10 tips om van je functioneringsgesprek een win-win te maken

Of het nu gaat om een performancegesprek, beoordelingsgesprek of voortgangsgesprek; voor velen van ons is zo’n gesprek als een uitwedstrijd waarbij je met 0-1 achterstaat. Puur vanwege het feit dat je manager het gesprek oplegt en leidt.

Evert Hatzmann beschrijft in het boek ‘Houd je feedback!’ hoe het anders kan. Wij haalden 10 tips uit dit boek die je helpen om je werkbeleving onder de loep te nemen, te verbeteren en om uiteindelijk zelf Het Goede Gesprek te initiëren met je leidinggevende.

Tip 1: Ken je intrinsieke motivatie

Wil je zelf de regie nemen over je werk en het plezier dat je daarin beleeft, dan is het belangrijk dat je weet wat je drijft en waaraan je behoefte hebt in je werk. Intrinsieke motivatie voor ons werk komt niet voort uit randzaken zoals een lekkere lunch, een goed bedrijfsuitje of een voetbaltafel in de kantine, maar uit het werk zelf. Uit uitdagende opdrachten en uit succesvol bezig zijn. Écht blij worden we vooral als er iets zinnigs uit onze handen komt. Als er iets zichtbaars tot stand komt waar we met bloed, zweet en tranen aan hebben gewerkt.

Bedenk waar je goed in bent. Of dat nu schrijven, presenteren, iets organiseren, iets maken, iets oplossen of iets uitrekenen is. Dat maakt niet uit. De uitvoering ervan moet ervoor zorgen dat je er blij van wordt. Alleen als je doet wat je leuk vindt en waar je goed in bent, is er sprake van werktevredenheid. In welke contexten ben je effectief én gelukkig? Hoe kun je vaker die contexten creëren, los van je huidige omgeving, werktaken en je manager? Benoem eens vijf klussen waarvoor jij je handen uit je mouwen wilt steken. Waar draag jij graag aan bij?

Tip 2: Stop met verdwalen in excuses

Je excuses zijn je limieten. Natuurlijk kan het voorkomen dat je niet geheel gelukkig bent met je werk. Maar zodra je jezelf of je omgeving wijsmaakt dat je weinig of niets kunt veranderen aan je werkbeleving en dat het nou eenmaal is zoals het is, gebeurt er niets. De arbeidsmarkt, je baas, je moeilijke jeugd, je dyslexie of ADHD de schuld geven van een matige situatie werkt averechts.

Natuurlijk gaat regie nemen over je baan niet vanzelf. Zeker niet als van alles voor je is vastgelegd en is bepaald, zoals je functieprofiel, werktijden en je werkmethodes. Maar gelukkig heb je altijd twee keuzes:

  1. Je blijft doen wat je altijd deed. Dan krijg je wat je altijd kreeg.
  2. Je pakt regie en zet je werk en de output daarvan naar je hand.

Tip 3: Sta open voor nieuwe klussen

De term ‘werknemer’ kun je best letterlijk opvatten: werkzaamheden en klussen kun je ‘nemen’ als ze voorbijkomen en naar je zin zijn. Leg de ‘daar-ben-ik-niet-voor-opgeleid’-gedachte en de ‘dat-heb-ik-nooit-eerder-gedaan’-houding gerust naast je neer want dan verandert er nooit iets. Het opzetten van een plan of een nieuw product of nieuwe werkwijze bedenken: dat gebeurt in elke organisatie. Grijp eens iets nieuws aan, ontdek welke competenties je nog meer kunt inzetten naast je bestaande werkzaamheden of welke competenties je misschien nog wilt ontwikkelen.

Tip 4: Heb vertrouwen

Wederzijds vertrouwen blijkt de belangrijkste factor te zijn om met plezier te kunnen samenwerken. Een hoge mate van vertrouwen tussen organisaties en mensen leidt tot de beste resultaten. Vertrouwen win je door een ander vertrouwen te geven. Daardoor groeit het vanzelf.

