Oplossingsgericht verzuimmanagement in 7 stappen

Over het algemeen zijn mensen geneigd om bij problemen gebruik te maken van een probleemgerichte benadering. Dat is niet gek, want in sommige situaties is het een efficiënte methode. Neem bijvoorbeeld een auto met kuren: Wat veroorzaakt die kuren? Is het oliepeil te laag? Bijvullen, en voilà! Probleem opgelost. Bij probleemgericht werken ligt de focus dus op het probleem. Om het probleem te verhelpen is het nodig om de oorzaak van het probleem te identificeren. Waar gaat het mis? Los dit op, en je verhelpt het probleem. Maar probleemgericht werken is niet voor alle situaties even geschikt, zoals voor verzuim. Hoe dan wel? Met behulp van 7 stappen leer jij oplossingsgericht om te gaan met verzuim.

Wat is probleemgericht verzuimmanagement?

Bij ziekteverzuim kiezen mensen bewust, dan wel onbewust, vaak voor een probleemgerichte benadering. We zoeken dan naar oorzaken van het verzuim. We praten met de werknemer over waar het ‘misgaat’, wiens ‘fout’ het is en wat de oorzaak is. Bij deze benadering kijken de betrokkenen voornamelijk naar waar iemand te kort komt. Deze manier van verzuimmanagement kan veel negativiteit en stress opleveren. Soms brengt een mogelijk verband tussen oorzaak en probleem niet de oplossing, maar helpt het je alleen maar verder van huis. Maar hoe dan wel?

Wat is oplossingsgericht verzuimmanagement?

Een andere manier van kijken naar verzuim is met de oplossingsgerichte benadering. Zoals het woord al zegt, kijken we hierbij naar de oplossing (en dus niet naar het probleem/oorzaak). We starten hierbij vanuit de gewenste situatie (bijvoorbeeld: weer volledig aan het werk). Waar sta je nu? Welke stappen helpen om richting de gewenste situatie te gaan? Hierdoor blijf je weg van de negativiteit, doordat je meer kijkt naar wat er wél kan.  

Hoe kun je oplossingsgericht communiceren?

Als je niet gewend bent om op deze manier naar verzuim te kijken, sta je voor een cultuurverandering. Maar hoe pak je dit aan? De zeven stappen-methode is de basis van oplossingsgericht communiceren. Vaak komen niet alle stappen aan de orde en zijn er ook veel situaties waarin de volgorde van de stappen afwijkt van de volgende beschrijving. Het is belangrijk dat je dit model niet dwingend opvat, het herstelproces verloopt immers interactief.  

1. Verhelderen van de veranderbehoefte (context)

Stel je voor dat een medewerker al een tijd niet in staat is om te werken door ziekte. Het doel van een verzuimgesprek is dan altijd om te praten over de ontstane situatie. Het blijkt dat de medewerker nog niet terug kan naar zijn eigen werk, dus het is van belang een plan te hebben om het herstel te realiseren. In dit plan benadruk je dat jullie samen (werkgever en werknemer) verantwoordelijk zijn voor het plan van aanpak richting herstel en re-integratie.  

Het is belangrijk om bij de start van het gesprek met de medewerker de gewenste verandering duidelijk te formuleren. Bijvoorbeeld: “De medewerker wil weer genoeg energie hebben om een werkdag vol te houden”. Het is belangrijk om de ziekte van de medewerker te onderkennen en erkennen voor je als werkgever je veranderbehoefte communiceert.  

“Hi Wesley, hoe gaat het met je? Wat vervelend voor je dat je je nog steeds niet goed voelt. Ik zou graag een keer met je praten over jouw behoeftes en hoe wij je kunnen ondersteunen om uiteindelijk weer aan het werk te kunnen.” 

2. Definiëren van het gewenste resultaat (visualiseren)  

In deze stap beschrijf je het gewenste resultaat concreet en positief. Deze stap gaat over het stellen en beantwoorden van de vraag: hoe ziet de oplossing eruit? Het is heel belangrijk om zo concreet mogelijk te bedenken hoe de situatie eruit zal zien als het doel is bereikt. Bij verzuim en uitval door ziek zijn, is er in de meeste gevallen één gewenst resultaat: werken in eigen werk en in eigen functie.  

• Eerst praten over het ‘wat’ voor je praat over hoe je daar naartoe gaat werken.  
• Stel samen een einddatum vast om naartoe te werken. Ga niet duwen en trekken om de datum naar voren te krijgen, dit geeft vaak problemen met commitment van de medewerker. 
• Laat geen onduidelijkheid bestaan over hoe het gewenste resultaat eruitziet. 

