Wat doet een HR-afdeling precies?

Misschien merk je dat je energie krijgt van organiseren, collega’s helpen of gesprekken voeren. Of je houdt je nu al bezig met personeelszaken, zonder dat jouw functiebeschrijving ‘HR’ bevat. Dan is de kans groot dat werken in HR dichterbij ligt dan je denkt.

Een HR-afdeling ondersteunt alles rondom medewerkers, van instroom en ontwikkeling tot verzuim en uitstroom. Het draait dus niet alleen om administratie, maar ook om ontwikkeling, communicatie en het ondersteunen van mensen op belangrijke momenten in hun werk. In dit artikel krijg je een praktisch beeld van wat HR precies doet en welke eerste stap je kunt zetten als je daarin wilt groeien.

Wat doet een HR-afdeling?

Een HR-afdeling houdt zich bezig met alles rondom medewerkers binnen een organisatie. Van instroom en ontwikkeling tot verzuim en uitstroom: HR ondersteunt zowel medewerkers als leidinggevenden bij belangrijke werkgerelateerde zaken.

Daarbij spelen vragen zoals:

• Hoe zorg je dat medewerkers prettig kunnen werken?
• Hoe ondersteun je groei en ontwikkeling?
• Hoe houd je teams betrokken en gemotiveerd?
• Wat hebben leidinggevenden nodig om medewerkers goed te begeleiden?

HR is daardoor een combinatie van communicatie, organisatie, administratie, advies en ondersteuning bij personeelsvraagstukken. Juist die afwisseling maakt het vak voor veel mensen interessant.

“Op het ene moment ben je bezig met een vacature voor een nieuwe functie en een uur later zoek je uit hoe iets juridisch precies zit. Deze afwisseling tussen individuele casuïstiek, wet- en regelgeving en organisatievraagstukken maakt HR voor mij zo leuk.”

— Jente Nutma, HR-adviseur ICM 

Welke werkzaamheden heeft een HR-medewerker?

De meeste HR-afdelingen houden zich bezig met een aantal vaste onderdelen:

• Werving en selectie
• Personeelsadministratie
• Verzuim en begeleiding
• Ontwikkeling en opleiding
• Advies en samenwerking

De exacte werkzaamheden verschillen per organisatie. Hieronder worden de onderdelen verder uitgewerkt.

Werving en selectie

Wanneer een organisatie nieuwe medewerkers zoekt, speelt HR vaak een belangrijke rol. Denk aan vacatures schrijven, sollicitaties verwerken, gesprekken plannen en nieuwe collega’s begeleiden tijdens hun onboarding. Voor startende HR-medewerkers zijn dit toegankelijke onderdelen van het vak.

“Zo’n eerste werkdag is ontzettend spannend. Bij ICM start je je eerste werkdag pas om 10 uur. Met zo’n kleine, maar waardevolle HR-interventie probeer je iemand echt ontspannen welkom te heten.”

— Maureen Houben, HR-medewerker ICM

Personeelsadministratie

Administratie vormt een belangrijke basis binnen HR. Daarbij kun je denken aan:

• Contracten opstellen
• Personeelsgegevens verwerken
• Verlof registreren
• Personeelsdossiers bijhouden
• Mutaties verwerken in systemen

Zorgvuldigheid is hierbij belangrijk. Tegelijk draait HR niet alleen om systemen, maar vooral om duidelijke communicatie en goed contact met medewerkers.

Verzuim en begeleiding

Ook bij ziekteverzuim of persoonlijke situaties speelt HR vaak een belangrijke rol. Bijvoorbeeld door contact te onderhouden met medewerkers, leidinggevenden te ondersteunen en afspraken rondom verzuim te coördineren. Dat vraagt om empathie, overzicht, kennis van wet- en regelgeving en heldere communicatie.

Wil je je verder verdiepen in dit onderwerp? Lees dan ook het artikel over oplossingsgericht verzuimmanagement.

Ontwikkeling en opleiding

Veel HR-afdelingen ondersteunen medewerkers ook bij hun ontwikkeling en groei. Denk aan:

• Opleidingen en trainingen organiseren
• Ondersteunen bij ontwikkelgesprekken
• Meedenken over doorgroeimogelijkheden

Dit onderdeel maakt HR voor veel mensen aantrekkelijk: je helpt anderen verder in hun werk en ontwikkeling.

Advies en samenwerking

HR werkt nauw samen met leidinggevenden, teams en medewerkers. Bijvoorbeeld bij vragen over samenwerking, functioneren, personeelsbeleid of arbeidsrechtelijke onderwerpen. Daardoor zit HR regelmatig tussen mens en organisatie in. Je luistert, denkt mee en zoekt naar oplossingen die voor meerdere partijen werken.

“In mijn rol werk ik nauw samen met leidinggevenden. Ik denk met ze mee over lopende casuïstiek gericht op bijvoorbeeld verzuim, ontwikkelvraagstukken en samenwerking. Met als doel om sterke en toekomstbestendige teams te bouwen waarin medewerkers het beste tot hun recht komen.”