Zie daarnaast kritiek op de kwaliteit van je werk als aansporing om (nog) beter te worden. Kom afspraken na, geef fouten toe en toon je kwetsbaarheid als je iets lastig vindt of hulp nodig hebt.

Tip 5: Doe aan jobcrafting

Jobcrafting houdt in dat je je functie vormgeeft en precies díe werkzaamheden opzoekt waar jij voldoening uit haalt. Zo sluit je werk beter aan op jouw behoeftes en sterke kanten. Dit houdt tegelijkertijd dus ook in dat je de taken die niet bij je passen schrapt of overdraagt. Hierbij een aantal tips van Evert Hatzmann om dit goed aan te pakken:

  • Kijk vanuit een helicopterview naar je werk en maak de top 10 van je belangrijkste deeltaken.
  • Zet achter elke afzonderlijke deeltaak de tijdsduur die je eraan kwijt bent. Noteer daarachter of die tijdsspanne in de laatste twaalf maanden is:
    • Is toegenomen
    • Is afgenomen
    • Gelijk is gebleven
    • Of er gewoon nieuw is bijgekomen
  • Zet dan erachter hoe leuk je het vindt om die taak te doen. Doe dit bijvoorbeeld op een schaal van 1 t/m 10.
  • Maak een overzicht van de competenties die je graag wilt inzetten maar die je nu nog niet gebruikt.
  • Vat de boel samen in een kort verslag en neem dit mee naar je eerstvolgende bila of functioneringsgesprek.

Tip 6: Ontwikkel jouw 21e eeuwse vaardigheden

21e eeuwse vaardigheden gaan je enorm helpen bij het jobcraften. Dit zijn de vaardigheden die ons aantrekkelijk maken als werknemer op de arbeidsmarkt en die onmisbaar zijn geworden in de huidige kennis- en netwerksamenleving:

  • Kritisch denken: het vermogen om zelfstandig tot weloverwogen en beargumenteerde oordelen en beslissingen te komen
  • Creatief denken: het vermogen om nieuwe oplossingen voor bestaande vraagstukken te vinden
  • Probleem oplossen: het vermogen om een probleem te (h)erkennen, tot een plan te komen en het probleem op te lossen
  • Informatievaardigheden: het proces om systematisch, effectief en efficiënt digitale informatie te zoeken, vinden en delen
  • ICT basisvaardigheden: kennis en vaardigheden die nodig zijn om met computers om te gaan
  • Mediawijsheid: kennis, vaardigheden en mentaliteit die nodig zijn om bewust, kritisch en actief om te gaan met digitale media
  • Communiceren: doelgericht boodschappen overbrengen en begrijpen
  • Samenwerken: gezamenlijk realiseren van een doel en anderen daarbij aanvullen en ondersteunen
  • Sociale & culturele vaardigheden: het vermogen om effectief te leren, werken en leven met mensen van verschillende etnische, sociale en culturele achtergronden
  • Zelfregulering: het vermogen om zelfstandig te handelen en verantwoordelijkheid te nemen, rekening houdend met de eigen capaciteiten

“Je hebt het of je hebt het niet” gaat bij deze vaardigheden niet op. Ze zijn helemaal leerbaar en dat gaat het best en het snelst door ze gewoon toe te passen en te kijken wat er gebeurt: learning by trial and error. Heb je behoefte aan begeleiding, dan vind je in ons opleidingsaanbod diverse cursussen waarmee je leert je 21e eeuwse vaardigheden te versterken:

Tip 7: Investeer in je netwerk

Als je je werk wilt verrijken en je competenties in wilt zetten daar waar jij kansen ziet, dan moet je je relatienetwerk voor elkaar hebben. Zodat men weet wie je bent en wat je kunt. Daarbij gaat het erom dat jij een beeld achterlaat van jezelf op het netvlies van je relaties dat laat zien waar jij toe in staat bent en dat je open staat voor nieuwe klussen.

Een netwerkrelatie begint met geven. Vertrouwen creëer je door vertrouwen te geven. Onderzoek wat jij kunt doen voor een ander. Waar is een ander mee geholpen? Zo bouw je credits op.

