Strategische Personeelsplanning (SPP): Zo los je uitdagingen in jouw personeelsbezetting op

Worstel je als HR-professional, teamleider of manager met personeelsuitdagingen? Wil je jouw organisatie klaarstomen voor de toekomst? Onze HR-expert en trainer Marili van Wijk weet als geen ander hoe je jouw organisatie toekomstbestendig maakt dankzij een strategische personeelsplanning. Tijdens de ICM Kennisparade van 16 oktober gaf HR-expert en strategisch adviseur Marili van Wijk een leerzame workshop hierover. Mocht je er niet bij zijn geweest, dan hebben we hieronder de belangrijkste elementen op het gebied van strategische personeelsplanning voor je! Ontdek wat jij morgen anders kunt doen.

Wat is strategische personeelsplanning (SPP)?

Strategische personeelsplanning (SPP) is een proces waarbij organisaties vooruitkijken naar de toekomst om te bepalen welke personeelsbehoeften ze zullen hebben. Een cruciaal onderdeel van SPP is de GAP-analyse, die helpt organisaties te begrijpen waar ze nu staan en wat ze in de toekomst nodig hebben. Je maakt een GAP-analyse door de huidige vaardigheden en andere kengetallen van HR te analyseren, zoals aanwezige competenties en talenten, opleidingsniveau, gegevens van in-, door- en uitstroom, verzuim en werkplezier/tevredenheid. Het is belangrijk om te bepalen welke competenties en kwaliteiten in de toekomst nodig zijn, wat kan betekenen dat huidige functies veranderen of verdwijnen en nieuwe functies ontstaan.

Je kunt verschillende HR-strategieën inzetten om ervoor te zorgen dat medewerkers blijven passen bij de organisatie, Het is goed om medewerkers te betrekken bij het proces door hen te laten nadenken over toekomstige ontwikkelingen en wat dit betekent voor hun werk. Dit helpt draagvlak te creëren en benodigde competenties te identificeren. Tijd voor de juiste mensen op de juiste plek, nu en in de toekomst!

Wat kun je doen om te bedenken hoe het toekomstbeeld eruitziet voor jouw organisatie?

Geen zorgen, het is geen koffiedik kijken! Om het toekomstbeeld van je organisatie te bepalen, kun je kijken naar de huidige trends en ontwikkelingen. Op basis daarvan maak je een interne en externe analyse. Hieronder zie je een aantal modellen die jou kunnen helpen met het analyseren:

Toekomstbeeld:

1. Externe ontwikkelingen: Het DESTEP-model is erg geschikt om macro-omgevingsfactoren in kaart te brengen. Dit zijn de onderdelen van het DESTEP-model:
   • Demografie: Dit omvat veranderingen in de bevolkingsgroei, vergrijzing en ontgroening. Het is belangrijk om jong talent aan te trekken en te behouden.
   • Economie: Economische factoren zoals bezuinigingen en politieke beslissingen hebben invloed op organisaties. Veranderingen in de wetgeving kunnen bijvoorbeeld directe gevolgen hebben voor het werk.
   • Sociaal: Sociale ontwikkelingen, zoals de behoefte aan werkgeluk en de invloed van technologie op de werkplek, spelen een rol. Medewerkers moeten zich kunnen aanpassen aan nieuwe technologieën.
   • Technologie: Technologische vooruitgang, zoals robotisering en nieuwe systemen, vereist dat medewerkers nieuwe competenties ontwikkelen.
   • Ecologie: Dit zijn aspecten die betrekking hebben op duurzaamheid voor mensen en natuur en milieuvriendelijke praktijken.
   • Politiek: Politieke beslissingen, zoals wetgeving en pandemieën, hebben een grote impact op organisaties en hun werkwijzen.
2. Interne ontwikkelingen: Wat is de missie, visie en strategie waar je heen wilt met elkaar als organisatie?
3. Analyse gewenst toekomstig personeelsbestand: Kijk naar waar je wilt staan op lange termijn, bijvoorbeeld over drie of vijf jaar. Waar moet je op inzetten qua personeel om daar te komen? Hierbij kun je kijken naar de arbeidsmarkt en welke kwalitatieve en kwantitatieve personeelskeuze je kunt maken om aan te sluiten op jouw strategie.

