Ook voor projecten geldt: ‘een goed begin is het halve werk’

Een goede projectvoorbereiding is de basis voor een goede uitvoering. Een goed begin is immers het halve werk. Aan het eind van de projectvoorbereiding moet je antwoord kunnen geven op een aantal basisvragen, de zogenaamde ‘zeven wijze W’s’:

1. Waarom wil de opdrachtgever dat dit project wordt uitgevoerd?

Stel vast wat het doel van het project is. Het doel is niet hetzelfde als het resultaat: het doel is de verandering waaraan het projectresultaat moet bijdragen. Welke verandering wordt hier nagestreefd?

2. Wat moet het resultaat van het project zijn?

Beschrijf de gewenste uitkomst van het project zo concreet mogelijk en probeer dit bovendien SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) te doen. Wat moet er gerealiseerd zijn om de uitvoering van het project als een succes te beschouwen?

3. Wanneer moet het project afgerond zijn en wanneer moeten de tussenresultaten gereed zijn?

Stel vast in welke stappen het project moet worden gerealiseerd en welke tussenresultaten er bij die stappen horen. Dit maakt duidelijk wanneer er beslissingen nodig zijn en wanneer de terugkoppeling naar de opdrachtgever plaatsvindt. Hierdoor wordt de projectuitvoering inzichtelijk en beheersbaar.

4. Met wie voeren we het project uit?

Als het projectresultaat goed gedefinieerd is en er is vastgesteld hoe je het denkt te gaan behalen, kun je gaan nadenken over de inrichting van het project. Wie zijn er allemaal nodig en hoe organiseer je dit? Wie legt verantwoording af aan wie? In de projectinrichting kun je het samenspel zo optimaal mogelijk vormgeven.

5. Waarmee (met welke middelen) moet het resultaat behaald worden?

Kijk naar de mensen, de middelen en het materieel dat nodig is om het project uit te voeren. Stel daarnaast een middelenplanning op waarin staat welke middelen op welk moment nodig zijn, zodat op basis hiervan een begroting opgesteld kan worden.

6. Waar vindt het project plaats?

Stel vast op welke locatie de medewerkers elkaar regelmatig treffen en hoe de onderlinge communicatie geregeld moet worden als de projectmedewerkers op verschillende locaties zijn gehuisvest.

Het Projectplan

Na het beantwoorden van de zeven W’s kun je een compleet projectplan opstellen en laten accorderen door de opdrachtgever. Daarna kun je een begin maken met de projectuitvoering!

Hans Vermeulen