3. Vaststellen van het platform 

De derde stap is het vaststellen van het platform. Het platform is de huidige situatie, de toestand van waaruit de medewerker begint met het boeken van vooruitgang in de richting van de gewenste situatie. De sleutel tot het vaststellen van het platform is het stellen en beantwoorden van vragen. Het vaststellen van het platform helpt om in te zien dat sommige dingen nu al zijn bereikt en hoe dat gebeurd is. Dit helpt om vertrouwen, optimisme en hoop te versterken.  

• “Wat lukt er op dit moment al wel?” 
• “Wat doe je zoal de hele dag?” 
• “Zijn er al momenten dat het wel lukt?” 

4. Analyseren van eerder succes

De volgende stap is het beginnen met zoeken naar situaties waarin de gewenste toestand – in enige mate – al bereikt is, bijvoorbeeld thuis. Veel zieke medewerkers met een beperking wandelen buiten, brengen de kinderen naar school, kunnen boodschappen doen. Vaak worden deze situaties aangeduid als uitzonderingen op het probleem, of ook wel: positieve uitzonderingen. Dit kunnen situaties zijn waarin het probleem minder optreedt of waarin al verbetering is bereikt.  

In deze stap wil je erachter komen in welke situaties deze uitzonderingen plaatsvinden. Wat maakt het mogelijk dat het probleem op andere gebieden minder aanwezig is? Wat doet de medewerker zelf om het mogelijk te maken? Het is belangrijk om een duidelijk en specifiek plaatje te schetsen van alles wat heeft geholpen.  

• “Zijn er momenten dat het wel goed gaat?”  
• “Wat is er dan anders?” 
• “Waardoor leidt het dan niet tot verzuim?”  
• “Wanneer was het probleem iets minder?” 
• “Wat doe jij zoal overdag?” 

 5. Eén stapje vooruitzetten 

Bij oplossingsgericht communiceren is een stapje vooruitzetten een metafoor die veel wordt gebruikt. Bij deze beeldspraak wordt steeds de volgende stap gevisualiseerd en vier je de kleine successen. Het bespreken van de volgende stap is nog concreter ingaan op wat er nu gaat gebeuren, wat erbij komt. Bijvoorbeeld uitbreiding van werkzaamheden of een grotere belasting door meer verantwoordelijkheid of een groter regelvermogen. Medewerkers kunnen vaak heel goed zelf benoemen waar ze nu staan en waar ze naartoe willen.  

• “Op een schaal van één tot tien, waar ben je nu? En wat verandert er als er een punt bij komt?”  
• “Bij welk cijfer ben je tevreden?”  
• “Wat is er anders als je één stap verder bent?”  
• “Wat is ervoor nodig?”

6. Vooruitgang monitoren

Bij verzuim is monitoren van de werkhervatting van belang. Het is dus belangrijk om vooruitgang te monitoren. Hoe? Door ons samen met de medewerker af te vragen wat er beter gaat. Het doel van deze stap is dat de medewerker zich bewuster wordt van de vooruitgang. Vaak geeft dit ook antwoord op de vraag wat goed werkt. Wanneer helder is wat leidt tot stappen in de gewenste richting, dan wordt het duidelijker hoe nog meer vooruitgang geboekt kan worden: namelijk door meer te doen van wat werkt. Het monitoren van vooruitgang versterkt ook het vertrouwen in de haalbaarheid van het doel.  

• “Hoe gaat het nu met je?” 
• “Wat gaat er al beter?”  
• “Wat heb je al bereikt?” 

 7. Vaststellen van herstel 

De volgende stap bestaat uit het vaststellen of het herstel in eigen functie al is gerealiseerd of dat de medewerker nog meer tijd nodig heeft om te herstellen. Zo ja, dan kun je teruggaan naar de stappen 1, 2, 3 of 4 en deze stappen opnieuw volgen. Als de medewerker zegt hersteld te zijn, is het van belang dat je toetst of de medewerker daadwerkelijk weer volledig is hersteld. Te vaak zijn werkgevers blij dat de medewerker is hersteld, maar staan ze onvoldoende stil bij de vraag of zijn werkvermogen de productiviteit levert die hoort bij de functie.

Vragen hierbij: 

• “Wat is er nodig om volledig te herstellen?”  
• “Wat is er nodig om dit vol te houden?”  

Meer weten over verzuim?

Heb jij te maken met verzuim en wil je inzicht krijgen in verschillende soorten verzuim? En wil je gesprekstechnieken leren om verzuim positief te beïnvloeden en leren omgaan met weerstand van verzuimers? Tijdens de training Effectieve verzuimbegeleiding en re-integratie gaan we concreet en praktisch in op de vraagstukken die van belang zijn, zodat je je verzuimbeleid naar een hoger niveau brengt.  

Bron: Marleen Teunis. Werken, iedereen wordt er beter van: Oplossingsgericht verzuimmanagement. VMN Media, 25 oktober 2014, 2e druk.