Hybride werken: tips & ideeën
Vóór corona werkten we op kantoor, tíjdens corona werken we thuis en ná corona hebben we een keuze. Wat wordt de verhouding tussen thuis en op kantoor werken? Hoe werken we effectief en in verbinding samen als een deel van de werknemers op kantoor werkt en een deel thuis? Het toekomstbeeld van dit hybride werken roept tal van vragen en uitdagingen op. Daarom besloten we in een kleine groep leidinggevenden en HRM’ers op 21 april van gedachten te wisselen. In dit artikel zetten we de besproken ideeën op een rijtje.
Behoeftes verschillen
In organisaties waar enquêtes rond zijn gegaan blijkt al snel dat de behoefte per medewerker enorm verschilt: waar de een het heerlijk vindt om vijf dagen per week thuis te werken, snakt de ander naar het samenzijn op kantoor. Een mooi uitgangspunt is om nieuwe werkafspraken enerzijds langs de as van de medewerkersbehoefte te leggen en anderzijds langs de as van het organisatiebelang (waarbij je rekening houdt met je klanten/afnemers). Is er een match? Mooi. Zo niet, dan is een gesprek nodig.
Vraag je ook af of iedereen binnen een team dezelfde werkwijzen moet hanteren om dezelfde output te genereren. Maakt het voor de organisatie uit hóe werk gedaan wordt? Of gaat het erom dat resultaten behaald worden? En gelden voor leidinggevenden andere kaders dan voor medewerkers? Als in: moeten die vaker op kantoor zijn vanwege hun rol? En wat is daarvan weer het effect op andere medewerkers?
De ene medewerker vraagt om regels en kaders, de andere ziet zichzelf liever als een professional die eigen verantwoordelijkheid pakt. Het kan behulpzaam zijn om principes te formuleren waarbinnen teams en medewerkers vervolgens zelf keuzes kunnen maken. Denk aan principes als: de behoefte van de klant staat voorop, de functie van kantoor is een ontmoetingsplek, afspraken dienen tussen 10 en 4 gepland te worden, de balans en gezondheid van medewerkers moet in orde zijn et cetera. Tune regelmatig met elkaar in door te vragen hoe het gaat en maak samen afwegingen op basis van jullie principes. Ga als HR-afdeling ook regelmatig na of teamafspraken in lijn zijn met de organisatieafspraken en of losse afspraken en principes samen nog wel als één organisatie voelen.
Maak een reisplan
Tijdens onze brainstorm op 21 april gaven meerdere HRM-professionals aan de komende tijd te vergelijken met een reis die je met elkaar maakt. Een reis die je gaandeweg moet ervaren en waarin je aanpassingen moet doen waar nodig. Om leidinggevenden hierin te faciliteren kun je hen zogenaamde ‘praatplaten’ aanbieden met daarop onderwerpen waarover zij met medewerkers in gesprek kunnen. Niemand weet nog wat de reis ons gaat brengen, dus het is belangrijk om continu in gesprek te blijven, samen te leren en de reis (en dus de organisatie) samen vorm te geven.
Hybride overleggen: moeten we dat willen?
Met elkaar overleggen terwijl een deel samen op kantoor en een deel individueel thuis zit – de ene organisatie wil hier bij voorbaat niet aan beginnen, terwijl de andere organisatie de technische ondersteuning al klaar heeft staan. Laten we voorop stellen dat je aan de technische randvoorwaarden moet voldoen. Als je met je collega’s de webcam en microfoon niet aan de praat krijgt, dan houdt het natuurlijk al snel op.
Maar dan: de vergadering is gestart en jullie belanden in een vurige discussie. Er ontstaat een onderonsje tussen twee collega’s op kantoor waar de thuiswerkers met geen mogelijkheid tussen komen. En dan is het tijd voor een koffiepauze, waar bij het koffiezetapparaat de discussie zich volop voortzet. Logisch, misschien kun je je het nog van ‘vroeger’ herinneren: óók op de wandelgangen en tussendoor gebeurt er een boel. Maar wat doet dit met de betrokkenheid van de thuiswerker?
Het hybride overleg heeft nadelen maar ook voordelen, want de thuiswerker kan bij een overleg aanhaken en tegelijk in zijn of haar fijne thuiswerkbubbel blijven. Maar de nadelen zijn er zeker ook. Monitor daarom continu ieders tevredenheid en de effectiviteit van hybride overleggen. Maak daarnaast afspraken over welke vergaderingen bij voorkeur offline plaatsvinden en welke niet, en omarm hybride werken waarbij op afstand inloggen altijd geaccepteerd is. Dit om te voorkomen dat iemand door vele offline vergaderingen alsnog 5 dagen per week verplicht wordt om naar kantoor te gaan.
Denk out-of-the-box
Soms zijn we geneigd in vaste stramienen en traditionele werkwijzen te denken. Maar misschien vraagt de huidige situatie wel om nieuwe oplossingen. Waar bijvoorbeeld sommige organisaties een tekort aan ruimte hebben, hebben andere organisaties weer ruimte over. Kun je dan ruimte verhuren aan externen? Of kun je faciliteren dat medewerkers die behoefte hebben aan concentratie terecht kunnen op een werkplek in hun woonplaats? We gaan er soms blind vanuit dat thuiswerken productief is en dat mensen zich thuis beter kunnen concentreren, maar dat is door aanwezige kinderen of gebrek aan ruimte lang niet altijd het geval.
Verbinding creëren
Dat we elkaar minder zien betekent vaak ook dat we minder van elkaar op de hoogte zijn. We tikken elkaar minder gemakkelijk op de schouder en spreken elkaar ook niet meer bij het koffiezetapparaat. Terwijl dat soort gesprekken wél de samenwerking bevorderen. Een oplossing daarvoor is het organiseren van anonieme online koffiedates, waarbij je random gematcht wordt met collega’s om bij te praten.
Een van de deelnemers vertelde daarnaast dat ze in haar organisatie Mentimeter hadden gebruikt om inzichtelijk te maken hoe het met iedereen ging en waar mensen behoefte aan hadden. Zij stelden via deze tool vragen aan elkaar waarbij de antwoorden voor iedereen zichtbaar waren. Op basis daarvan maakten ze voor ieder team een actieplan ter verbetering van de situatie. Deze methode hielp om vraagstukken op de kaart te zetten. Zo kwam naar voren dat mensen sociale verbinding enorm misten en zodoende organiseren ze in dit bedrijf nu twee keer per week activiteiten zoals yogasessies, bier- en wijncursussen en bijeenkomsten om in te leren en ontwikkelen.
Behoefte aan nieuwe competenties
Het vraagt competenties van mensen om het gesprek aan te gaan en voor zichzelf richting te bepalen. Geen gek idee dus om te investeren in het persoonlijk leiderschap en de gespreksvaardigheden van medewerkers.
Blijf in gesprek
Eigenlijk geldt voor alle thema’s en vraagstukken van hybride werken: ga in gesprek en creëer een proces waarbij je schakelt op basis van wat er gebeurt. Vraag je telkens af of je in een stramien vastzit, of dat je iets moet loslaten. Zorg dat je informatie krijgt van mensen over ieders verwachtingen en behoeftes en onderzoek hoe je ondanks al die individuele- en teamafspraken toch één organisatiecultuur blijft vormen.
Behoefte aan begeleiding? Of wil je vrijblijvend met onze experts sparren over de situatie in jouw organisatie? We vinden het leuk als je contact zoekt en denken graag met je mee! Bel ons via 030 29 19 888 of mail naar icm-incompany@icm.nl.