Sta je op het punt om een communicatieplan te schrijven? In dit artikel lopen we de 10 benodigde stappen met je door. We interviewden hiervoor expert en docent Arnie Mensink. Sinds 2004 is hij actief als docent bij ICM voor de categorie Communicatie & Media. Daarnaast heeft hij al meer dan 20 jaar een eigen communicatieadviesbureau.
Een communicatieplan is de uitwerking van communicatieactiviteiten en -middelen die bijdragen aan het succes van de organisatie. Als je hebt onderzocht waar je als organisatie heen wilt, dan kun je een communicatieplan schrijven om je doelgroepen hierover te informeren en hierin mee te nemen. Communicatieplannen zijn er in vele vormen. Zo kennen we plannen voor:
Welk type plan je maakt, hangt af van het organisatiedoel waaraan het plan moet bijdragen.
Zo dient een marketingcommunicatieplan een marketingprobleem te helpen oplossen. Denk bijvoorbeeld aan het marketingdoel om het komende jaar via online verkoop 60% meer producten af te zetten bij consumenten. Dan ontwikkel jij het plan dat consumenten voorziet van de kennis en argumenten waardoor ze (meer) geneigd zijn bij jouw organisatie te kopen.
Eigenlijk is het de invulling van de P van Promotie van de marketingmix. En zonder Marketingdoel of -plan heeft een marketingcommunicatieplan niet zo veel zin. Hoe je een sterk marketingplan schrijft, lees je hier.
Het doel van een communicatieplan is dat je op een georganiseerde manier toewerkt naar het bereiken van een communicatiedoel. Je onderzoekt en werkt planmatig uit welke communicatieactiviteiten je wanneer inzet om je communicatieprobleem of -doelstelling te realiseren. Daarnaast helpt een plan om te monitoren hoe de activiteiten verlopen en om te meten of je je doel bereikt.
Een communicatieplan bestaat uit grofweg 10 stappen:
De analysefase is de basis van het plan. Theoretisch gezien begin je met een externe en interne analyse, vervolgens maak je een SWOT-analyse en daar komt een probleem uit. In de praktijk heb je vaak al signalen opgevangen. Je weet dat er intern of extern iets moet gebeuren. Ook dan is het nog steeds noodzakelijk dat je begint met de analysefase. Afhankelijk van het probleem onderzoek je waarom je het probleem moet aanpakken en wat er gebeurt als je het niet doet.
De conclusie die je kunt trekken uit de analysefase, formuleer je in de probleemstellingfase.
Je geeft antwoord op de vraag: ‘Waarom maak ik dit plan?’. Of anders geformuleerd: ‘welk communicatieprobleem los ik eigenlijk op?’.
In deze stap maak je de doelgroep concreet: met wie wil je eigenlijk ‘in gesprek’? Hoeveel mensen zijn dat? Mik ik misschien op meer dan één doelgroep, omdat bij hen andere zaken belangrijk zijn?.
Op het moment dat je je doelgroepen hebt gedefinieerd, definieer je per doelgroep de communicatiedoelen die je wilt bereiken. Je maakt SMART communicatiedoelstellingen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Het concreet en meetbaar maken van je doel is belangrijk, omdat je in de evaluatiefase wilt aantonen dat het communicatieplan gewerkt heeft. Je vraagt je hierbij onder meer af: wat moeten ze in elk geval weten, vinden, doen of gedaan hebben?
Een communicatiestrategie geeft richting aan de manier waarop je je communicatiedoelstellingen gaat behalen. Welke strategie je kiest, is afhankelijk van je doel en je doelgroep. In deze fase geef je ook aan welk type middelen je inzet en welke toonzetting je belangrijk vindt.
In stap 6 vertaal je de communicatiestrategie naar een boodschap. Wat wil je de doelgroep(en) vertellen en met welke boodschap realiseer je verandering in kennis, houding of gedrag? Dit kan voor iedere doelgroep anders zijn.
Nadat je de boodschap hebt bepaald, stel je vast op welke manier je de boodschap aan je doelgroep gaat overbrengen. Je omschrijft welke media, evenementen, en communicatiemiddelen je gebruikt. Uitgangspunt is natuurlijk dat je je doelgroep zo efficiënt mogelijk bereikt.
Dit is een overzichtelijke weergave van de periode van het communicatieplan. In de planningsfase breng je heel concreet in kaart wanneer je welk middel hoe vaak inzet.
Nu je hebt vastgesteld met welke middelen je het doel van het communicatieplan realiseert, bepaal je het benodigde budget. Alle kosten die nodig zijn voor de ontwikkeling, productie, plaatsing en distributie van de middelen neem je op. Eventueel ook de extra personeelskosten die nodig zijn om het plan uit te voeren.
In stap 10, de evaluatiefase, beschrijf je hoe je meet of de communicatiedoelstellingen (zoals geformuleerd in stap 3) behaald zijn. Bovendien houd je tussentijds de vinger aan de pols om tijdig te zien of je moet bijsturen.
Heb je interesse in het communicatievak? Ben je in je huidige baan al bezig met communicatietaken, maar wil je dit verder professionaliseren? Of wil je een theoretische basis leggen als communicatieprofessional? Dan is de NIMA A Communicatie opleiding iets voor jou! Dit levert het je op:
Je kunt kiezen uit:
We helpen je graag met een persoonlijk advies over welke opleiding of training het beste bij je past. Maar ook voor praktische vragen kun je terecht bij onze adviseurs.
Wij zijn te bereiken op 030 - 29 19 888 van maandag t/m vrijdag van 08.30 tot 17.30 uur.
Voor meer informatie kan je ook de ICM Brochure bestellen