Een goede projectvoorbereiding: de 7 W’s

Een goede projectvoorbereiding is de basis voor een goede uitvoering. Een goed begin is immers het halve werk. Aan het eind van de projectvoorbereiding moet je antwoord kunnen geven op een aantal basisvragen, de zogenaamde ‘zeven wijze W’s’:

1. Waarom wil de opdrachtgever dat dit project wordt uitgevoerd?

Stel vast wat het doel van het project is. Het doel is niet hetzelfde als het resultaat: het doel is de verandering waaraan het projectresultaat moet bijdragen. Welke verandering wordt hier nagestreefd? Wat is de aanleiding of noodzaak?

2. Wat moet het resultaat van het project zijn?

Beschrijf de gewenste uitkomst van het project zo concreet mogelijk en probeer dit bovendien SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) te doen. Wat moet er gerealiseerd zijn om de uitvoering van het project als een succes te beschouwen?

3. Wanneer moet het project afgerond zijn en wanneer moeten de tussenresultaten gereed zijn?

Stel vast in welke stappen het project moet worden gerealiseerd en welke tussenresultaten er bij die stappen horen. Dit maakt duidelijk wanneer er beslissingen nodig zijn en wanneer de terugkoppeling naar de opdrachtgever plaatsvindt. Hierdoor wordt de projectuitvoering inzichtelijk en beheersbaar.

4. Wie zijn betrokken bij het project?

Als het projectresultaat goed gedefinieerd is en er is vastgesteld hoe je het denkt te gaan behalen, kun je gaan nadenken over de inrichting van het project. Wie zijn er allemaal nodig en hoe organiseer je dit? Wie legt verantwoording af aan wie? Denk aan stakeholders, teamleden en de doelgroep. In de projectinrichting kun je het samenspel zo optimaal mogelijk vormgeven.

5. Welke middelen zijn nodig voor het project?

Kijk naar de mensen, de middelen en het materieel dat nodig is om het project uit te voeren. Stel daarnaast een middelenplanning op waarin staat welke middelen op welk moment nodig zijn, zodat op basis hiervan een begroting opgesteld kan worden.

6. Waar vindt het project plaats?

Stel vast op welke locatie de medewerkers elkaar regelmatig treffen en hoe de onderlinge communicatie geregeld moet worden als de projectmedewerkers op verschillende locaties zijn gehuisvest.

7. Welke wijze of aanpak is nodig voor het project?

Bij het bepalen van de wijze waarop het project uitgevoerd zal worden, is het belangrijk om een strategie te kiezen die past bij de doelstellingen, de beschikbare middelen en de betrokken personen. Dit omvat het kiezen van de juiste methodologieën, technieken en processen die het project zullen leiden. Het gaat ook om het vaststellen van de projectaanpak: wordt het een agile aanpak, een watervalmodel, of een hybride vorm? De gekozen wijze moet flexibel genoeg zijn om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden, maar ook gestructureerd genoeg om duidelijke richtlijnen en mijlpalen te bieden. Het is essentieel om een duidelijk plan te hebben voor hoe beslissingen worden genomen, hoe veranderingen worden beheerd, en hoe communicatie binnen het team en met stakeholders wordt onderhouden.

Het Projectplan

Na het beantwoorden van de zeven W’s kun je een compleet projectplan opstellen en laten accorderen door de opdrachtgever. Daarna kun je een begin maken met de projectuitvoering!

Wil je onder begeleiding van een ervaren projectmanager werken aan jouw projectmanagementvaardigheden en -kennis? Bekijk dan al onze opleidingen en trainingen op het gebied van projectmanagement.