Zo vind je een goede balans tussen projectwerkzaamheden en je ‘normale’ werk

Je hoeft geen projectmanager of projectleider te zijn om je dagelijks met projecten bezig te houden. Naast je reguliere werk doe je immers vaak ook kortlopende taken die, hoewel ze niet altijd zo genoemd worden, ook projecten zijn.

Dit geeft je vaak een nieuwe uitdaging, dus extra energie. Toch kunnen projectwerkzaamheden gaan knellen met je ‘gewone’ werk. Vaak kost het projectmatig werken meer tijd dan gedacht. En voor je het weet vervul je twee banen…

Hoe combineer je jouw projecttaken met je dagelijkse werkzaamheden? Lees verder voor 5 praktische adviezen.

1. Overleg goed met je beide managers

Voordat je gaat deelnemen aan het project, is het verstandig samen met je (afdelings)manager en de projectmanager te overleggen. Zorg dat je in dit gesprek twee vragen beantwoord krijgt: wat ga ik precies doen in het project en hoeveel tijd gaat het kosten? De eerste vraag helder krijgen zorgt ervoor dat je precies wordt ingezet op jouw kwaliteiten. Werkzaamheden die anderen zouden kunnen doen, hoeven dan in het project niet door jou gedaan te worden. De tweede vraag, over jouw tijdsbesteding, is erg belangrijk om te bespreken. De tijdsverdeling per week is vaak niet precies op het uur te bepalen, maar een uitspraak van 1 of 2 dagen per week is al nuttig. Het is ook verstandig te bespreken wanneer de piektijd van jouw projectwerk wordt verwacht, zodat je manager dit weet en ermee akkoord gaat dat je in die periode minder voor je andere werk beschikbaar bent en meerdere dagen per week aan het project meewerkt.

2. Blok dagen in je agenda

Bespreek in de eerste vergaderingen met het projectteam welke dagen jullie allen werken aan het project. Op die manier is het onderling effectief afstemmen en kun jij verantwoorden naar je collega’s op de afdeling dat je op die dagen werkt aan het project. Als je bijvoorbeeld twee middagen blokt in je agenda, dan is het duidelijk en wordt het een gewoonte voor iedereen dat je dan aan het project werkt. Het is vervolgens alleen maar een meevaller voor je collega’s als je een rustige week hebt in het project en je kunt meewerken aan het werk op je afdeling.

Onderhandelen is een belangrijke vaardigheid bij projectmatig werken.

3. 1 erin = 1 eruit

Tijdens het werken in het project komen er altijd onverwachte taken opduiken: dit hoort bij projectmatig werken, je bouwt de brug terwijl je erover heen loopt! Nieuwe taken zijn prima, maar besef je dat je niet erg flexibel bent in je tijd, omdat je ook nog je ‘gewone’ werkt hebt.  Onderhandelen is dus een belangrijke vaardigheid bij projectmatig werken. Hanteer de regel: 1 nieuwe taak erin, is 1 bestaande taak eruit. Het herverdelen van werk in een project moet kunnen, omdat iedereen in het project piek- en daltijden heeft. Als je steeds nieuwe taken aanneemt en niet bespreekt dat je al vol zit met werk, wordt je werkweek van 5 dagen op den duur 6 of 7 dagen lang…

4. Escaleer tijdig

Mocht zowel je ‘gewone’ werk als je projectwerk toch steeds drukker worden, bespreek dit dan tijdig met je projectmanager en je (afdelings)manager. Het komt erop neer dat je hetzelfde gesprek voert als aan het begin van het project: voor welk werk kan ik het best worden ingezet en hoeveel tijd heb ik hiervoor beschikbaar. Maak duidelijke afspraken over het afstoten van huidige taken in je (project)werk en het bewaken van je grenzen.

5. Kruisbestuiving: koppel terug naar je afdeling

Je bent waarschijnlijk één of twee dagen per week gedurende een langere tijd aan het werk in het project. In piektijden zijn dit soms meer dagen per week. In die tijd ben je onzichtbaar voor je collega’s op je afdeling die wel het afdelingswerk voortzetten. Het is leuk en verstandig hen regelmatig bij te praten over jouw werk in het project. Noteer in je agenda elke maand het bijpraten van je collega’s, bijvoorbeeld 10 minuten tijdens het afdelingsoverleg of tijdens een lunchafspraak. Op die manier zorg je voor draagvlak voor jouw werk buiten de afdeling en voor het succes van het project. Jouw collega’s leren ook van jouw ervaringen in het project en jij kunt leren van hun vragen en adviezen. Betrek hen daarom ook bij de toekomstige ontwikkelingen in je project en brainstorm met je collega’s, vraag hen om adviezen en om te sparren.