Hoe je professionele teksten aflevert, zonder goed te kunnen schrijven

Ben je niet zo goed in schrijven maar wil je toch een professionele en zakelijke tekst afleveren? Staar je niet blind op formulering en woordkeus, maar focus je op inhoud en structuur.

Stel je kiest een boek uit in de bibliotheek. Waar ga je dan op af? Je oog valt in eerste instantie op boeken met een aantrekkelijke kleur of lay-out, je kijkt of de titel je aanspreekt, je scant de achterflap om te zien of het onderwerp je ligt en je bladert er eens doorheen om te checken hoeveel pagina’s het zijn en hoe de bladspiegel eruit ziet. Op dit moment heb je eigenlijk al besloten of dit boek je goed genoeg lijkt om te gaan lezen.

Uiterlijk is heel belangrijk

Zo gaan lezers ook met jouw teksten om: puur op onderwerp en uiterlijke kenmerken en zonder daadwerkelijk te lezen, vormen ze zich een oordeel over je tekst. Hier ligt dus je kans om al een voldoende te krijgen vóórdat ze in je tekst duiken en soms kromme zinnen en eventuele spelfouten tegenkomen. Wat kun je doen om je tekst aantrekkelijk eruit te laten zien?

Scoor met een heldere inhoud…

Of het onderwerp van je tekst je lezers aanspreekt, heb je niet altijd in de hand. Maar je kunt wel zorgen voor een doelgerichte titel. Hoe implementeren we binnen drie maanden de nieuwe WIA? Een adviesvoorstel klinkt daadkrachtiger dan Adviesvoorstel betreffende de nieuwe WIA.

En na zo’n vragende titel wil je lezer ook graag het antwoord weten, en snel. Zorg er dus voor dat dat op een opvallende plek te vinden is, bijvoorbeeld direct in de inleiding (de flaptekst van jouw voorstel). En wind geen doekjes om je boodschap maar formuleer de oplossing recht voor z’n raap: De beste manier om de WIA te implementeren is… In de hoofdstukken na de inleiding kun je nog uitleggen, toelichten en nuanceren.

…en structuur

Lappen tekst nodigen niet uit om te lezen. Zorg dus voor voldoende witregels, een leesbaar lettertype en benut de fixatiepunten goed. Fixatiepunten zijn de tekstonderdelen waar het oog van de lezer automatisch naartoe getrokken wordt zonder dat ze worden gelezen, bijvoorbeeld vette kopjes boven alinea’s. Als je lezer alleen de vette kopjes zou lezen, moet die eigenlijk al een samenvatting van je verhaal krijgen.

Doe niet meer dan je best op formuleren en spelling

Als je boodschap helder overkomt en je tekst staat als een huis, worden fouten in zinnen of spelfouten je meestal wel vergeven (behalve in een sollicitatiebrief!). We maken immers allemaal schrijffouten. Je lezer ergert zich pas aan je schrijffouten als die niet direct begrijpt wat je wilt zeggen of waar je heen wilt met je tekst. Of als die niet in een oogopslag kan zien waar welke informatie in je tekst staat. Dan krijg je commentaar als ‘Je schrijft spreektaal’, ‘Je formuleert niet duidelijk’ en ‘Je beheerst de d’s en t’s niet.’ Waardoor jij gaat denken dat je niet kunt schrijven.

Je weet nu beter: eerst meer helderheid en structuur in je tekst aanbrengen voordat je gaat schaven aan je zinnen of onzeker wordt over je spelling! Meer leren over boodschapgericht schrijven en structuur? Volg een training Memo’s en notities schrijven of Adviesvoorstellen en beleidsnotities.

 

Leontine Tacoma
Trainer ICM Opleidingen & trainingen
Leontine verzorgt onder andere de cursussen:
– Verzorgd Nederlands
– Zakelijke correspondentie
 Adviesrapporten en bedrijfsvoorstellen schrijven