Wat doet een vertrouwenspersoon en wat is de toegevoegde waarde hiervan voor jouw organisatie

Je hoopt het natuurlijk niet, maar in veel organisaties vindt ongewenst gedrag plaats. Je kunt hierbij denken aan pesten, discriminatie of seksueel overschrijdend gedrag. Het is belangrijk dat er voor het mentale welzijn van werknemers wordt gezorgd. Iedere werkgever is volgens de Arbowet verplicht beleid te voeren dat zich richt op het voorkomen of beperken van psychosociale arbeidsbelasting als dit een risico vormt binnen de organisatie. Een vertrouwenspersoon kan hier een belangrijke en geschikte rol in spelen.

Wat is een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is een onafhankelijk aanspreekpunt binnen of buiten de organisatie waar je terechtkunt met zorgen over grensoverschrijdend gedrag, een angstcultuur of integriteitskwesties. Volgens Arbo Unie is het aantal uren dat vertrouwenspersonen worden ingezet de afgelopen vier jaar met ruim 60 procent toegenomen (bron: NU.nl)

Wanneer een vertrouwenspersoon niet in staat is om een conflict op te lossen, verwijst diegene je vaak door naar iemand die het wél kan oplossen. Het is daarom van belang dat een vertrouwenspersoon empathisch en toegankelijk is en daarnaast verstand heeft van juridische procedures.

Je kunt als organisatie iemand intern aanwijzen als vertrouwenspersoon, maar je kunt ook een externe vertrouwenspersoon aannemen. Sommige bedrijven kiezen zelfs voor een combinatie van zowel intern als extern, zodat werknemers zelf kunnen kiezen waar ze zich prettig bij voelen.

Wat doet een vertrouwenspersoon?

De rol draait om vijf kerntaken: opvangen, begeleiden, adviseren, signaleren en voorkomen. Zo kan de functie uit de volgende taken bestaan:

• Luisteren zonder oordeel en een veilige ruimte bieden om verhaal te doen.
• Adviseren over mogelijke vervolgstappen: van informeel gesprek tot formele procedure.
• Begeleiden en doorverwijzen: bijvoorbeeld naar HR, externe hulpverlening of bedrijfsmaatschappelijk werk.
• Signaleren van patronen en knelpunten binnen de organisatie.
• Leidinggevenden en directie informeren over het voorkomen van ongewenst gedrag op de werkvloer.
• Voorlichting geven over hoe je ongewenst gedrag aan kunt pakken.

Hoe weet je of je een vertrouwenspersoon kunt vertrouwen?

Een vertrouwenspersoon moet zichtbaar, bereikbaar en onafhankelijk zijn. Medewerkers moeten erop kunnen rekenen dat wat zij delen, vertrouwelijk blijft — tenzij er sprake is van acuut gevaar of strafbare feiten. Transparante communicatie vanuit de organisatie over de rol van deze persoon is cruciaal. De persoon moet makkelijk te vinden en onmiddellijk te bereiken zijn.

Het kan helpen als de aangewezen personen een onafhankelijke accreditatie kan aantonen bij hun opleiding naar Vertrouwenspersoon. Hiervoor bestaat de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen (LVV). Deze vereniging behartigt de belangen van de aangesloten vertrouwenspersonen en richt het zich op de ontwikkeling en erkenning van het beroep van vertrouwenspersoon.

Waarom is het zo belangrijk om een vertrouwenspersoon te hebben?

Er zijn verschillende redenen, zowel voor de medewerker als voor de organisatie:

• Het versterkt de psychologische veiligheid en het welzijn van de medewerkers: mensen voelen zich gehoord.
• Het helpt ongewenst gedrag of escalaties eerder te detecteren en aan te pakken: uiteindelijk een kleinere schade.
• Het vormt een signaal dat de organisatie serieus omgaat met respect, integriteit en sociale veiligheid.
• Wettelijk of normatief: hoewel het niet verplicht is, wordt in Nederland vanuit de Arbowet en andere richtlijnen steeds nadrukkelijker aangegeven dat organisaties aandacht moeten besteden aan ongewenste omgangsnormen.

Wat mag een vertrouwenspersoon niet doen?

De vertrouwenspersoon is geen klachtenbehandelaar, mediator of jurist. Hij of zij neemt geen beslissingen en treedt niet op namens de melder. De melder houdt altijd zelf de regie. Ingrijpen gebeurt alleen met toestemming van de medewerker, of in uitzonderlijke gevallen van acuut gevaar.

Wat zijn mogelijke obstakels bij aanstellen van een vertrouwenspersoon?

In de praktijk zijn er valkuilen: de rol is vaak onbekend, slecht gepositioneerd of onduidelijk ingericht. Ook komt het voor dat vertrouwenspersonen belangenverstrengeling hebben (bijvoorbeeld als ze ook HR-taken vervullen), of dat medewerkers hen niet durven benaderen uit angst voor de gevolgen. Daarnaast moet het aanstellen van een vertrouwenspersoon zorgvuldig gebeuren, aangezien deze persoon een cruciale rol speelt in het bewaken van het welzijn van de werknemers. Een werkgever kan er ook voor kiezen meerdere vertrouwenspersoon aan te stellen. Zo kunnen werknemers kiezen bij wie ze zich het meest comfortabel voelen.

Hoe word je een vertrouwenspersoon?

Wil je ontdekken hoe je je kunt ontwikkelen tot vertrouwenspersoon? Bekijk onze Opleiding tot Vertrouwenspersoon, inclusief startdata en locaties.