Eenzame ouderen met elkaar verbinden: dat is de missie van stichting Met je hart (MJH). In 10 jaar tijd groeide de stichting uit tot een organisatie met ruim 1.000 vrijwilligers die door heel Nederland voor ouderen het verschil maken. Met de groei van de organisatie nam ook de behoefte aan structuur toe. Om opschalen mogelijk te maken, werd het noodzakelijk om informatie voor de vrijwilligers op een centraal punt te borgen. Directeur Aimée Romme-van Ham schakelde ICM in om hierin de juiste keuzes te maken.

  • L&D advies op maat
  • Organisatiebrede uitwisseling van kennis en ervaringen
  • Efficiëntere onboarding van nieuwe vrijwilligers

Hoe ontstond de behoefte aan de MJH Academy?

Vanuit 40 gemeentes organiseren vrijwillige MJH-teams structurele activiteiten om zelfstandig wonende ouderen te verbinden. Hierin worden ze ondersteund en geïnspireerd door het landelijk bureau (2,5 fte). Ieder lokaal team bestaat uit een teamcoördinator en gemiddeld vijf kernteamleden. Daaromheen zit een schil van losse vrijwilligers. Communicatie tussen teams vond voornamelijk plaats via de teamcoördinators en het landelijk bureau, via WhatsApp, per mail of telefonisch. Dat was soms een veel te lange weg. Bovendien werden bestanden en nieuwe informatie gedeeld via Dropbox of in een online-coördinatorenoverleg. Het was maar de vraag of dit bij iedereen goed binnenkwam en of het vervolgens werd gebruikt. Dat kon efficiënter en slimmer, vond Aimée.
Welke wens had MJH?

Aimée: “Het is belangrijk dat alle kernteamleden de benodigde informatie en documenten makkelijk kunnen terugvinden. Net zo belangrijk is het dat teams van elkaar kunnen leren en inspiratie kunnen uitwisselen over het organiseren van activiteiten. Daarnaast werken we met een MJH-formule, daarbij hoort een bepaalde huisstijl maar ook bewustzijn van waar we voor staan en volgens welke kernwaarden we werken. Door de sterke groei van onze stichting komen er veel nieuwe vrijwilligers bij. Die moeten allemaal op de hoogte zijn van hoe we werken en snel kennis tot zich kunnen nemen. Als je een kleine groep bent, dan kun je dat makkelijk met elkaar delen. Maar naarmate je groter wordt, moet je bewust zorgen dat je in verbinding blijft.”

Welke stappen heb je vervolgens gezet?

Aimée: “In eerste instantie zijn we te rade gegaan bij andere stichtingen die qua structuur op ons lijken. Hoe doen zij dat? Al snel kwamen we tot de conclusie dat we professionele hulp nodig hadden om iets op te zetten. Op strategisch en operationeel niveau wilden we een goede fundering bouwen. We kenden ICM als organisatie al en toen we in gesprek gingen, voelden we ons direct begrepen. We voelden ons thuis bij het voorstel dat we kregen.”
Hoe zag de samenwerking eruit?

Aimée: “We stelden een projectteam samen van een aantal teamcoördinatoren uit heel Nederland. We zorgden voor een goede afspiegeling van de teams door coördinatoren uit grote, kleine, oude én nieuwe teams te betrekken. Met dit projectteam hebben we onder leiding van het ICM team, bestaande uit Ilse van Dijk en Kim de Keijzer, opgehaald wat de behoefte was en waar een MJH Academy aan moest voldoen. Dat heeft ons veel inzichten gegeven. Zo wilden we gemakkelijk best practices uitwisselen, elkaar vragen stellen, uitleg geven over zaken zoals het openen van een nieuwe gemeente en fondsenwerving, maar ook e-learnings beschikbaar stellen rondom financiën, systemen en onze formule.”

Het ICM team maakte op basis hiervan een uitgebreid adviesrapport. Hierin zetten we de wensen en doelstellingen op een rij, stelden we kaders en gaven we verschillende oplossingsrichtingen. Aimée: “Dit rapport gaf ons heel duidelijk richting. Aan de hand hiervan kozen we een platform die we zelf konden vormgeven.”

Wat levert het platform, de MJH Academy, op?

Aimée: “Het platform is inmiddels opgetuigd en iedereen is er enthousiast over! Het werkt simpel en is dynamisch. We kunnen nu op één plek informatie toevoegen en overzichtelijk communiceren over verschillende topics. Ook kunnen we in het platform vergaderingen plannen en mensen uitnodigen. Er hangt ook een app aan vast, zodat alles via je mobiel toegankelijk is. We vinden het belangrijk om het voor vrijwilligers zo makkelijk mogelijk te maken en dankzij deze professionaliseringsslag lukt dat. Het maakt ons toekomstproof en helpt ons vrijwilligers te binden en te boeien. ICM was voor ons de juiste partij om dit mee te realiseren.”
Wat als er in jouw organisatie een vergelijkbaar vraagstuk speelt?

Speelt in jouw organisatie een vergelijkbaar vraagstuk en heb je behoefte aan advies? Neem contact op met een van onze Learning & Development consultants via learningdevelopment@icm.nl of via 030 – 29 19 888. We denken graag met je mee.

Ik heb de mensgerichte benadering van ICM erg fijn gevonden.

Aimée Romme (directeur Met je hart)

Over Met je hart

Stichting Met je hart zet zich in voor zelfstandig wonende ouderen met gevoelens van eenzaamheid. Dat doen zij door waardevolle ontmoetingen te organiseren en ouderen met elkaar in contact te brengen, zodat er nieuwe vriendschappen kunnen ontstaan. Wil je meer weten over de impact en het werk van stichting Met je hart? Bezoek dan de website www.metjehart.nl.

Onze mensen