Via deze 10 stappen schrijf je een communicatieplan
Sta je op het punt om een communicatieplan te schrijven? In dit artikel lopen we de 10 benodigde stappen met je door. We interviewden hiervoor expert en docent Arnie Mensink. Sinds 2004 is hij actief als docent bij ICM voor de categorie Communicatie & Media. Daarnaast heeft hij al meer dan 20 jaar een eigen communicatieadviesbureau.
Wat is een communicatieplan?
Een communicatieplan is de uitwerking van communicatieactiviteiten en -middelen die bijdragen aan het succes van de organisatie. Als je hebt onderzocht waar je als organisatie heen wilt, dan kun je een communicatieplan schrijven om je doelgroepen hierover te informeren en hierin mee te nemen. Communicatieplannen zijn er in vele vormen. Zo kennen we plannen voor:
- Interne communicatie
- Corporate communicatie
- Public affairs
- Issuemanagement
- Crisiscommunicatie
- Investor relations of financiële communicatie
- Community relations
- Arbeidsmarktcommunicatie
- Marketingcommunicatie
Welk type plan je maakt, hangt af van het organisatiedoel waaraan het plan moet bijdragen.
Zo dient een marketingcommunicatieplan een marketingprobleem te helpen oplossen. Denk bijvoorbeeld aan het marketingdoel om het komende jaar via online verkoop 60% meer producten af te zetten bij consumenten. Dan ontwikkel jij het plan dat consumenten voorziet van de kennis en argumenten waardoor ze (meer) geneigd zijn bij jouw organisatie te kopen.
Eigenlijk is het de invulling van de P van Promotie van de marketingmix. En zonder Marketingdoel of -plan heeft een marketingcommunicatieplan niet zo veel zin. Hoe je een sterk marketingplan schrijft, lees je hier.
Wat is het doel van een communicatieplan?
Het doel van een communicatieplan is dat je op een georganiseerde manier toewerkt naar het bereiken van een communicatiedoel. Je onderzoekt en werkt planmatig uit welke communicatieactiviteiten je wanneer inzet om je communicatieprobleem of -doelstelling te realiseren. Daarnaast helpt een plan om te monitoren hoe de activiteiten verlopen en om te meten of je je doel bereikt.
Uit welke stappen bestaat een communicatieplan?
Een communicatieplan bestaat uit grofweg 10 stappen:
1. Analyse
De analysefase is de basis van het plan. Theoretisch gezien begin je met een externe en interne analyse, vervolgens maak je een SWOT-analyse en daar komt een probleem uit. In de praktijk heb je vaak al signalen opgevangen. Je weet dat er intern of extern iets moet gebeuren. Ook dan is het nog steeds noodzakelijk dat je begint met de analysefase. Afhankelijk van het probleem onderzoek je waarom je het probleem moet aanpakken en wat er gebeurt als je het niet doet.
2. Probleemstelling
De conclusie die je kunt trekken uit de analysefase, formuleer je in de probleemstellingfase.
Je geeft antwoord op de vraag: ‘Waarom maak ik dit plan?’. Of anders geformuleerd: ‘welk communicatieprobleem los ik eigenlijk op?’.
3. Doelgroep definiëren
In deze stap maak je de doelgroep concreet: met wie wil je eigenlijk ‘in gesprek’? Hoeveel mensen zijn dat? Mik ik misschien op meer dan één doelgroep, omdat bij hen andere zaken belangrijk zijn?.
4. Doelstellingen
Op het moment dat je je doelgroepen hebt gedefinieerd, definieer je per doelgroep de communicatiedoelen die je wilt bereiken. Je maakt SMART communicatiedoelstellingen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Het concreet en meetbaar maken van je doel is belangrijk, omdat je in de evaluatiefase wilt aantonen dat het communicatieplan gewerkt heeft. Je vraagt je hierbij onder meer af: wat moeten ze in elk geval weten, vinden, doen of gedaan hebben?
5. Strategie
Een communicatiestrategie geeft richting aan de manier waarop je je communicatiedoelstellingen gaat behalen. Welke strategie je kiest, is afhankelijk van je doel en je doelgroep. In deze fase geef je ook aan welk type middelen je inzet en welke toonzetting je belangrijk vindt.
6. Kernboodschap
In stap 6 vertaal je de communicatiestrategie naar een boodschap. Wat wil je de doelgroep(en) vertellen en met welke boodschap realiseer je verandering in kennis, houding of gedrag? Dit kan voor iedere doelgroep anders zijn.
7. Middelen
Nadat je de boodschap hebt bepaald, stel je vast op welke manier je de boodschap aan je doelgroep gaat overbrengen. Je omschrijft welke media, evenementen, en communicatiemiddelen je gebruikt. Uitgangspunt is natuurlijk dat je je doelgroep zo efficiënt mogelijk bereikt.
8. Planning
Dit is een overzichtelijke weergave van de periode van het communicatieplan. In de planningsfase breng je heel concreet in kaart wanneer je welk middel hoe vaak inzet.
9. Budget
Nu je hebt vastgesteld met welke middelen je het doel van het communicatieplan realiseert, bepaal je het benodigde budget. Alle kosten die nodig zijn voor de ontwikkeling, productie, plaatsing en distributie van de middelen neem je op. Eventueel ook de extra personeelskosten die nodig zijn om het plan uit te voeren.
10. Evaluatie
In stap 10, de evaluatiefase, beschrijf je hoe je meet of de communicatiedoelstellingen (zoals geformuleerd in stap 3) behaald zijn. Bovendien houd je tussentijds de vinger aan de pols om tijdig te zien of je moet bijsturen.
Wat is de toegevoegde waarde van een NIMA A Communicatie diploma?
Heb je interesse in het communicatievak? Ben je in je huidige baan al bezig met communicatietaken, maar wil je dit verder professionaliseren? Of wil je een theoretische basis leggen als communicatieprofessional? Dan is de NIMA A Communicatie opleiding iets voor jou! Dit levert het je op:
- Je hebt nu een beknopt overzicht van de onderdelen van een communicatieplan. Tijdens de opleiding diepen we dit verder uit waardoor je in staat wordt zelf zo’n plan op te stellen.
- Je leert specifieke communicatiemedia goed te gebruiken, zoals social media, website, nieuwsbrieven, advertenties in tijdschriften en sponsoring.
- Je legt een goede basis als (toekomstige) communicatieprofessional en gaat vol enthousiasme het vak in.
Je kunt kiezen uit: