10 tips om te innoveren vanuit reflectie en verlangen

Iedere verandering begint met een verlangen. Een verlangen om ertoe te doen, om bij te dragen en te creëren. Traag versnellen betekent voor Arend Ardon stilstaan bij waar je van betekenis wilt zijn.

Als een collectief verlangen ontstaat, dan is het zaak dit prioriteit te geven boven de hectiek van alledag. De vraag is: hoe creëer je een klimaat waarin mensen een stem geven aan hun verlangen? Sta eens samen met je collega’s stil bij de volgende vragen:

• Waarvan dromen we?
• Voor wie willen we ons inzetten?
• Hoe willen we van waarde zijn?
• Wat willen we vooral blijven doen? Wat koesteren of waarderen we?
• Wat past beslist niet meer bij ons?

Laat de antwoorden hierop de start zijn van een fijne, positieve flow. In ieder volgend besluit of iedere volgende aanpak ligt een kans om de antwoorden op bovenstaande vragen na te streven. Laat het verlangen wat in jou en je collega’s zit leidend zijn in jullie handelen.

Een vernieuwend klimaat faciliteert leren en innovatie en geeft richting aan ons handelen. Typische kenmerken van zo’n klimaat zijn ruimte voor eigen initiatief, vertrouwen en tolerantie om fouten te maken, samenwerking en creativiteit. Dat klinkt aantrekkelijk, maar is niet altijd even gemakkelijk te realiseren. Druk, hectiek, onrust of onduidelijkheid kunnen ervoor zorgen dat vertrouwen ontbreekt, inefficiëntie ontstaat en dat mensen op elkaar gaan mopperen.

Eerder gaven we in het artikel Hoe werk je als leidinggevende aan een cultuur van vertrouwen? al handvatten om vertrouwen op de werkvloer te creëren. Arend Ardon geeft daarnaast nog zeven balancerende dynamieken die helpen om als team niet uit de bocht te vliegen:

• Ruimte komt met grenzen: het is de kunst om relevante (maar wel zo weinig mogelijk) kaders te bepalen die de speelruimte van professionals begrenzen. Aan deze duidelijke afspraken moet iedereen zich houden, maar daarbinnen heeft iedereen alle ruimte om te experimenteren en te vernieuwen.
• Vertrouwen komt met verantwoordelijkheid: durf erop te bouwen dat ieder zijn of haar rol professioneel invult. Bespreek bijvoorbeeld met je collega’s: wat hebben wij van elkaar nodig om elkaar echt te kunnen vertrouwen? Wat betekent dat voor onze verantwoordelijkheden? Welk gedrag laten wij dan zien?
• Gelijkwaardigheid komt met erkenning: een van de systemische basiswetten is die van rangorde. Wordt een bepaalde rangorde van posities en plekken erkend?
• Teamwork komt met eigenaarschap: teamwork en samenwerking staan of vallen met individuele verantwoordelijkheid. Hoe transparanter we spreken over individuele bijdragen, hoe krachtiger de samenwerking.
• Creativiteit komt met discipline: Vernieuwing vraagt om anders denken en kijken. Om creativiteit dus. Discipline is tegelijkertijd net zo belangrijk. Nadat je in inspirerende brainstorms tot nieuwe ideeën bent gekomen, is discipline nodig om focus te bepalen en vraagstukken concreet te maken. Wat ga je doen?
• Fouttolerantie komt met leren: “Fouten maken mag” is een leuke uitspraak, maar natuurlijk nooit onbegrensd waar. Sommige typen fouten streven we na, en sommige zijn ongewenst. Als riskante ideeën tot niets leiden, dan hoeft dat geen probleem te zijn. Maar slordig denken, matige vaardigheden en een slechte houding zijn wél kwalijk. Het gaat erom dat mensen blijven evalueren, leren en beter worden in het verkennen van nieuwe perspectieven.
• Durven komt met bezinning: Het vergt moed om buiten de gebaande paden te treden en ingesleten gewoontes ter discussie te stellen. Maar als je dit doet zonder bezinning, dan kun je doorschieten in roekeloosheid. En dán word je gecorrigeerd door anderen. Bezinning gaat over af en toe een blauwe plek accepteren als je je nek uitsteekt maar anderen niet met je meekrijgt. Het is van belang om in verbinding te blijven, je verhaal te delen en anderen met je mee te nemen.

Gewoontes of routines zijn van grote waarde. Ze helpen ons te overleven en snel te handelen. Maar het wordt riskant als we automatisch gedrag klakkeloos blijven herhalen in situaties waarin dat eigenlijk niet meer past. Wat doe je: terugvallen op oude gewoontes of echt vernieuwen?

Voorbeelden van momenten waarin automatisch gedrag niet langer loont zijn bijvoorbeeld:

• Je probeert anderen te overtuigen van jouw perspectief, maar ervaart keer op keer weerstand
• Je probeert een verandering in goede banen te leiden, maar krijgt voor de zoveelste keer kritiek op je aanpak
• Je hebt al meermalen geprobeerd om met collega’s een probleem op te lossen, maar nu heb je wéér te maken met datzelfde probleem.

