Mentorschap binnen organisaties: hoe kan dit eruitzien en hoe zet je het in?

Hans Mecking is al sinds 1988 werkzaam bij ABT als bouwkundige. In die tijd heeft hij diverse functies vervuld, waarbij het helpen van mensen voor hem altijd hoog in het vaandel heeft gestaan. Hij zette daarom samen met Diana en Paressa binnen ABT mentorschap op. Hier plukt de organisatie nog dagelijks de vruchten van, iets waar het team trots op is. Wij spraken Hans over wat mentorschap is en hoe je dit als organisatie inzet.

Wie ben je en wat doe je?

“Mijn naam is Hans Mecking en sinds 1988 werk ik als bouwkundige bij ABT. Hier heb ik allerlei rollen vervuld: van tekenaar tot adviseur. Ik heb aan veel verschillende projecten gewerkt door heel Nederland en ook in het buitenland. Zo heb ik aan drie wereldtentoonstellingen mogen werken in Sevilla, Hannover en Shanghai. Ontzettend leuk en leerzaam om te doen! Door al deze jaren, verschillende rollen en projecten heb ik veel ervaring opgedaan en veel mensen en collega’s leren kennen. Die ervaring, contacten en gevoerde gesprekken leverden het inzicht op dat er behoefte is aan begeleiding van (jonge) collega’s en dat heeft geleid tot mentorschap.”

Hoe ziet mentorschap binnen ABT eruit?

“Bij ons betekent mentorschap het ondersteunen van medewerkers in hun vaktechnische en persoonlijke ontwikkeling. Een mentor is een persoonlijke begeleider van een mentee. Mensen denken vaak dat een mentor ouder moet zijn dan een mentee, maar het tegendeel is waar. Je kunt van iedereen iets leren en er zijn dan ook veel verschillende mentor-mentee relaties mogelijk. De mentor kan een senior zijn die een junior begeleidt maar kan bijvoorbeeld ook een stagiaire zijn die de directeur inzicht in behoefte geeft.”

“Het gaat erom dat de mentor de mentee ondersteunt en eraan bijdraagt dat hij of zij goed op zijn plek zit. Vooral in een technische omgeving is dit niet iets vanzelfsprekends. Techneuten zijn van nature niet gewend om over zichzelf of hun ontwikkeling te praten, terwijl dit heel belangrijk is. Wanneer je een mentor hebt die je persoonlijke aandacht geeft in een veilige, bekende omgeving, kan dit veel positiefs opleveren.”

Hoe wordt de mentor-mentee relatie gevormd?

“Binnen ABT gaan we uit van een (gedeeltelijk) driehoeksrelatie: die tussen de mentor, mentee en leidinggevende. De afspraak is dat de mentor nooit met de leidinggevende spreekt over de mentee, zodat er een absoluut vertrouwelijke relatie bestaat. Er kan wel een gesprek plaatsvinden tussen de mentee, leidinggevende en mentor samen.”

Deze driehoeksrelatie geeft ABT weer in het volgende model:

“Voor het vormen van mentor-mentee relaties zijn verschillende ideeën bedacht. Zo schrijven mentoren bijvoorbeeld een mentorprofiel waarin zij zichzelf voorstellen. Mentees kunnen deze profielen lezen om te bepalen welke mentor bij hen past. Ook organiseren we zogenaamde M&M’s (Mentor & Mentee meetings): bijeenkomsten waarbij mensen elkaar ontmoeten en samen praten om te kijken welke relatie geschikt is. Natuurlijk hebben we bij deze bijeenkomsten ook echte M&M’s op tafel staan!”

“Daarnaast organiseren we regelmatig sessies om het mentorschap meer bekendheid te geven en wijzen we nieuwe medewerkers binnen hun onboarding programma op de mogelijkheden van het mentorschap.”

Wat is jouw rol geweest in het opzetten van mentorschap binnen ABT?

“Eigenlijk staat al mijn hele leven het ondersteunen van mensen voor mij hoog in het vaandel. In 2018 mondde dit uit in mentorschap binnen ABT en vanaf het begin ben ik er actief bij betrokken, zowel bij de opzet als de organisatie ervan.”

