Nieuwe AI-toepassingen van Microsoft: laten gebeuren of projectmatig implementeren?
De meeste organisaties gebruiken Microsoft365, het platform met apps als Outlook, Teams, en Word. De impact van het toevoegen van Artificial Intelligence (AI) in deze toepassingen is groot, en levert kansen maar ook bedreigingen op. ICM-trainer en onze eigen IT-expert Eric Kaim vertelt hoe ICM AI binnen de organisatie heeft geïmplementeerd en waar je op moet letten wanneer jij in jouw organisatie hetzelfde wilt doen.
AI en de Microsoft Graph
Eric: “Microsoft Graph is als een grote bibliotheek die toegang geeft tot de gegevens en bronnen van je organisatie, zoals e-mails, documenten, kalenders. Het speelt een cruciale rol in AI-toepassingen door de benodigde gegevens te leveren voor machine learning-modellen en andere AI-algoritmen.”
“Je kunt het zien als een index van alle informatie binnen de organisatie, met een lijst van alle rechten per medewerker. Hierdoor is veel informatie beschikbaar voor degenen die er toegang tot hebben, terwijl gevoelige informatie verborgen blijft voor mensen zonder de juiste rechten.”
Microsoft Copilot
“Microsoft noemt haar AI ‘Copilot’. Zodra je met een organisatieaccount inlogt, kun je chattend informatie binnen je organisatie opvragen. Dit kan heel nuttig zijn, maar er kunnen ook verrassende (en mogelijk gevaarlijke) dingen uitkomen. Dit is een van de potentiële bedreigingen die je wilt vermijden.”
“Bijvoorbeeld: als je zoekt op ‘legitimatie’ of ‘paspoort’, kan er van alles bovenkomen. Denk aan documenten van een oude Sharepoint-site die je niet meer gebruikt, of notulen van een managementvergadering of van de ondernemingsraad. Ook bij ons gebeurde iets dergelijks in de testfase, gelukkig vóórdat ICM de voordelen van Copilot intern ging promoten. Want die voordelen zijn er zeker ook.”
Nieuwe mogelijkheden
“Als een organisatie Copilot en de mogelijkheden van de Microsoft Graph omarmt, kan dat naast de genoemde bedreigingen grote voordelen bieden.”
“Kon je niet bij een vergadering zijn? De transcriptie aanzetten in een Teams-vergadering zorgt ervoor dat de besproken informatie beschikbaar komt in de Graph. Vervolgens kan Copilot er automatisch samenvattingen van maken en kun je via de chat vragen stellen over de inhoud.”
“Het aantal AI-gedreven toepassingen bij Microsoft en andere aanbieders zal blijven groeien en zal uiteindelijk niet meer als nieuw en spannend worden ervaren. Bij ICM rollen we op dit moment nieuwe toepassingen één voor één geleidelijk en zorgvuldig uit. Daarbij nemen we de medewerkers niet alleen mee in de technische toepassing, maar steken we ook veel tijd in het actief meenemen van de (toekomstige) gebruikers in het nut van de specifieke toepassingen.”
Samenwerken met IT – digitaal vaardig zijn wordt een voorwaarde
“Je kunt met AI dus sneller (en vaak spontaan en onbedoeld) informatie uit openbare interne bronnen vinden. Te ruime rechten in een CRM-applicatie, openbare SharePoint- of Teamsbronnen, maar ook een post op Viva Engage (eerder Yammer) zorgen dan wellicht voor ongewenste situaties.”
“Die manager die notulen probeerde te delen met collega-managers en niet doorhad dat de hele organisatie mee kon lezen zou daar vroeger mee weggekomen zijn. Maar informatie komt tegenwoordig naar je toe, waardoor de kans groter is dat gevoelige informatie onbedoeld onder ogen van niet-betrokkenen komt.”
“Omdat rechten doorgaans geregeld worden in beveiligingsgroepen (RBAC) is het belangrijk om de IT-afdeling mee te nemen in het implementeren van AI, én om goed te testen voordat je gaat uitrollen.”
“Digitale vaardigheden waren altijd al nuttig, maar worden binnen deze context nog veel belangrijker. Daarom moeten ze een integraal onderdeel zijn van elk AI-project.”
Voor wie doen we het?
“We zijn natuurlijk een opleider, en opleiden doen we ook intern. AI blijkt voor de één (te) spannend en voor de ander een zegen, en een training is niet altijd voldoende om iedereen in de AI-boot te krijgen. Daarom kiezen we er bij ICM voor om per afdeling mensen te selecteren die ervoor openstaan om nieuwe tools als eerst te gaan gebruiken, en bij hen te kijken waar AI écht iets kan toevoegen.”
“Een aantoonbaar succes doet meer voor acceptatie dan (verplichte) trainingen. Zodra er meerwaarde kan worden gevonden is AI interessant, en dat zou een project pas rechtvaardigen.”
“Bij ICM bouwen we nu onze eigen Copilots voor specifieke situaties, zoals het ondersteunen van deelnemers aan onlinetrainingen buiten werkuren. Dit is niet alleen heel nuttig, maar ook leuk om te maken. Met AI ligt er een zee aan mogelijkheden, maar het start met het vinden van meerwaarde voor mensen.”
Wil je bij ICM een training volgen om AI in jouw organisatie te implementeren? Bekijk dan deze trainingen:
Ook helpen we organisaties incompany om AI te implementeren. Bekijk de mogelijkheden.