Deze 6 beheersfactoren helpen je om de voortgang van een project te bewaken

Bij de start van een project is het slim om afspraken te maken met betrekking tot het op te leveren projectresultaat, de aanpak en een aantal randvoorwaarden. Tijdens het project is het de taak van de projectmanager en de opdrachtgever om de voortgang hiervan goed bij te houden. Dit kun je doen aan de hand van een aantal beheersfactoren. Welke dat zijn en hoe je ze gebruikt lees je hieronder.

De beheersfactoren

De bekendste beheersfactoren waarmee je de voortgang van een project kunt bewaken zijn:

  • Geld
  • Organisatie
  • Kwaliteit
  • Informatie
  • Tijd
  • Risico’s

De set factoren die nodig is voor het beheersen van een project verschilt van project tot project. Bij specifieke projecten zijn specifieke factoren graadmeters voor de voortgang. Denk aan veiligheid bij projecten in de chemische industrie, of hygiëne bij projecten rondom operatiekamers en ziekenhuizen.

Voor elke beheersfactor definieer je:

  • hoe die factor in de planning is opgenomen;
  • welke uitgangspunten, randvoorwaarden en normen er gelden voor de te beheersen factor;
  • met welke methode je tussentijds controleert wat de status van die beheersfactor is.

Hieronder lichten we elke beheersfactor verder toe.

Geld

Geld is een belangrijke beheersfactor. Niet alleen is relevant hoeveel geld je uitgeeft, maar ook hoeveel geld het project oplevert. Voorafgaand aan het project stel je een begroting op, op basis waarvan het budget beschikbaar wordt gesteld. Tijdens het project is het aan de projectmanager om in de gaten te houden of de werkelijke kosten en uitgaven nog kloppen met de begroting en het budget.

Organisatie en Informatie

Het is aan te raden om afspraken over de beheersfactoren te beschrijven in je projectplan. Stel een projectdossier op waarin je alle informatie over het project een vaste plek geeft en makkelijk terug te vinden is. Het is belangrijk dat deze informatie en de wijze waarop het project georganiseerd is tijdens het project betrouwbaar en accuraat blijft.

Kwaliteit

Kwaliteit is uiteraard ook een belangrijke beheersfactor. Een project kan nog zo mooi op tijd en binnen het budget worden opgeleverd, als het niet aan de vereiste kwaliteit voldoet is het eigenlijk een mislukt project.

Voorafgaand aan het project zijn er altijd kwaliteitsverwachtingen. Tijdens de uitvoering checkt de projectmanager regelmatig of alle activiteiten en/of producten voldoen aan de gestelde normen.

Tijd

Deze factor kun je op meerdere manieren invullen. Wanneer een project start, maak je afspraken rondom de totale duur van een project. Ook leg je gegevens vast in een projectplanning.

Om de factor tijd tijdens het project te beheersen is het noodzakelijk een methode te kiezen waarmee je bepaalt of dat wat in de planning is afgesproken nog realistisch is. Daarom geef je bij de factor tijd de wijze van controleren aan.

Drie belangrijke vragen die je stelt bij het controleren van de factor tijd zijn:

  • Is het project nog op tijd gereed?
  • Duurt het project langer dan afgesproken?
  • Zijn er veel meer uren nodig dan afgesproken?

Risico’s

Risico’s zijn de reden dat je een klus aanpakt als een project. Een risicoanalyse helpt je om de risico’s in kaart te brengen. Hierbij stel je een risicoprofiel op zodat duidelijk is welke risico’s de opdrachtgever bereid is te accepteren en hoe risicovol het project is. Tijdens de uitvoering van een project bekijk je regelmatig via een afgesproken werkwijze opnieuw wat de actuele status van de risico’s is. Misschien zijn er risico’s verdwenen, groter of kleiner geworden, of zijn er nieuwe risico’s bij gekomen.

De balans

Het geheel van de beheersfactoren heeft een bepaalde balans. Stel je nu eens voor dat een project meer tijd in beslag neemt dan voorzien. Dan raakt de beheersing uit balans. Dit kun je oplossen door het tekort aan tijd te compenseren met bijvoorbeeld extra geld, of door kwaliteit in te leveren. Bijsturen is dus mogelijk door zaken aan te passen binnen andere beheersfactoren. Uiteraard kun je ook besluiten dat er gewoon meer tijd nodig is en uitloop op het project simpelweg accepteren.

De beslissingen daarover kan de opdrachtgever alleen nemen op basis van actuele informatie over alle beheersfactoren. De beheersfactoren beschrijf je in bijvoorbeeld het projectplan, in het faseplan, maar ook in de rapportage. Jij als projectmanager rapporteert regelmatig over de actuele status van elke beheersfactor en koppelt daar waar nodig een advies aan voor bijsturing van het project.

Wil je je verder ontwikkelen op het gebied van projectmanagement? Je vindt hier al onze projectmanagementopleidingen en -trainingen.