Mentorschap binnen organisaties: hoe kan dit eruitzien en hoe zet je het in?

Wat is mentorschap in een organisatie en hoe zet je het in? Wij vroegen het Hans Mecking, bouwkundige bij Adviseurs in Bouwtechniek (ABT). Hij zette binnen zijn organisatie mentorschap op.

Wie ben je en wat doe je?

“Mijn naam is Hans Mecking en sinds 1988 werk ik als bouwkundige bij ABT. Hier heb ik allerlei rollen vervuld: van tekenaar tot adviseur. Ik heb aan veel verschillende projecten gewerkt door heel Nederland en ook in het buitenland. Zo heb ik aan drie wereldtentoonstellingen mogen werken in Sevilla, Hannover en Shanghai. Ontzettend leuk en leerzaam om te doen! Door al deze jaren, verschillende rollen en projecten heb ik veel ervaring opgedaan en veel mensen en collega’s leren kennen. Die ervaring, contacten en gevoerde gesprekken leverden het inzicht op dat er behoefte is aan begeleiding van (jonge) collega’s en dat heeft geleid tot mentorschap.”

Wat is mentorschap binnen een organisatie?

Mentorschap binnen een organisatie is een vorm van persoonlijke begeleiding waarbij een mentor een collega ondersteunt in diens vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling. De mentor biedt een vertrouwde plek om vragen te bespreken, ervaringen uit te wisselen en stil te staan bij ontwikkeling. Het doel is dat medewerkers zich verder ontwikkelen en zich beter ondersteund voelen in hun werk.

Volgens Hans Mecking hoeft die begeleiding niet altijd van een senior naar een junior te lopen: “Mensen denken vaak dat een mentor ouder moet zijn dan een mentee, maar het tegendeel is waar. Je kunt van iedereen iets leren en er zijn dan ook veel verschillende mentor-mentee relaties mogelijk De mentor kan een senior zijn die een junior begeleidt maar kan bijvoorbeeld ook een stagiaire zijn die de directeur inzicht in behoefte geeft.”

Voor Hans zit de kracht van mentorschap vooral in de persoonlijke aandacht en veiligheid: “Techneuten zijn van nature niet gewend om over zichzelf of hun ontwikkeling te praten, terwijl dit heel belangrijk is. Wanneer je een mentor hebt die je persoonlijke aandacht geeft in een veilige, bekende omgeving, kan dit veel positiefs opleveren.”

Hoe wordt de mentor-mentee relatie gevormd?

“Een mentor-menteerelatie bestaat uit een (gedeeltelijke) driehoeksrelatie: die tussen de mentor, mentee en leidinggevende. De afspraak is dat de mentor nooit met de leidinggevende spreekt over de mentee, zodat er een absoluut vertrouwelijke relatie bestaat. Er kan wel een gesprek plaatsvinden tussen de mentee, leidinggevende en mentor samen.”

Deze driehoeksrelatie geeft ABT weer in het volgende model:

“Voor het vormen van mentor-mentee relaties zijn verschillende ideeën bedacht. Zo schrijven mentoren bijvoorbeeld een mentorprofiel waarin zij zichzelf voorstellen. Mentees kunnen deze profielen lezen om te bepalen welke mentor bij hen past. Ook organiseren we zogenaamde M&M’s (Mentor & Mentee meetings): bijeenkomsten waarbij mensen elkaar ontmoeten en samen praten om te kijken welke relatie geschikt is. Natuurlijk hebben we bij deze bijeenkomsten ook echte M&M’s op tafel staan!”

“Daarnaast organiseren we regelmatig sessies om het mentorschap meer bekendheid te geven en wijzen we nieuwe medewerkers binnen hun onboarding programma op de mogelijkheden van het mentorschap.”

Wat is jouw rol geweest in het opzetten van mentorschap binnen ABT?

“Mijn hele leven staat het ondersteunen van mensen al hoog in het vaandel. In 2018 mondde dit uit in mentorschap binnen ABT en vanaf het begin ben ik er actief bij betrokken, zowel bij de opzet als de organisatie ervan.”

Hoe integreer je mentorschap in je organisatie?

Mentorschap integreer je door het een vaste plek te geven in de organisatie. Leg duidelijk vast wat het doel is, welke rollen mentor, mentee en leidinggevende hebben en hoe het programma in de praktijk werkt. Start vervolgens klein, bijvoorbeeld met een pilot, evalueer de ervaringen en schaal daarna verder op.

ABT pakte dit stapsgewijs aan. Hans Mecking: “Bij ABT werd mentorschap eerst in ons functiehuis geïntegreerd, waarmee het een officiële rol werd die medewerkers vervullen. Daarnaast richtten we een werkgroep op die mentorschap handen en voeten gaf. We startten vervolgens met twee pilotgroepen van acht personen. Na evaluatie hiervan rolden we het mentorschap verder uit binnen de organisatie.”

