Uitdaging

Het doorvoeren van veranderingen vereist specifieke vaardigheden. Of je nu als consultant oplossingen bij de klant wil implementeren of als interne adviseur veranderingen voorstelt, je moet kunnen inspelen op doelstellingen en het proces kunnen managen. ICM docent Wouter Duinker verzorgt trajecten op het gebied van verander- en adviesvaardigheden en deelt wat hierbij komt kijken.

Waarom soft skills hard nodig zijn bij veranderingen

Een verandering op de werkvloer kan veel impact hebben: processen en manieren van werken veranderen én gedragsverandering is nodig. Neem bijvoorbeeld een nieuwe softwareoplossing. Het kan technisch nog zo goed in elkaar zitten, maar als medewerkers niet worden meegenomen in de nut en noodzaak en worden begeleid in de benodigde gedragsverandering, dan kan dat negatief op het systeem of de oplossing afstralen.

Een voorbeeld: de consultants van Trivest implementeren softwareoplossingen bij klanten. Ze zijn inhoudelijk technisch opgeleid en kiezen ervoor zich extra in soft skills te trainen om in de korte tijd die ze bij de klant zijn de verandering goed door te voeren. Er bestaat bij de klant vaak een spanningsveld tussen de waan van de dag en het implementatieproject. Je leest hier meer over het opleidingstraject dat de consultants hierbij helpt.

Ook voor beleidsadviseurs is het belangrijk om over verandervaardigheden te beschikken. Zij hebben geen formele macht maar zijn wel verantwoordelijk om over afdelingen heen resultaat te bereiken. Soft skills helpen hen bij het achterhalen van de behoeften, het ‘contracteren’ van een heldere opdracht, het communiceren van hun visie en het aanspreken van mensen op hun verantwoordelijkheid in het veranderproces.

Stap 1: Nut en noodzaak verhelderen

Ben je betrokken bij het doorvoeren van een verandering, dan moet je allereerst met elkaar nut en noodzaak boven tafel krijgen. Bepaalde doelstellingen worden momenteel niet behaald, wat is het gevolg en waarom is dat erg? Hoe gaat de aanstaande verandering eraan bijdragen dat ze wél worden behaald? Op basis van welke criteria ga je meten of je succesvol bent met de verandering of implementatie? Waar moet de oplossing op hoofdlijnen aan voldoen?

Wouter Duinker: “Ik zie dat adviseurs snel geneigd zijn de opdrachtgever te volgen in een bepaalde oplossingsrichting voordat het probleem goed doorgrond is. Soms heeft de opdrachtgever zelf al een oplossing bedacht, terwijl hun probleem beter opgelost kan worden met iets anders. Je maakt jezelf een waardevolle partner als je scherp doorvraagt bij de opdrachtgever welke doelstellingen hij nu niet bereikt en hoe het er concreet uitziet als dat wel lukt: waar merk je dat aan, wat is dan beter op elkaar afgestemd dan nu, hoe ziet het gedrag van medewerkers eruit, op welke wijze wordt er samengewerkt?

Natuurlijk moet je scherp in beeld krijgen wat de verandering de organisatie oplevert. Bijvoorbeeld in het geval van een software implementatie: stel dat een nieuw softwaresysteem op basis van dagdelen inzicht geeft in de uren die nodig zijn om producten te maken. Dan kun je veel efficiënter het vaste personeel inzetten en flexibel personeel inhuren. In de huidige marktomstandigheden is dit van essentieel om een gezonde marge op producten te blijven maken en daarmee een gezond bedrijf te blijven.

Helderheid in nut en noodzaak van een verandering helpt zowel de adviseur als de opdrachtgever de mensen mee te nemen in het veranderverhaal en hen actief te betrekken bij het realiseren ervan.”

Stap 2: Het proces managen

Als de nut en noodzaak van de verandering op hoofdlijnen helder zijn, ga je op een koerszoekende manier kijken hoe de verandering concreet gerealiseerd kan worden. Hoe ziet het proces eruit? Eén manier om dit te doen is mededelen wat de stappen zullen zijn. Een betere manier is samen bedenken: hoe gaan we dit doen? Hoe creëren we tegelijkertijd sturing op het realiseren van de inhoudelijke oplossingen en het creëren van draagvlak voor deze oplossingen? Hoe benutten we de sterktes van de organisatie en hoe gaan we om met ingesleten patronen die de verandering mogelijk tegenwerken? Welke rol spelen leidinggevenden in het vertellen van het veranderverhaal? Door hier samen over na te denken, aangestuurd door een leidende projectgroep, vergroot je betrokkenheid en actieve bijdrage van iedereen die ermee te maken heeft.

Wouter Duinker: “In mijn ogen gaat verandermanagement voor een groot deel over afspraken maken over het proces: wat is ieders rol in de samenwerking? Wat verwacht je van elkaar en hoe geef je feedback? Mensen die inhoudelijk geschoold zijn, zijn vaak niet gewend zoveel aandacht te geven aan de communicatie eromheen. Maar het is een vereiste om de verandering soepel door te voeren.”

DISC en trainingsacteurs

DISC is een methode om gedrag te herkennen. Iedereen heeft andere communicatievoorkeuren en dit herkennen en erop inspelen helpt om elkaar beter te begrijpen en communicatie soepeler te laten verlopen. Wouter: “Stel, een beleidsadviseur heeft te maken met een rode (dominante) wethouder, dan moet je tegenwicht kunnen bieden en tegelijkertijd aansluiten. Stel je je te bescheiden op en laat je onvoldoende eigen visie zien, dan kan het zijn dat de ander geen vertrouwen in je krijgt.

Om hiermee te oefenen werken we in leertrajecten met trainingsacteurs. Dit helpt zeer goed om gedrag te leren herkennen en communicatie- en procesvaardigheden te verdiepen. Onuitgesproken (maar voelbare) weerstand bevragen is vaak nieuw en het kan spannend zijn, maar dat komt omdat we het niet of weinig hebben geleerd in ons schoolsysteem. Als je vaardiger wordt in iemand aanspreken op zijn verantwoordelijkheid, confronteren en feedback geven op patronen die zich herhalen, dan neemt je effectiviteit significant toe. Het gaat erom geen aannames te doen maar tegenwerkend gedrag te bevragen voordat het de verandering echt gaat belemmeren. Daar zit je impact voor minstens 50%.”

Hoe kunnen wij je verder helpen?

Wil je met je team veranderingen leren doorvoeren? We bieden de training Verandermanagement (verkorte variant) en Verandermanagement in 5 maanden incompany aan. Neem contact op met onze consultant Femke van der Horst om te bespreken hoe wij je verder kunnen helpen. Zij is bereikbaar via Femke.van.der.horst@icm.nl of 030 – 755 18 12.