adres.
Een Agile Coach heeft als belangrijkste doel om teams en individuen te helpen en ondersteunen het beste uit zichzelf te halen in een organisatie waar volgens de Agile methodiek wordt gewerkt. Naast het begeleiden van vraagstukken zoals een reguliere coach is een Agile coach bezig met het introduceren, onderwijzen en ondersteunen van Agile methodieken en technieken.
Hoe uit zich dat in de praktijk?
Leonie legt uit dat ze zich als Agile coach ook tijdens coaching bewust is van de Agile manier van werken. “Agile kent een aantal specifieke waarden die heel belangrijk zijn bij het toepassen van de methodiek. Dit zijn waarden als transparantie, moed, durven experimenteren, respect hebben voor elkaar en je teamleden maar ook voor de andere mensen om je heen. Agile kent dus een aantal grondbeginselen die ik ook in mijn coaching altijd in mijn achterhoofd houd en als startpunt van mijn handelen zie.”
“Als coachees bijvoorbeeld moeite hebben met het tonen van onzekerheid en zich afvragen hoe ze dit kunnen aankaarten binnen hun team, dan denk ik altijd eerst: wat is er belangrijk binnen de Agile manier van werken?”
Waarom koos je voor de ICM Coachingsopleiding?
“Ik wist al veel van Agile als methodiek en kon precies uitleggen hoe we dit binnen de organisatie toepassen. Daarentegen merkte ik bij het helpen van teams of het management dat er vragen naar boven kwamen die niet zozeer betrekking hebben op Agile, maar gericht zijn op samenwerking en persoonlijke werkwijze en effectiviteit. Ik merkte dat ik het fijn vond om hierover meer kennis en vaardigheden op te doen. Bovendien vind ik het heel belangrijk als Agile coach om aan te voelen wat mensen lastig vinden en waarom, om ze hier vervolgens zo goed mogelijk bij te helpen. Ik wilde dus gewoon een betere coach zijn. Daarom koos ik bewust voor een algemene coachopleiding en geen opleiding tot Agile coach.”
“Wat me specifiek aansprak bij ICM is dat je de opleiding meteen start met bedenken welk pad jij als cursist wil bewandelen en wat je behoeftes daarin zijn. Gedurende de opleiding had ik steeds het gevoel dat er veel ruimte was om in te zoomen op wat voor mij relevant was in mijn werk. Mijn groep was super divers en medecursisten kwamen uit allerlei organisaties waar ze verschillende rollen bekleden met verschillende behoeftes en leervragen. Wat ik bijzonder vond is dat het toch allemaal heel goed samenviel en werkte. We leerden veel van elkaar!”
Wat heb je geleerd in de ICM Coachingsopleiding dat je nu toepast in jouw werk als Agile Coach?
“Ik ben van mezelf erg resultaatgericht en analytisch. Als iemand bij mij komt met “Hier loop ik tegenaan” heb ik de neiging om snel te zeggen “Daar weet ik wel een oplossing voor!”. Eén van de belangrijkste lessen die ik geleerd heb tijdens de opleiding, is dat het antwoord van de coachee altijd in de coachee zelf zit. Het is goed om als coach achterover te zitten en een coachee te helpen om het antwoord te vinden, en niet om het antwoord te geven.”
“Daarnaast ben ik van nature geneigd om dingen erg precies uit te denken. Toen ik begon aan de opleiding was ik telkens op zoek naar modelletjes, werkwijzen en structuren om dingen toe te passen met mijn teams en mensen. Natuurlijk zat de opleiding vol theoretische handvatten, maar ik heb ontdekt dat het ook heel waardevol is als coach om regelmatig naar je intuïtie te luisteren en de modellen die je kent even aan de kant te leggen.”
Hoe doe je dat, naar je intuïtie luisteren?
“Dit betekent dat je tijdens het gesprek met je coachee aanvoelt ‘hé, hier zit iets’ en dit ter sprake brengt. Ik had van tevoren onderschat hoe goed mijn intuïtie is en hoe belangrijk het is hiernaar te luisteren in een coachgesprek. Ik merkte dat als ik mijn intuïtie volg, dit vaak supermooie gesprekken oplevert. Dat had ik echt niet verwacht! Ik ging de opleiding in met de gedachte: ik leer hoe ik een coachgesprek moet opbouwen en welke goede vragen ik kan stellen. Nu weet ik dat dit niet werkt. Je kunt een lijst van wel 200 goede vragen verzinnen, maar als je met een coachee praat, blijken die niet altijd precies te zijn wat je nodig hebt en moet je veel meer vertrouwen op wat er op dat moment gebeurt in het gesprek en bij jezelf.”
“Ook heb ik gemerkt dat als ik als coach mijn intuïtie toelaat en dit laat zien, dit een uitnodiging is voor mijn coachees om ook op hun intuïtie te vertrouwen. Ik benoem soms duidelijk dingen als “dit is iets wat ik in mijn onderbuik voel, heb jij dat ook weleens?” of “wat voel je in je buik, los van je hoofd?”. Dat kan voor de technische mensen waarmee ik werk een lastige vraag zijn, maar daardoor wellicht wel extra belangrijk! Dat is een hele waardevolle les.”
ICM Coachingsopleiding en Agile gerelateerde opleidingen
Wil jij je ook ontwikkelen tot professioneel coach? De ICM Coachingsopleiding is door de NOBCO en StiR geaccrediteerd. In onze opleiding ontwikkel jij je in vijf maanden tot een professioneel coach. Ontdek of dit iets voor jou is.
Wil je (daarnaast) aan de slag met Agile werken? Bij ICM bieden we verschillende Agile gerelateerde opleidingen en trainingen, zoals de training Werken met een Agile Mindset, de training Agile Scrum Foundation, de training Agile Project Management en onze opleidingen PRINCE2 Agile Foundation en PRINCE2 Agile Practitioner.