Wat is projectmanagement? Zo houd je grip op projecten
Vrijwel iedere organisatie krijgt te maken met projecten. Sommige zijn klein en overzichtelijk, andere raken meerdere afdelingen of zelfs de hele organisatie. Een duidelijke aanpak is dan onmisbaar. Projectmanagement biedt de structuur om projecten beheersbaar te houden en vergroot de kans op een succesvol eindresultaat. In dit artikel lees je wat projectmanagement precies is, welke rol een projectmanager speelt en welke vaardigheden daarbij komen kijken.
Wat is projectmanagement?
Projectmanagement is het plannen, organiseren en begeleiden van een project om een vooraf vastgesteld doel te bereiken. Daarbij gaat het niet alleen om het maken van een planning. Een projectmanager bewaakt ook de voortgang, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt risico’s in de gaten en zorgt ervoor dat betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht.
Een project verschilt van de dagelijkse werkzaamheden doordat het tijdelijk is. Er is een duidelijk begin, een concreet einddoel en een afgesproken einddatum. Zodra dat doel is bereikt, wordt het project afgerond.
Waarom is projectmanagement belangrijk?
Projectmanagement is belangrijk omdat het helpt om doelen, verantwoordelijkheden, planning, budget en risico’s binnen een project op elkaar af te stemmen en onder controle te houden. Zeker wanneer meerdere afdelingen, belangen en veranderingen samenkomen, voorkomt een duidelijke aanpak dat het project versnipperd raakt of het oorspronkelijke doel uit beeld verdwijnt.
Goed projectmanagement brengt structuur aan. Door vooraf heldere afspraken te maken, de voortgang regelmatig te bespreken en risico’s tijdig te signaleren, blijft een project overzichtelijk. Dat geeft niet alleen de projectmanager, maar ook het projectteam houvast.
Wat doet een projectmanager?
Een projectmanager stuurt de dagelijkse uitvoering van een project aan en bewaakt of het team volgens de gemaakte afspraken naar het projectdoel toewerkt. De projectmanager houdt overzicht, stemt betrokkenen op elkaar af, signaleert knelpunten en stuurt bij wanneer dat nodig is.
Daarbij horen onder meer de volgende werkzaamheden:
- het opstellen van een projectplan
- het bewaken van de planning, het budget en de voortgang
- het afstemmen van werkzaamheden en verantwoordelijkheden binnen het projectteam
- overleggen met opdrachtgevers, stakeholders en andere betrokkenen
- het signaleren van risico’s en knelpunten
- besluiten voorbereiden en waar nodig escaleren
- het bewaken van de kwaliteit van het eindresultaat
Een projectmanager hoeft dus niet zelf alle inhoudelijke werkzaamheden uit te voeren. De kracht van de rol zit juist in het organiseren, verbinden en bijsturen. Vaardigheden als communiceren, plannen, samenwerken en besluitvaardigheid zijn daarom essentieel. Inhoudelijke kennis van het projectonderwerp kan helpen, maar is meestal minder belangrijk dan goed projectmanagement.
Hoe verloopt een project?
Hoewel ieder project anders is, doorlopen de meeste projecten dezelfde stappen.
Initiatie
Een project begint met een idee of een concrete vraag. In deze fase bepaal je wat het project moet opleveren, wie erbij betrokken zijn en of het project haalbaar is.
Planning
Vervolgens stel je een projectplan op. Hierin staan onder meer de planning, de taakverdeling, het budget en de belangrijkste risico’s.
Uitvoering
Tijdens de uitvoering gaat het projectteam aan de slag. De projectmanager bewaakt de voortgang, stemt werkzaamheden op elkaar af en houdt overzicht.
Monitoring
Gedurende het project bekijk je regelmatig of alles volgens planning verloopt. Wanneer omstandigheden veranderen, pas je de aanpak waar nodig aan.
Afronding
Na oplevering kun je het project afsluiten. Je evalueert welke lessen je kunt meenemen naar toekomstige projecten.
Welke projectmanagementmethoden zijn er?
Er zijn verschillende manieren om projecten te organiseren, waaronder PRINCE2, Agile en Scrum. Welke methode het beste past, hangt af van de organisatie, het type project en de manier van samenwerken.
Daarnaast is IPMA een competentiegerichte standaard voor projectprofessionals.
| Methode | Geschikt voor | Kenmerk |
|---|---|---|
| PRINCE2 | Projecten met veel structuur en duidelijke fasen | Veel aandacht voor rollen, planning en beheersing |
| Agile | Projecten waarin wensen snel kunnen veranderen | Flexibel werken en regelmatig bijsturen |
| Scrum | Product- en softwareontwikkeling, maar ook andere teamprojecten | Werken in korte sprints met een multidisciplinair team |
| IPMA | Ontwikkeling van projectmanagers | Richt zich op de competenties van de projectmanager en de projectomgeving |
Wil je meer weten? Lees onze artikelen over PRINCE2, Agile, Scrum of IPMA.
Grip op projecten begint met een goede basis
Projectmanagement helpt organisaties om projecten gestructureerd uit te voeren en samen te werken aan een duidelijk doel. Door vooraf afspraken te maken, de voortgang te bewaken en waar nodig bij te sturen, vergroot je de kans op een succesvol project.
Wil je je verder verdiepen in projectmanagement of een projectmanagementmethode? Bekijk dan onze opleidingen projectmanagement, PRINCE2, Agile, Scrum en IPMA.