Altijd druk? Deze 6 gewoontes geven je werkdag overzicht en rust

Officieel is Alex Senior Application Engineer, maar in de praktijk vervult hij veel meer rollen. “Ik doe er van alles naast: tweedelijns support, technische ondersteuning voor sales, calculaties maken, IT-problemen oplossen en grote projecten managen.” Als er iemand efficiënt met zijn tijd moet omgaan is het Alex wel. Hij volgde de training Time Management bij ICM, en deelt – verpakt in 6 tips – zijn belangrijkste lessen uit deze training.

Tip 1: Maak een takenlijst en prioriteer

Alex begint zijn dag sinds de training Time Management niet met dagelijkse werkzaamheden en mails beantwoorden, maar met het maken van een takenlijst.

“Helemaal aan het begin van mijn werkdag maak ik met pen en papier een takenlijst voor die dag. Vervolgens schat ik in hoeveel tijd de taken ongeveer kosten. Past het niet? Dan ga ik na wat de belangrijkste taken zijn, en verplaats ik de rest naar morgen.”

“Dit geeft rust omdat ik geen taken heb waarvan ik weet dat ik ze niet af ga krijgen. Ik kan geconcentreerder en gestructureerder werken aan de taken die op mijn lijst staan, omdat mijn hoofd verder leeg is.”

“Daarnaast geeft het een goed gevoel om een taak af te strepen en door naar de volgende te gaan. Aan het eind van de dag ga ik naar huis en heb ik mijn lijst meestal helemaal leeg. Erg fijn!”

Tip 2: Blok per taak tijd in je agenda, voor alléén die taak

“Reserveer per taak een tijdvak in je agenda, waarin je alléén met die taak bezig bent. Je begint pas aan de volgende als je de huidige hebt afgerond. Zo heb je alle focus op één taak en kun je ‘m eerder afvinken. Je doet je werk sneller én beter.”

“Kijk, op je werk ben je vaak met veel dingen tegelijk bezig. Daarom moet je je tijd goed afbakenen. Zelf heb ik vaak de neiging om tijdens een taak te switchen naar een andere taak, maar dat is heel inefficiënt. Zo doe je alles namelijk maar een beetje half, en krijg je niks op tijd af. Je zult zien dat je takenlijst sneller leeg is wanneer je één ding tegelijk doet.”

“En komt er iets tussendoor wat kan wachten? Schrijf het op en ga verder met de taak waar je mee bezig was. Uiteraard kun je ook lege blokken inplannen, voor klussen die zich die dag spontaan aandienen.”

Tip 3: Zorg voor inzicht waar je tijd in gaat zitten

Alex kreeg een belangrijk inzicht tijdens de training: “Ik kwam erachter dat ik ongemerkt veel tijd stak in taken die ik van anderen kreeg toegewezen, maar eigenlijk niet bij mij hoorden. Je bent zelf verantwoordelijk voor zo’n situatie, en je kunt hier zelf dingen in veranderen. Dit zorgde ervoor dat ik meer ‘nee’ ben gaan zeggen, waardoor ik nu meer tijd voor mijn eigen taken heb.”

Dus: waar gaat jouw tijd in ongemerkt in zitten? Houd eens een paar dagen bij waar je nu eigenlijk mee bezig. Misschien doe jij ook wel veel voor anderen, ten koste van je eigen tijd. Of misschien gaat er ongemerkt veel tijd zitten in onbelangrijke zaken. Grote kans dat er tijdwinst te behalen valt!

Tip 4: Zeg vaker nee

In navolging van tip 3 raadt Alex aan vaker ‘nee’ te zeggen. “Vraagt iemand of je dit of dat even kunt regelen? Kijk dan eerst in je agenda en beoordeel of je er ruimte voor hebt, of dat het belangrijk genoeg is om er een andere taak voor uit te stellen. Wees kritisch en durf nee te zeggen.”

“Veel mensen vinden dit moeilijk, en doen daarom meestal toch maar wat de ander vraagt. Maar om niet in tijdnood te komen moet je goed afbakenen.”

Alex had tijdens de training nog een eyeopener: “De meeste mensen veroorzaken hun gebrek aan tijd zelf, door te veel op te pakken. Het is niet oncollegiaal of ongeïnteresseerd als je ‘nee’ zegt. Je moet het zien als zelfbescherming en verwachtingsmanagement.”

Tip 5: Zet je Teams-notificaties uit

Ken je dat? Zit je net lekker gefocust te werken en dan: ping! Een chatbericht. Je besluit het te negeren maar het is eigenlijk al te laat: je bent al afgeleid en wilt toch graag weten wat die collega je gestuurd heeft. Weg focus.

Bekend probleem? Voor Alex inmiddels niet meer. “Bij mij staat Teams tegenwoordig altijd uit. Je kunt me mailen of bellen als het belangrijk is. Ik voel me soms een beetje stug, maar het zorgt er wel voor dat ik mijn werk veel beter kan doen.”

“Even een chatje sturen via Teams is heel laagdrempelig. Mensen stellen snel een vraag, terwijl ze het antwoord vaak voordat je reageert al gevonden hebben. Voor niks afgeleid dus.”

Tip 6: Sta open voor nieuwe manieren van werken

Vaste gewoontes sluipen erin. In je eigen manier van werken, maar ook in de werkwijzen van collega’s. “Je doet dingen op een bepaalde manier, omdat je het altijd zo hebt gedaan of omdat het ‘de norm’ lijkt. Tijdens de training realiseerde ik me dat wat je gewend bent niet per se de meest effectieve manier is.”

Dus: durf kritisch naar je werkwijze te kijken. Vraag jezelf bij terugkerende taken af: is dit echt de meest efficiënte manier? Kleine aanpassingen in je werkwijze kunnen overzicht en tijdwinst opleveren. Sta open voor nieuwe methodes en durf inefficiënte gewoontes los te laten. Zo voorkom je dat je takenlijst eind van de week langer is dan hij aan het begin van de week was.

Zelf de Time Management volgen, en net als Alex je werk voortaan sneller en beter uitvoeren? Bekijk de training hier.