Een stappenplan voor je stakeholderstrategie
Om van projecten of veranderingen een succes te maken, is positieve betrokkenheid van je stakeholders cruciaal. Voor optimaal stakeholdermanagement breng je van tevoren in kaart wie invloed heeft op je voortgang en wie er belang heeft bij het eindresultaat. Trainer en ontwikkelaar Sander Denk deelt hoe je hiermee aan de slag gaat in de training Stakeholder Management.
Begin met inventariseren en analyseren
Voor een sterk stakeholderplan heb je je hele team nodig. Dit begint met het organiseren van een brainstorm, waarbij je samen inventariseert wie invloed heeft op of belang heeft bij je project. Een mooie manier om dit vervolgens overzichtelijk te borgen is via een stakeholderkaart, zoals hieronder. Hierin deel je je stakeholders op in groepen, waarbij je bedenkt of ze direct in kunnen grijpen in het proces of bijvoorbeeld als leverancier of eindgebruiker indirect betrokken zijn. Op de y-as deel je daarnaast de belanghebbenden in op basis van hun relatie en invloed t.o.v. de organisatie.
Een ander nuttig model is het relatie-identiteitsdiagram. Via een relatie-analyse breng je in kaart welke verbindingen er bestaan tussen je stakeholders. Zo zie je meteen wie direct of indirect betrokken zijn, en door de dikte in de lijnen aan te passen zie je ook direct waar je rekening mee moet houden. Zo lijkt die ene stakeholder wel indirect betrokken, maar door zijn nauwe verbinding met bijvoorbeeld de opdrachtgever moet je hem zeker betrekken.
Als laatste stap van de analyse leg je in een matrix vast hoe belangrijk je stakeholders zijn op basis van hun belang en invloed. Hun plek in de matrix bepaalt hoeveel moeite en energie je met je projectteam in de stakeholder steekt. Hier vind je meer uitleg over de matrix van docent Tineke Boot.
Formuleer een strategie
Tijd om met je team praktische afspraken te maken over hoe je met elke groep stakeholders omgaat. Strategie is maatwerk: elke stakeholder heeft een andere aanpak nodig. Wat zeg je als die ene stakeholder belt? Of als die ander op kantoor langskomt?
Tevreden houden kan bijvoorbeeld gaan over je opdrachtgever/financierder voeden met relevante rapportages en laten zien dat je binnen het budget blijft. Realiseer dat dit mensenwerk blijft: rapportages zijn ondergeschikt aan communicatie. Het kan dan ook meer opleveren om wekelijks een kop koffie met elkaar te drinken dan om af en toe een mail te sturen.
Zorg voor verbinding
- Nodig stakeholders uit bij Scrum-events (zoals een sprintplanning, review of daily-scrum) en geef ze inzicht in jullie werkwijze;
- Laat ze aan het team vertellen wat hun belang is bij het project;
- Stel samen de doelen en doelstellingen vast;
- Vier samen jullie successen;
- Lever en deel genoeg informatie, niet te veel en niet te weinig;
- Voeg ook eens een persoonlijke noot toe aan jouw communicatie;
- Vraag om hun feedback.
Hoe ga je om met lastige stakeholders?
Met een goed stakeholderplan focus je op jullie gezamenlijke belangen, op goede communicatie en wederkerigheid. Maar hoe ga je om met stakeholders die niet mee lijken te willen werken? In de training Stakeholder Management breng je jouw stakeholders in kaart, formuleer je je eigen stakeholderstrategie en oefen je bijvoorbeeld met rollenspellen en uitdagingen. Dit levert directe feedback op en handvatten voor optimale Stakeholder Engagement.
Stel, je hebt in je project te maken met iemand die bijna dagelijks contact zoekt en hamert op allerlei regels en procedures. Waar hoort hij in jouw stakeholder-matrix thuis? Heeft hij weinig invloed en eigenlijk ook weinig belang? Dan hoef je ook niet zoveel energie in hem te steken. Heb je anderzijds te maken met een ontevreden directeur als sleutelfiguur? Dan doe je er verstandig aan om je communicatiefrequentie op te schroeven en hem inzicht te geven in je werkzaamheden. Zo volgen er uit je analyses logische vervolgacties.
Bekijk de training Stakeholder Management voor meer uitleg en begeleiding bij jouw praktijksituatie: