Het begeleiden van een slechtnieuwsgesprek, hoe doe je dat?
Het brengen van een vervelend bericht aan een collega is geen leuke taak en niet makkelijk om te doen. Toch moet het af en toe gebeuren. Daarom is het belangrijk om te weten hoe je een slechtnieuwsgesprek goed laat verlopen. In dit artikel geven we tips en vertellen we welke stappen je doorloopt om slechtnieuwsgesprekken succesvol te laten verlopen.
Waarom is een slechtnieuwsgesprek zo moeilijk?
Het voeren van een slechtnieuwsgesprek is vaak zo moeilijk omdat mensen bang zijn dat de persoon die je het slechte nieuws moet brengen boos wordt. Ook voelen slechtnieuwsvertellers zich vaak schuldig omdat ze slecht nieuws moeten brengen. Als gevolg zijn ze geneigd om het slechte nieuws omslachtig te brengen en veel uitleg te geven. Hierdoor komen ze na verloop van tijd pas tot de kern van de zaak. De gesprekspartner is dan al afgehaakt en het doel is niet bereikt. Wellicht herken je zo’n situatie wel. Daarom gaan we in dit artikel in op het brengen van slecht nieuws. Eerst geven we je voorbeelden van vluchtroutes die vaak gebruikt worden bij het brengen van slecht nieuws, gevolgd door vijf stappen die helpen om slecht nieuws effectief over te brengen.
De vijf vluchtroutes bij het brengen van slecht nieuws
Bij het brengen van slecht nieuws gebruiken mensen vaak vijf vluchtroutes.
1. Het uitstellen van het slechtnieuwsgesprek
Omdat het brengen van slecht nieuws niet leuk is, stellen mensen het vaak uit.
2. De hang yourself methode
Bij deze methode geef je stap voor stap informatie aan de ander in de hoop dat de ander het wel begrijpt. Het echte, volledige slecht nieuws vertel je echter niet.
3. De pil vergulden
Hierbij vertel je iemand het slechte nieuws op een zachte wijze, met vriendelijke woorden. Het onaangename nieuws dat je moet vertellen maak je dus mooier dan het is. Bijvoorbeeld: “Het is niet zo erg dat je nu ontslagen wordt, er zijn er nog zo’n vijftig die hetzelfde meemaken.”.
4. Over jezelf praten
Het slechte nieuws overschaduwen door een verhaal dat over jezelf gaat. Bijvoorbeeld: “Je wordt ontslagen, maar dat is mij ook overkomen en ik ben ook op mijn pootjes terechtgekomen.”
5. De nazorg overlaten aan een ander
Je brengt enkel de boodschap met het slechte nieuws over aan je gesprekspartner en laat de nazorg over aan een ander, zoals een secretaresse of een arbodienst.
Deze vluchtroutes worden vaak gebruikt, maar het zijn geen fijne manieren om slecht nieuws te ontvangen. Het slechte nieuws wordt uitgesteld of bij de ander gedumpt. Dit levert geen constructief gesprek op.
Vijf stappen om slecht nieuws effectief over te brengen
Om te zorgen dat een slechtnieuwsgesprek effectief verloopt, zijn er vijf stappen die je helpen om het slechte nieuws effectief over te brengen.
Stap 1: Geef een korte inleiding van het slechte nieuws
Door het geven van een korte inleiding, kan de luisteraar zich (mentaal) voorbereiden op de rest van het gesprek. Hij of zij wordt niet meteen overspoeld met de kern van het slechte nieuws, maar stapsgewijs meegenomen in het gesprek.
Stap 2: Vertel zonder omhalen het slechte nieuws
Slecht nieuws is niet makkelijk om te vertellen maar ook niet makkelijk om te krijgen. Toch is de beste manier om de pleister meteen van de wond te halen. Oftewel: kom meteen tot de kern van het slechte nieuws. Eromheen draaien heeft niemand wat aan. Het slechte nieuws wordt er niet beter op. Het beste voor beide partijen is daarom om het slechte nieuws meteen op tafel te leggen.
Stap 3: Help de ander het nieuws te verwerken
Wanneer iemand slecht nieuws ontvangt, reageert deze persoon wellicht boos, verdrietig of ontkennend. Dat is heel normaal bij het ontvangen van slecht nieuws. Realiseer je dat dit soort emoties erbij horen en erken ze. Help de ander met het verwerken van het slechte nieuws door oprecht naar diegene te luisteren en te vragen wat hij of zij nodig heeft.
Stap 4: Zoek samen een oplossing
Ga samen met de ander op zoek naar een oplossing voor het slechte nieuws. Luister naar elkaar en blijf rustig. Denk stapsgewijs na wat er nodig is om de situatie beter te maken. Blijf daarin begripvol naar elkaar toe en onthoud dat je een oplossing niet van het ene op het andere moment moet vinden. Neem de tijd en schakel hulp in waar nodig.
Stap 5: Maak afspraken over het gevolg
Om er zeker van te zijn dat je dezelfde ideeën hebt over het afhandelen van het slechte nieuws, is het goed om afspraken te maken over het gevolg. Voor de oplossing die gevonden is in stap 4 maak je duidelijke afspraken. Wat is er nodig om deze oplossing te bereiken? Zet deze afspraken als het nodig is op papier, zodat je beide overzichtelijk weet hoe jullie de situatie het beste aanpakken.
Door bovenstaande stappen te doorlopen, breng je slecht nieuws over op een effectieve manier en houd je de situatie voor beide partijen zo comfortabel mogelijk. Moet jij slecht nieuws brengen? Pas de stappen toe en ervaar dat het werkt.
Communicatietrainingen
Wil je meer leren over effectief communiceren? Heb je behoefte aan praktische handvaten naast theoretische kennis? Bij ICM bieden we allerlei communicatietrainingen aan. Kijk bijvoorbeeld eens naar de training Effectief Communiceren, waarin je inzicht krijgt in je eigen communicatiestijl en die van anderen. Of verdiep je in de driedaagse training Geweldloze Communicatie, waarin het voeren van constructieve gesprekken zonder oordeel centraal staat.