Herken jij fraude? Ik ontdekte het zo.

Verborgen kosten ontstaan vaak door ontbrekende kennis of een gebrek aan financieel bewustzijn in de organisatie. Soms worden kosten opzettelijk verborgen: er is gefraudeerd. Maar hoe kom je hierachter? En kan je het voorkomen? Ik geef je daarvoor een tip aan de hand van mijn eigen ervaringen.

Tegenvallers. Dat moet je als Financial écht zien te vermijden. Je moet er niet aan denken om het managementteam te moeten melden dat je het resultaat van de vorige periode toch iets te hoog had ingeschat, waardoor je nu voorstelt om de budgetten te beperken. Het is daarom ons lot om te zoeken naar verborgen kosten. Gebrek aan kennis of financieel bewustzijn speelt hierbij een grote rol. Voor financials ligt hier een taak weggelegd om collega’s van het nut en de noodzaak van tijdige informatie te doordringen. Soms zijn de kosten echter opzettelijk verborgen: er is gefraudeerd. Hoe kom je fraude op het spoor? Vaak door toeval, zoals onderstaande voorbeelden laten zien:

Voorbeeld 1: Tonnen aan contante betalingen

Als schoolverlater begon ik in 1984 als jongste assistent-accountant bij een groot accountantskantoor. Aangezien ik een ’urenvuller’ was kreeg ik soms bizarre taken. Een van de cliënten bij wie ik was ingedeeld in het controleteam was een groothandel. Mij werd gevraagd om de subadministratie debiteuren aan te sluiten met het grootboek. De subadministratie bestond uit 12 centimeter volgedrukt 14-kolommenpapier. Aansluiten betekende ’natellen’.

Er klopte niets van, maar met zo’n hoeveelheid subtotalen ging ik aan mezelf twijfelen. Na drie dagen tellen, subtotalen opstellen en controles uitvoeren concludeerde ik dat de subadministratie niet aansloot met het grootboek. Er waren nog een aantal controles nodig voordat we konden vaststellen dat er tonnen aan contante betalingen in de zakken van een drietal betrokkenen waren verdwenen. De tellingen in de lijst bleken geen tellingen, maar lukraak ingetypte getallen.

Voorbeeld 2: Onopvallende kostenrekening

Eind jaren ’90 beloofde een administrateur mij om maandelijks alle tussenrekeningen uitgezocht te hebben. Hij deed zijn werk goed. Bij de maandelijkse afsluiting bleek keer op keer dat de saldi op nul stonden. Toen hij ziek werd bleek echter dat hij maandenlang de saldi had afgeboekt naar een vage en onopvallende kostenrekening.

Wees gezond wantrouwend

Zoals je ziet berust het ontdekken van fraude vaak op toeval. Voorkomen is lastig, maar een bepaalde mate van wantrouwen brengt je al ver. Zoals je bij een concreet informatieverzoek dient te vragen waar de gegevens voor nodig zijn om te vermijden dat jouw informatie net even verkeerd gebruikt wordt, zo dien je je altijd af te vragen wat er werkelijk aan de hand is in kostenoverzichten. Stel daarom vragen en wees kritisch. Uiteindelijk verhoog je hiermee de kwaliteit van de informatie en verklein je de kans dat je zelf te maken krijgt met tegenvallers.

Wees uitermate kritisch, maar altijd met een glimlach.

 

TM-inschrijvingMaak alvast kennis met onze docenten via de interessante artikelen die zij voor je schrijven. Meld je hier aan en ontvang net als 1.576 financials maandelijks ons laatste artikel op het gebied van Financieel Management.Blauwe-pijl