Meer focus in de kantoortuin? Experimenteer met een stilteweek!

Bij ICM staan we altijd open voor een interessant experiment (lees ook: Wat te doen als werkgeluk ontbreekt?). Dus toen ik las dat het in een organisatie in België (een adviesbureau in vitaliteit en energie) elke dag tussen 10:00u en 12:00u helemaal stil is en dat dit fantastische resultaten oplevert, vond ik dat een mooie aanleiding om het eens bij ICM te proberen.

Waarom hebben we dit experiment rondom stilte gedaan?

Al enige tijd hoorde ik in de wandelgangen opmerkingen als: “Ik werk morgen thuis want dan kan ik even lekker doorwerken”. Een ander duidelijk signaal was de toename in aanvragen voor een noise cancelling koptelefoon. De voordelen van onze kantoortuin zijn dat alles open en transparant is en je in verbinding bent met veel collega’s voor vragen of hulp, tegelijkertijd is dat meteen de keerzijde. Omdat het zo open is hoor je alles van elkaar. En geluiden, vooral gesprekken tussen collega’s, leiden af. Zeker als het over zaken gaat die jij ook interessant vindt.

De sfeer bij ICM is heel informeel en toegankelijk. Hierdoor loop je makkelijk even naar iemand toe als je iets wilt vragen. Degene aan wie je wat vraagt wordt dan dus gestoord in waar hij of zij mee bezig is en het kost tijd om daarna weer te focussen.

Het doel van ons experiment was dus eigenlijk tweeledig. Aan de ene kant wilden we medewerkers laten ervaren hoe het is om twee uur lang ongestoord in stilte te kunnen werken aan taken die veel concentratie vereisen. Aan de andere kant zagen we het als een manier om bewust stil te staan bij hoe vaak je normaal gesproken iemand stoort door het stellen van een vraag, het maken van een opmerking of door even langs te lopen.

Hoe hebben we de stilte vormgegeven?

We begonnen op de eerste maandag in december met ons stilteweekexperiment. In deze week waren we elke dag tussen 10:00u en 12:00u stil. Voorafgaand aan de eerste stilte-uren leidde onze officemanager een korte mindfulnessoefening om in een rustige flow te komen. Om klokslag 10:00u klonk een gong als officiële dagelijkse startsein. Er waren een paar escapes: in de vergaderruimtes en in onze brasserie mocht wel gepraat worden. En natuurlijk werden telefoontjes gewoon beantwoord.

Hoe werd het ontvangen?

We waren natuurlijk erg benieuwd hoe de medewerkers deze week zouden ervaren. Daarom stonden er twee flipovers in de brasserie: één voor de tops en één voor de flops. Gedurende de week raakten deze voller en voller en ontstonden er zelfs conversaties op het papier.

Een greep uit de tops

• Aah, zo voelt diepe concentratie dus.
• Heerlijk.
• Fijn dat er niet onnodig wordt ingebroken en bewustwording hoe vaak je onnodig iets zegt.
• Fijn om iedere dag tijd te hebben voor een concentratieklus zonder je daarvoor te hoeven verplaatsen.
• Goede keuze om het van 10:00u tot 12:00u te doen. Fijn moment van de dag want dan ben je nog fris en heb je de meeste focus en motivatie.

Een greep uit de flops

• Als er dan wel gepraat wordt, voelt het extra storend.
• Eén uur lijkt me realistischer en fijner.
• Laat mensen lekker een plek zoeken om stil te zijn.
• ‘Niet-storen-uren’ in plaats van ‘stilte-uren’.
• Voelt ongemakkelijk om te bellen, omdat iedereen zich er dan aan stoort.

Wat heeft de stilteweek opgeleverd?

Ondanks de gemengde reacties op de stilte-uren zie ik het experiment als geslaagd. De medewerkers zijn zich er bewuster van geworden hoe vaak ze normaal gesproken iemand iets vragen en hoe vaak ze door anderen gestoord worden. En belangrijker nog: hoe fijn het is als dat twee uur lang niet gebeurt. Ook zijn we ons er bewuster van dat sommige taken (het zogenaamde denkwerk) het beste uitgevoerd worden als je ongestoord kunt werken en dat daar normaal gesproken niet altijd een mogelijkheid voor is op kantoor. Tot slot is ook het besef gekomen dat we het heel gezellig hebben op kantoor en dat het heerlijk is om na die twee uur stilte bij te praten tijdens de lunch.

Hoe nu verder?

De conclusie is dat niet iedereen staat te jubelen bij stilte-uren maar ook dat niet iedereen staat te springen om gestoord te worden tijdens het werk (hoewel sommige mensen het misschien wel een leuke onderbreking vinden). Het is goed om een balans te vinden zodat alle medewerkers fijn kunnen werken op het kantoor. We willen daarom twee blokken van twee uur per week invoeren waarin we stil zijn en elkaar niet storen. Of dat stilte-uren, niet-storen-uren of focusuren worden is nog niet duidelijk. Daarnaast blijven we noise cancelling koptelefoons en onze stilteruimte (met bibliotheeksfeer) promoten.