— Jente Nutma, HR-adviseur ICM 

Hoe verandert het HR-vak?

HR is de afgelopen jaren steeds strategischer geworden. Waar HR vroeger vooral als ondersteunende afdeling werd gezien, denken HR-professionals tegenwoordig actief mee over organisatieontwikkeling, werkgeluk en duurzame inzetbaarheid.

Organisaties gebruiken steeds vaker data om beter inzicht te krijgen in bijvoorbeeld verzuim, medewerkerstevredenheid en teamontwikkeling. Daardoor verschuift HR steeds meer van uitvoerend naar adviserend en strategisch werk. Thema’s als HR analytics, employability en employee experience spelen daarbij een steeds grotere rol.

“Ik zie veel waarde in HR analytics. We brengen onze medewerkerstevredenheid jaarlijks in kaart met behulp van een onderzoek, en dat is enorm waardevol. We proberen nu ook andere thema’s, zoals verzuim en verloop, inzichtelijk te maken aan de hand van onze data. Hierdoor kunnen we patronen herkennen en gerichter inspelen op wat onze medewerkers nodig hebben”

— Jente Nutma, HR-adviseur ICM 

Welke taken horen bij een startende HR-medewerker?

Wie start in HR begint vaak in een ondersteunende functie, bijvoorbeeld als HR-medewerker, HR-assistent of administratief ondersteuner binnen personeelszaken.

Je werkzaamheden kunnen bestaan uit:

• Personeelsgegevens verwerken
• Afspraken plannen
• Vragen van medewerkers beantwoorden
• Personeel werven
• Onboarding organiseren

In deze functies leer je als startende HR-medewerker goed hoe organisaties omgaan met medewerkers, communicatie en ontwikkeling. Veel mensen die in HR werken hebben geen HR-achtergrond. Ook mensen met ervaring in administratie, hospitality, klantenservice of managementondersteuning maken regelmatig de overstap naar HR.

Wil je meer over weten over hoe je de overstap naar HR maakt via een training van ICM opleidingen & trainingen? Lees het artikel “HR-medewerker worden: wat houdt dat in?”.

“Ik heb eigenlijk altijd gewerkt in dienstverlenende functies, waarin het contact met mensen mij altijd veel energie gaf. Tegelijkertijd merkte ik dat de doorgroeimogelijkheden beperkt waren. Dat zette me aan het denken: Wat past echt bij mij? Waarin kan ik me verder én blijvend ontwikkelen? Die combinatie vond ik uiteindelijk in HR.”

— Maureen Houben, HR-medewerker ICM

Met wie werkt HR samen?

Een HR-afdeling werkt vrijwel nooit op zichzelf. Je hebt bijvoorbeeld contact met:

• Medewerkers
• Leidinggevenden
• Opleidingscoördinatoren
• Management of directie
• Arbo-artsen
• Juridisch adviseurs

“Geen dag is hetzelfde. Je werkt met mensen, met een diversiteit aan vragen en steeds nieuwe situaties. Daarnaast heb je het administratieve deel dat standaard terugkomt.”

— Maureen Houben, HR-medewerker ICM 

Is werken in HR iets voor jou?

Werken in HR past vaak goed bij mensen die graag iets betekenen voor anderen binnen een organisatie. Je ondersteunt collega’s bij belangrijke zaken: goede werkomstandigheden, persoonlijke en professionele ontwikkeling, verandering of soms in lastige (persoonlijke) situaties.

Het werk vraagt om verantwoordelijkheid, overzicht en duidelijke communicatie. Je schakelt regelmatig tussen verschillende belangen en hebt soms te maken met vertrouwelijke onderwerpen.

De combinatie van mensgericht én praktisch werk maakt HR voor veel mensen interessant.

“Werk is voor veel mensen een groot onderdeel van hun leven. Juist daarom vind ik het belangrijk dat het niet alleen een plek is waar je aan het werk bent, maar waar je je ook kunt ontwikkelen, fijne collega’s om je heen hebt en kansen krijgt die bij je passen. Dat we daar vanuit HR aan mogen bijdragen en écht impact kunnen maken op de werkervaring van mensen, maakt dit werk voor mij zo mooi.”

— Jente Nutma, HR-adviseur ICM 

Hoe zet je een eerste stap richting HR?

Wil je onderzoeken of werken in HR iets voor jou is? Dan kan een praktijkgerichte opleiding een logische eerste stap zijn. De HR Basisopleiding van ICM is gericht op mensen die willen starten in HR of zich verder willen ontwikkelen in ondersteunende HR-taken. Daarbij staat de praktijk centraal, zodat je wat je leert direct kunt herkennen en toepassen in je werk.

ICM biedt ook opleidingen om je als HR-professional verder te ontwikkelen op het gebied van strategisch HRM en in coaching- en gespreksvaardigheden. Alle HR-gerelateerde trainingen en opleidingen vind je hier.