Een business case maken: het hoe en waarom

Ieder project heeft een reden van bestaan. Waarom doen we een bepaald project? De reden van bestaan, ook wel de zakelijke rechtvaardiging, noemen we de business case. Zonder deze rechtvaardiging zou een project niet mogen starten. Kortom, ieder project moet een business case hebben, al is het op een bierviltje!

Het doel van een business case

Het doel van een business case is het inrichten van werkwijzen om daarmee te kunnen beoordelen of het project wenselijk, levensvatbaar en realiseerbaar is én blijft. Daarmee ondersteunt een business case de besluitvorming over de voortzetting van de investering.

Uitgangspunten van een business case

Bij het maken van een business case spelen de volgende zaken een belangrijke rol: de output, het eindresultaat, de benefits en de dis-benefits.

Het project in kwestie levert één of meer producten op. Dit kan aan het eind van een fase in het project zijn of aan het einde van het project. De producten worden ook wel de output van het project genoemd. Met de output gaat de dagelijkse bedrijfsvoering een verandering realiseren, het zogeheten eindresultaat. Als gevolg daarvan gaat het bedrijf de meetbare verbeteringen ervaren, de benefits. Negatief ervaren effecten van het project noemen we dis-benefits.

De benefit managementaanpak

In de benefit managementaanpak leg je vast welke managementacties nodig zijn om benefits te behalen en hoe, wanneer en door wie de benefits van het project na overdracht van de output worden gemeten. De opdrachtgever is eindverantwoordelijk. De aanpak wordt ontwikkeld aan het begin in het proces ‘initiëren van een project’ en bij iedere faseovergang bijgewerkt.

Dus… Als een project niets dreigt op te leveren, is het beter dat het project ook niets gaat leveren en dus gestopt wordt.

Test jezelf: Casus

Een overheidsorganisatie heeft een project opgezet. De output is een vernieuwd registratiesysteem voor het vastleggen en het bijhouden van relatiegegevens. Na invoering van het vernieuwde systeem is het eindresultaat dat de relatiegegevens sneller worden verwerkt. Een half jaar daarna is de tijd die medewerkers hiermee kwijt waren en daarmee de kosten voor het vastleggen en bijhouden van de gegevens met 20% gedaald.

Welke elementen uit de voorgaande casus horen bij welk product? Kies uit de vijf beschrijvingen de juiste drie en koppel deze aan de bijbehorende thema’s.

Bekijk het juiste antwoord

 

Meer kennis opdoen over projectmanagement? Bekijk ons volledige opleidingsaanbod op het gebied van projectmanagement.