Hoewel onze acties duidelijk niet leiden tot het gewenste effect, zijn we soms wel geneigd terug te vallen op oude gewoontes die hiertoe leidden. Ondanks dat hard hollen niet bijdraagt aan de oplossing, gaan we bijvoorbeeld nog harder hollen. Ondanks dat onze uitleg niet aankomt, gaan we nog meer uitleggen.

Defensieve redeneringen voorkomen dat we ervan leren en ons gedrag aanpassen. We stellen bijvoorbeeld dat een ongewenste uitkomst ligt aan de besluitvorming van het management, dat collega’s onvoldoende openstaan voor vernieuwing of dat het gewoon aan de stugge organisatiecultuur ligt. We erkennen niet altijd dat het probleem misschien bij ons ligt.

De volgende keer dat er een situatie voorkomt waarin je een voor jou typerende gewoonte vertoonde die minder effectief was dan gedacht, bedenk dan:

1. Hoe ziet jouw typerende gedrag eruit? Wat zeg of doe je? Of wat laat je juist na om te doen of zeggen?
2. Wat in de situatie (of de persoon met wie je in contact bent) ‘triggert’ jouw gedrag op dat moment?
3. Welke overtuiging, emotie of gedachte stuurt op dat moment jouw gedrag aan?
4. Welke overtuiging of gedachte helpt jou in die specifieke situatie?
5. Welk gedrag vertoon je dan waarschijnlijk?

De uitdaging is om op oude gewoontes te reflecteren als je merkt dat ze je niet meer helpen.

Collectief breken met oude gewoontes begint met goed observeren. Hoe gedragen mensen zich? En is dat consistent met jullie collectief verlangen? Spreek samen met collega’s af elkaars gedrag te observeren en heb aandacht voor hoe mensen op elkaar reageren, welke typerende aannames of denkbeelden terugkomen in overleggen en welke onderwerpen vooral jullie aandacht hebben. Hoe praten mensen? Remmende taal is bijvoorbeeld herhalend, defensief en passief. Lerende taal is onderzoekend, reflectief en actief. Wat spreekt je aan? En wat spreekt je minder aan? Wat vind je mooi? Reflecteer hier gezamenlijk op.

Als jij en je collega’s het idee hebben dat jullie met oude gewoontes vernieuwing in de weg zitten, ga dan eens met elkaar in gesprek over de volgende vragen: met welk gedrag creëren wij een plafond? Of: met welk gedrag produceren wij reflectie en zinvolle vertraging?

Vraag ook eens iemand buiten jullie afdeling of organisatie om jullie gedrag te observeren. Is wat diegene waarneemt illustratief voor jullie normale handelen? Wat illustreert jullie handelen precies? Welke behoefte dient die gewoonte? Wat willen jullie echt?

Het loskomen van oude gewoontes of patronen vraagt om vertraging te verdragen: houd jezelf tegen terug te grijpen op oude gewoontes en neem de tijd om nieuwe perspectieven en nieuw gedrag te verkennen. Reflecteer door even uit de actiestand te stappen en stil te staan bij het effect van jullie handelen. Oftewel: vertraag, verdraag en verken.

• Vertraag: stel vragen die aanzetten tot nadenken en reflectie, observeer het hier-en-nu, luister naar jullie gevoel
• Verdraag: zoek onzekerheid op door oude gewoontes los te laten en te erkennen dat je iets niet weet, bespreek het onbespreekbare, onderzoek ineffectiviteit
• Verken: experimenteer, breng nieuwe perspectieven in, pleit en onderzoek

Vernieuwing ontstaat nooit op bekend terrein. Dus zoek het onbekende actief op via andere perspectieven, andere werkvormen, andere plekken en andere gesprekspartners. Zoek bijvoorbeeld op LinkedIn iemand op met een soortgelijke functie, en stel voor om samen koffie te drinken en inspiratie uit te wisselen.

Creëer daarnaast eens kleine disrupties van bestaande gewoontes. Nodig je collega’s actief uit om een standaard werkwijze los te laten en iets op een andere manier te doen. Dit ontregelen is een manier om alert te blijven en open te staan voor nieuwe mogelijkheden.

Bied daarbij actief ruimte aan experimenten en leer van de effecten. Alle uitkomsten vormen leerzame informatie. Probeer bijvoorbeeld eens drempels als gebrek aan tijd en geld weg te denken. Wat zou je doen als je alle tijd, zelfvertrouwen en macht had?

Breek met vaagheid, besluit wie je wilt zijn en vertoon concreet en passend gedrag. Hieronder vind je drie basiselementen waarmee je nieuw, gewenst gedrag eigen maakt. Houd als vertrekpunt steeds voor ogen wie je wilt zijn.