“Bij ABT kwam mentorschap als eerste terecht in ons functiehuis, waarmee het een officiële rol werd die medewerkers vervullen. Daarnaast richtten we een werkgroep op die mentorschap handen en voeten gaf. Daarbij kwamen onderdelen aan de orde als: ‘wat betekent mentorschap voor ABT als organisatie en hoe werken we dit uit?’. Dat leidde uiteindelijk tot een document waarin precies staat wat de rol van mentor, mentee en leidinggevende inhoudt binnen dit kader en wat er allemaal bij komt kijken. Vervolgens gingen we hier in de praktijk mee aan de slag. We startten met twee pilotgroepen van acht personen die het mentorschap ervaarden. Na evaluatie hiervan rolden we het mentorschap verder uit binnen de organisatie.”

“Vanaf het begin bieden we ook een cursus aan om nieuwe mentoren op te leiden. Deze rol neemt ICM nu op zich binnen ABT. In co-creatie met ICM ontwikkelden we een maatwerk traject dat precies past binnen de visie van ABT op mentorschap. Medewerkers binnen ABT kunnen zelf bepalen of ze deze cursus volgen. De cursus bestaat uit twee dagdelen waarin zowel theorie als praktijk naar voren komt.”

Wat is de meerwaarde van mentorschap?

“De meerwaarde van mentorschap is groot en komt op verschillende manieren tot uiting. Binnen onze organisatie zien we dat het ertoe leidt dat medewerkers goed in hun vel zitten, een vraagbaak hebben, kunnen sparren over wat hen bezighoudt en werkplezier ervaren. Dit heeft een positief effect op samenwerkingen, leidt tot meer loyaliteit en creativiteit.”

“Het is lastig om de uitvoering en het effect van mentorschap objectief te meten, zeker omdat iedereen het anders ervaart. Daarom houden we bij ABT enquêtes onder mentoren en de mentees over hun ervaringen. In de uitkomsten van die enquêtes zien we veel positieve ervaringen en komen de zaken die ik hiervoor noemde zeker naar voren. Dit toont aan dat het mentorschap invulling geeft aan de behoefte die er onder medewerkers leeft.”

Hoe kun je als organisatie mentorschap introduceren en benutten?

“Door mentorschap op te nemen in het functiehuis krijgt het aandacht bij medewerkers en leidinggevenden. Daarnaast is het belangrijk vast te stellen wat je als organisatie met mentorschap wilt bereiken, hoe je het wilt organiseren en welke acties je gaat ondernemen om mentorschap in te bedden in je organisatie. In andere woorden: je moet mentorschap onder de aandacht brengen in je organisatie! Dit kan op allerlei manieren: organiseer lezingen, lunchsessies en wissel opgedane ervaringen uit.”

“Van groot belang is ook om een werkgroep op te starten die zich volledig richt op het opzetten en onderhouden van mentorschap. In deze werkgroep moeten mensen zitten die hart hebben voor mentorschap en hier ambassadeurs van zijn. Laat hen ervoor zorgen dat er draagvlak is onder het management en dat er constant aandacht is voor mentorschap. Iets wat geen aandacht krijgt, ebt weg, dat wil je voorkomen.”

“Het meest belangrijke is misschien wel dat een mentor (intrinsiek) gemotiveerd is om het mentorschap te dragen. Uit ervaring weet ik dat dit soms even kan duren, maar zodra mensen zelf ervaren wat de meerwaarde van mentorschap is, gaan ze het uitdragen. Daarom is het van belang dat er veel geoefend wordt met mentorschap. Organiseer pilots, laat mentoren oefenen met mentees en evalueer wat de ervaringen zijn. Op die manier weet je wat er al goed gaat en waar je meer aandacht aan moet besteden.”

Wat is jouw mooiste persoonlijke ervaring met mentorschap?

“Het allermooiste om te zien is dat mijn eigen mentees zich ontwikkelen en de vruchten plukken van de gesprekken die ze met mij voeren, dat is fantastisch! Daarnaast dat mensen daadwerkelijk zelf met mentorschap aan de slag gaan. Ze ervaren de meerwaarde van mentorschap en dragen dit vervolgens verder uit, waardoor ze anderen weer motiveren.”

Het team dat mentorschap bij ABT opzette

Meer weten over mentorschap?

Wil jij ook leren hoe je jongere of minder ervaren collega’s begeleidt? In onze driedaagse training Professioneel Mentorschap leer je hoe je jezelf als mentor op de kaart zet collega’s op coachende wijze ondersteunt.

Wij bieden deze training ook Incompany aan. Neem contact op met onze Learning & Development consultants voor advies op maat.