Dit moet je als projectmanager doen voordat je een project start
De aanleiding tot het starten van een project is altijd een actueel of toekomstig probleem dat opgelost moest worden of een kans die men wil benutten. De opdrachtgever formuleert in een projectopdracht de doelstelling en wil een project starten om dat mogelijk te maken. Als jij als projectleider aan een nieuw project begint, wat is dan het eerste dat je doet? In dit artikel helpen we je vooruit en delen we de verschillende fasen die je doorloopt voor je aan een project begint.
De verschillende fasen
Vanaf de projectaanvraag kent een project de volgende algemene opbouw:
1. Projectvoorbereiding (Initiatieffase)
Nadat je een projectaanvraag hebt ontvangen start deze fase. Soms worden er projectstart-up-bijeenkomsten gehouden waarin meerdere betrokkenen brainstormen over het project. In de projectstart-up-bijeenkomsten bespreek je bijvoorbeeld de risico’s die projectsucces kunnen belemmeren, het op te leveren projectresultaat en de kwaliteitsverwachtingen voor het projectresultaat. Uiteindelijk verwerk je als projectmanager de informatie uit de start-up-bijeenkomsten in het projectvoorstel en werk je het voorstel verder uit met:
- Opzet van de projectorganisatie en samenstelling van het projectteam
- De globale werkwijze van het project: de fasering met de belangrijkst op te leveren tussenresultaten
- Een eerste inschatting van benodigde tijd, geld en andere middelen voor de uitvoering van het project
- Een eerste inschatting van risico’s die het projectsucces kunnen belemmeren.
Je sluit de projectvoorbereidingsfase af met het eerste beslispunt: de projectbeslissing die de start van het project inhoudt. Tijdens de projectvoorbereiding is het project dus formeel nog niet gestart.
De stappen in de Initiatieffase zijn grofweg:
- Stap 1 | Projectopdracht
Hier wordt de projectaanvraag van de opdrachtgever uitgewerkt tot een projectopdracht. De projectopdracht wordt ook wel projectvoorstel, startnotitie of projectbrief genoemd.
- Stap 2 | Projectmanager
De opdrachtgever zoekt een beoogd projectmanager die het projectvoorstel gaat maken en de projectstart voorbereidt.
- Stap 3 | Intakegesprekken
De projectmanager voert een of meerdere intakegesprekken met de opdrachtgever om de projectaanvraag te verduidelijken.
2. Definitiefase
In deze fase richt je het project in en bereid je de uitvoering ervan voor. Ook wordt het projectteam opgestart en de projectbeheersing ingericht. Deze fase sluit je af met de beslissing om het gedefinieerde project ook daadwerkelijk uit te voeren.
Voordat de uitvoeringsfase begint, bespreek je een aantal zaken:
- Risicoanalyse en begroting. Je voert een uitgebreide risicoanalyse uit en stelt een begroting op voor het verkrijgen van budget voor de uitvoering van het project.
- Afspraken en samenwerking. Je maakt afspraken over de werkprocedures, de risicobeheer methoden die je zult gebruiken en de wijze van communicatie. Ook stel je de gewenste samenwerking in het team vast.
- Uiteindelijke projectplan. Al de resultaten van de definitiefase vormen de inhoud van het totale projectplan dat je aan de opdrachtgever oplevert, samen met een detailplan voor de eerste uitvoeringsfase.
- Projectstart. Na goedkeuring kun je als projectmanager het project ook daadwerkelijk uitvoeren met het budget en de resources die je ter beschikking staan.
3. Uitvoeringsfase
In deze fase wordt het projectresultaat gerealiseerd. De realisatie wordt meestal opgedeeld in meerdere fasen die elk een ‘tussenresultaat’ opleveren.
Wil jij als projectmanager onder begeleiding leren om projecten goed op te starten en te leiden? Bekijk dan hier onze projectmanagement opleidingen.