Tip 8: Bereid Het Goede Gesprek voor

Weet je wat je motiveert, wat er speelt in de organisatie en welke (nieuwe) rollen jij wilt vervullen, dan is het tijd om Het Goede Gesprek te plannen met je manager of teamgenoot. Volgens Evert Hatzmann is de insteek van Het Goede Gesprek dat jullie beiden vertellen, luisteren, reflecteren en suggesties aandragen. Het is aan jou om ruim van tevoren, zo kort en krachtig als het maar kan aan te geven waar je het over wilt hebben. Vraag de ander ook welke onderwerpen hij of zij wil inbrengen.

Wees concreet. Heb het dus niet over dat je je ergens verder in wilt ontplooien, maar benoem dat je aankomend kwartaal training X wilt volgen of met klus Y aan de slag wilt. Kortom, welk werk wil je op de korte en lange termijn doen? Wees hierbij STAR: beschrijf de Situatie zoals je die voor je ziet, geef aan wat daarin je Taak is, omschrijf de Acties die je gaat ondernemen en welk Resultaat je daarmee gaat leveren. Leg afspraken vast en pak die er tijdens een volgend gesprek weer bij.

Tip 9: Hanteer tijdens je gesprek een heldere structuur

Omdat jij jouw Goede Gesprek hebt geïnitieerd, voer jij de regie en draag jij de verantwoordelijkheid voor de loop van het gesprek. Je kunt hierbij zes logische stappen volgen:

  1. Begin het gesprek casual. Heeft de ander nog een vakantie in het vooruitzicht? En hoe was afgelopen weekend eigenlijk? Leg daarna kort uit wat het doel is van het gesprek: zo lekker mogelijk werken, zo veelzijdig mogelijk invulling geven aan het werk dat zich binnen het bedrijf aandient en zo veel mogelijk van je talenten benutten.
  2. Heb je eerder een vergelijkbaar gesprek gevoerd? Blik dan hierop terug en neem de toen gemaakte afspraken door. Wat is daarvan terechtgekomen?
  3. Benoem hoe je nu je dagelijkse werk ervaart en hoe je je werk idealiter in de toekomst voor je ziet. Ga in op wat jou motiveert en demotiveert en wat je meer of minder zou willen. Vraag je gesprekspartner naar hoe hij of zij dit ziet en welke kansen er mogelijk zijn.
  4. Loop samen het besprokene door, stel samen vast wat haalbaar is en welke termijn jullie daarbij voor ogen hebben. Leg daarbij het wie, wat waar en wanneer vast. Benoem ook waar jullie nog niet over uit zijn en maak eventueel een to-do-lijstje.
  5. Zorg voor een goede balans tussen de voor jou demotiverende en motiverende zaken. Let op dat je niet te veel hamert op de zaken waar je ontevreden over bent. Als je gesprekspartner in de verdediging schiet, dan brengt je dat niets.
  6. Vat datgene wat je na jullie reflectie hebt afgesproken bondig samen. Evalueer samen hoe jullie het gesprek hebben ervaren en plan een vervolgafspraak.

Tip 10: Vergeet niet te lachen

Met het boek ‘Houd je feedback! – Eindbaas over je werkgeluk met het omgekeerde functioneringesgesprek’ hoopt Evert Hatzmann bij te dragen aan blijere mensen. Aan het samengaan van goed werknemerschap en goed werkgeverschap. Bovenstaande tips zijn erop gericht je te helpen je werkbeleving onder de loep te nemen, ter sprake te brengen en te verbeteren. Natuurlijk is onze laatste tip – Vergeet niet te lachen! – daarbij onmisbaar.

Vragen over dit onderwerp?

We helpen je graag met een persoonlijk advies over welke opleiding of training het beste bij je past. Maar ook voor praktische vragen kun je terecht bij onze adviseurs.

Wij zijn te bereiken op 030 - 29 19 888 van maandag t/m vrijdag van 08.30 tot 17.30 uur.

Voor meer informatie kan je ook de ICM Brochure bestellen

brochure