1. Bepaal met welk nieuw, gewenst gedrag je wilt reageren als een bepaalde situatie zich voordoet.
   1. Kies concrete situaties die als trigger dienen om het gewenste gedrag te vertonen, bijvoorbeeld een formele vergadersetting waarin je minder afstandelijk wilt zijn, het moment dat iemand je een kritische vraag stelt waarbij je minder defensief wilt reageren of een moment waarop je stress ervaart en je slecht luistert naar de mensen om je heen.
   2. Selecteer vaste, nieuwe gewoontes die passen bij wie je wilt zijn. Heet bijvoorbeeld voortaan iedereen individueel welkom in een vergadering. Of erken bij een kritische vraag dat het een goede vraag is, en dat je even over het antwoord moet nadenken.
2. Ontwerp kleine gewoontes.
   1. Maak het gedrag zo simpel dat je er gemakkelijk trouw aan bent, ook als je er eigenlijk niet zo’n zin in hebt.
   2. Maak het jezelf gemakkelijk door de drempel zo laag mogelijk te houden. Wil je bijvoorbeeld vaker waardering tonen voor collega’s door af en toe een kaartje te sturen, koop dan een stapel kaarten en leg ze klaar op je bureau.
3. Beloon jouw inzet direct door er een klein geluksmoment van te maken.
   1. Veranker het gedrag in je brein met subtiele beloningen, bijvoorbeeld een kop koffie of het draaien van je lievelingsnummer
   2. Deel jouw gewenste gedrag met collega’s, zodat zij je kunnen steunen.

Het kan helpen je gedragsexperiment als volgt te formuleren: iedere keer als ik … dan doe ik … en beloon ik mezelf meteen door…

In elk gedrag, iedere handeling en beslissing bepalen we of we het verleden herhalen of dat we bewust nieuw gedrag ontwikkelen. Om onze geambieerde toekomst te creëren, is robuuste consistentie nodig zodat in alles wat we doen een nieuwe situatie ontstaat.

Bespreek met je collega’s de volgende vragen:

• Hoe draagt de inrichting van ons werk bij aan ons verlangen en aan een klimaat van leren en experimenteren?
• Hoeveel ruimte is er voor multidisciplinaire samenwerking? Hoe zou die ruimte vergroot kunnen worden?
• Hoeveel ruimte bieden bestaande processen om te experimenten en te leren?
• Welke processen ontmoedigen mensen om zich actief in te zetten voor vernieuwing?
• In welke mate sluiten werving en selectie aan op ons verlangen?
• Hoe verlopen managementgesprekken? Is dat verloop in lijn met het nagestreefde klimaat?
• Welk voorbeeldgedrag vertonen leiders in onze organisatie?
• Hoeveel ruimte is er in overleggen voor ieders inbreng? In hoeverre staan we open voor verrassing?
• In welke mate staan we open voor nieuwe perspectieven?
• Welke mogelijkheden zien we in onze fysieke werkomgeving om dagelijkse prikkels te creëren die ons herinneren aan ons gewenste gedrag?
• Hoe maken we voortgang in ons proces zichtbaar voor anderen in de organisatie?
• Hoe kunnen we overleggen zo organiseren dat er vóór, tijdens en na een overleg maximale verbinding ontstaat tussen de aanwezigen?

Je kent het verlangen of het perspectief van jouw team, afdeling of organisatie. Je weet wie jullie willen zijn. En je weet ook van jezelf wat je verlangt en wat je wilt betekenen. Nu is het tijd om je verlangen om te zetten in kleine gedragingen waarmee je gaat experimenteren. Daarin maakt het niet uit welke rol je binnen het team hebt, hoewel je als leidinggevende wel meer mogelijkheden hebt om anderen te ondersteunen.

Volgens Arend Ardon herken je reflectief en krachtig leiderschap aan vijf fundamentele kenmerken:

• Iemand heeft continu een visie of collectief verlangen voor ogen, dat richting geeft en positieve energie aanwakkert.
• Iemand is intens reflectief en onderzoekt in alle openheid eigen gewoontes en aannames.
• Iemand handelt enorm consistent en moedigt anderen ook aan consistent te handelen vanuit het gezamenlijk verlangen.
• Iemand verdraagt het onvoorspelbare en stelt teruggrijpen op het bekende uit.
• Iemand experimenteert volop en organiseert kleine disrupties van het bekende.

Verdiep je verder in bovenstaande tips door het boek ‘Traag versnellen’ van Arend Ardon zelf te lezen. Of kies ervoor begeleiding van een ervaren veranderaar in te schakelen en in een groep met gelijkgestemden te leren in een training als Verandermanagement of Innovatiemanagement bij ICM. Let op: we maken in deze trainingen geen gebruik van bovengenoemd boek. Wil je samen met jouw team een incompany traject starten? Of gezamenlijke sessies onder begeleiding organiseren? Neem dan contact op met ons Incompany team voor een maatwerkoplossing.

In een vernieuwend en positief klimaat gaan leren, experimenteren en innoveren hand in hand met het ervaren van plezier. Geef ruimte aan positiviteit, ontspanning en plezier en groei in verbinding met elkaar, maak stappen als team en kom zo je collectieve verlangens tegemoet!