9 GRID-model

Het 9 GRID-model geeft een goed startpunt voor succesvolle talentontwikkeling van jouw medewerkers. Het is een hulpmiddel en niet een doel op zich. En je moet het zorgvuldig gebruiken,  zoals Marili van Wijk benadrukt: ‘We kunnen geen mensen in hokjes plaatsen’. De tabel maakt in één oogopslag duidelijk hoe jouw mensen presteren in vergelijking met hun collega’s. Daarnaast geeft de tabel een beeld van de mogelijke (loopbaan)ontwikkeling van jouw mensen en team. Daarom is het handig om dit model te gebruiken om de huidige personeelssituatie in kaart te brengen, maar het kan ook behulpzaam zijn ter voorbereiding van evaluatiegesprekken.

Het is nuttig om het model op twee manieren in te vullen:

• Wat zou deze werknemer kunnen?
• Wat zou deze werknemer willen?

Dit geeft extra input om mee aan de slag te gaan. Per vakje zijn er acties die je kunt uitvoeren met mensen, vooral met degenen met veel doorgroeimogelijkheden. Het is belangrijk om te weten welke functies in de toekomst nodig zijn en wat mensen leuk vinden en willen doen. Gebruik modellen of vragenlijsten om leidinggevenden te helpen dit te bepalen. Bijvoorbeeld, het boek Strategische Personeelsplanning van Hanneke Moonen biedt vragenlijsten die je kunt gebruiken. Ook intercollegiale toetsing kan helpen, waarbij meerdere leidinggevenden samenkomen om te oefenen en elkaar feedback te geven.

Als je al wat ervaring hebt, pitch het dan eens aan je collega’s. Je kunt elkaar vragen stellen zoals: “Hoeveel procent in ons team is aankomend talent?” Als je dit hebt ingevuld, heb je je huidige situatie in kaart gebracht.

Hoe bepaal je de GAP-analyse en de nieuwe HR-strategie?

Vervolgens kan je het SWOT-model goed inzetten om de huidige vaardigheden, competenties en capaciteiten van het personeel te analyseren. Dit zijn de vier kwadranten van het SWOT model:

• Sterktes (Strengths): Dit zijn de interne kwaliteiten en competenties van een team of organisatie. Bijvoorbeeld, welke krachten en vaardigheden zijn aanwezig binnen het team?
• Zwaktes (Weaknesses): Dit zijn de interne tekortkomingen of gebieden waar verbetering nodig is. Bijvoorbeeld, welke zwaktes zijn er binnen het team die aangepakt moeten worden?
• Kansen (Opportunities): Dit zijn de externe factoren die een positieve invloed kunnen hebben op de organisatie. Bijvoorbeeld, welke kansen kunnen benut worden om bedreigingen aan te pakken?
• Bedreigingen (Threats): Dit zijn de externe factoren die een negatieve invloed kunnen hebben op de organisatie. Bijvoorbeeld, welke bedreigingen zijn er en hoe kunnen deze kleiner gemaakt worden?

Op basis van de SWOT-analyse kun je goed de GAP-analyse uitvoeren, kortom: de huidige vaardigheden analyseren en de toekomstige behoeften identificeren. Je weet immers nu goed waar de sterke en zwakke kanten zitten in jouw organisatie. Waar zitten er gaten tussen het huidige beleid en je toekomstige beleid? Waar wil je graag op inspelen met jouw organisatie? Wat voor stappen kunnen jullie zetten in het personeelsbeleid om in de toekomst aan te sluiten op deze doelstellingen?

Om jouw personeelsbeleid te optimaliseren, kun je vervolgens met allerlei subthema’s van je HR-strategie aan de slag. Een overzicht van de verschillende onderdelen zie je hieronder:

Wat kun jij morgen anders doen?

Dit is een hoop informatie om te verwerken, dus daarom de tip: denk groot en begin klein! Wat doe jij morgen anders? Waarom nu al beginnen? Omdat je voorbereid wilt zijn op toekomstige ontwikkelingen. Door nu al te starten, spreek je creativiteit en innovatie bij jezelf en anderen aan. Alles verandert voortdurend en er is nog een hele wereld daarbuiten waar we geen weet van hebben. Samen gaan we ontdekken, beweging creëren en zaadjes planten voor een betere toekomst.