Ook de voorbereiding van mentoren kreeg een vaste plek. “In co-creatie met ICM ontwikkelden we een maatwerktraject om nieuwe mentoren op te leiden, dat past binnen onze visie op mentorschap. De cursus bestaat uit twee dagdelen waarin zowel theorie als praktijk naar voren komt. Medewerkers kunnen zelf bepalen of ze deze cursus volgen.”

Wat is de meerwaarde van mentorschap?

Mentorschap kan bijdragen aan de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers, betere samenwerking en meer werkplezier. Daarnaast geeft het medewerkers een vast persoon bij wie ze terechtkunnen om te sparren over hun ontwikkeling, uitdagingen en vragen op het werk.

Binnen ABT merkt Hans Mecking dat mentorschap ook kan bijdragen aan meer loyaliteit en creativiteit. “Binnen onze organisatie zien we dat medewerkers goed in hun vel zitten, een vraagbaak hebben en kunnen sparren over wat hen bezighoudt.”

De belangrijkste voordelen van mentorschap binnen een organisatie zijn:

• Ondersteuning bij vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling
• Een laagdrempelige en vertrouwelijke gesprekspartner
• Meer ruimte om te sparren over werk en ontwikkeling
• Meer werkplezier en betrokkenheid
• Betere samenwerking en kennisuitwisseling

Is het resultaat van mentorschap meetbaar?

Je kunt de resultaten van mentorschap meten door vooraf concrete doelen vast te stellen en regelmatig te evalueren wat deelnemers ervaren en bereiken. Denk aan de kwaliteit van de mentorrelatie, het behalen van ontwikkeldoelen en de waarde die mentor en mentee aan het traject toekennen.

ABT brengt die ervaringen in kaart met enquêtes. “De meerwaarde van mentorschap is lastig objectief te meten omdat iedereen het anders ervaart. Wel houden we bij ABT enquêtes onder mentoren en mentees over hun ervaringen. In de uitkomsten van die enquêtes zien we veel positieve ervaringen en komen de zaken die ik hiervoor noemde zeker naar voren. Dit toont aan dat het mentorschap invulling geeft aan de behoefte die er onder medewerkers leeft.”

Hoe maak je mentorschap in je organisatie tot een succes?

“Om mentorschap succesvol te maken moet je het onder de aandacht brengen in je organisatie. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het op te nemen in het functiehuis. Daarnaast is het belangrijk om vast te stellen wat je als organisatie met mentorschap wilt bereiken, hoe je het wilt organiseren en welke acties je gaat ondernemen om mentorschap in te bedden in je organisatie. Dit kan op allerlei manieren: organiseer lezingen, lunchsessies en wissel opgedane ervaringen uit.”

“Verder is het van groot belang om een werkgroep op te starten die zich volledig richt op het opzetten en onderhouden van mentorschap. In deze werkgroep moeten mensen zitten die hart hebben voor mentorschap en hier ambassadeurs van zijn. Geef hen als opdracht om draagvlak onder het management te creëren. Iets wat geen aandacht krijgt, ebt weg, dat wil je voorkomen.”

“Daarnaast is het belangrijk dat een mentor (intrinsiek) gemotiveerd is om het mentorschap te dragen. Uit ervaring weet ik dat dit soms even kan duren, maar zodra mensen zelf ervaren wat de meerwaarde van mentorschap is, gaan ze het uitdragen. Daarom is het van belang dat er veel geoefend wordt met mentorschap. Organiseer pilots, laat mentoren oefenen met mentees en evalueer wat de ervaringen zijn. Op die manier weet je wat er al goed gaat en waar je meer aandacht aan moet besteden.”

Wat is jouw mooiste persoonlijke ervaring met mentorschap?

“Het allermooiste om te zien is dat mijn eigen mentees zich ontwikkelen en de vruchten plukken van de gesprekken die ze met mij voeren, dat is fantastisch! Daarnaast geniet ik ervan dat werknemers daadwerkelijk zelf met mentorschap aan de slag gaan. Ze ervaren de meerwaarde van mentorschap en dragen dit uit, waardoor ze anderen motiveren.”

Meer weten over mentorschap?

Wil jij ook leren hoe je jongere of minder ervaren collega’s begeleidt? In onze driedaagse training Professioneel Mentorschap leer je hoe je jezelf als mentor op de kaart zet collega’s op coachende wijze ondersteunt.

Wij bieden deze training ook Incompany aan. Neem contact op met onze Learning & Development consultants voor advies op maat.