De 7 processen van PRINCE2 uitgelegd
Je project gaat van start, maar wat moet er eigenlijk wanneer gebeuren? De 7 processen van PRINCE2 geven structuur aan het hele projectverloop: van de eerste voorbereiding en besluitvorming tot de uitvoering en uiteindelijke afsluiting.
De processen vormen samen met de 7 principes, de 7 practices en het op maat maken van PRINCE2 de basis van de methode. In dit artikel lees je welke 7 processen er zijn, wat elk proces inhoudt en hoe ze samen zorgen voor een logisch verloop van je project.
Wat zijn de 7 processen van PRINCE2?
De 7 processen van PRINCE2 vormen samen de vaste structuur waarmee je een project van opstart tot afsluiting bestuurt. Elk proces beschrijft welke activiteiten op dat moment nodig zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke beslissingen je moet nemen om het project gecontroleerd naar de volgende fase te brengen.
De 7 processen van PRINCE2 zijn:
- Opstarten van een project
- Sturen van een project
- Initiëren van een project
- Beheersen van een fase
- Managen van productoplevering
- Managen van een faseovergang
- Afsluiten van een project
Hieronder lichten we ieder proces toe.
- Opstarten van een project
Voordat je echt van start gaat, wil je weten of het project kans van slagen heeft én de investering waard is. In dit eerste PRINCE2-proces onderzoeken de opdrachtgever en projectmanager daarom samen wat het project moet opleveren, wat ervoor nodig is en of het haalbaar is.
Die verkenning mondt uit in een projectvoorstel. Op basis daarvan besluit de organisatie of het project groen licht krijgt.
- Sturen van een project
Tijdens het hele project houdt de stuurgroep toezicht op de voortgang. De stuurgroep is eindverantwoordelijk voor het project en neemt de belangrijkste besluiten.
Op basis van rapportages van de projectmanager beoordeelt de stuurgroep of het project nog aansluit bij de Business Case, of de planning haalbaar blijft en of een volgende projectfase kan starten.
- Initiëren van een project
Na goedkeuring van het projectvoorstel werkt de projectmanager het project verder uit. In deze fase stelt de projectmanager onder andere de Project Initiatie Documentatie (PID) op, met afspraken over de planning, organisatie, kwaliteit, risico’s en beheersing van het project.
De initiatiefase vormt daarmee de basis voor de uitvoering van het project.
- Beheersen van een fase
Na de voorbereiding begint het echte werk. De projectmanager stuurt de uitvoering aan, bewaakt de planning en zorgt dat teamleden weten wat er van hen wordt verwacht.
Dreigt het project buiten de afgesproken grenzen te raken? Dan bespreekt de projectmanager dit op tijd met de stuurgroep.
- Managen van productoplevering
Tijdens dit proces werkt het projectteam aan de afgesproken producten en resultaten. De teammanager stemt de werkzaamheden af met de projectmanager en bewaakt de kwaliteit van het werk.
Door duidelijke afspraken te maken over de producten en de kwaliteitseisen weet het projectteam precies wat het moet opleveren en wanneer het werk klaar is.
- Managen van een faseovergang
Aan het einde van iedere projectfase kijkt de projectmanager vooruit: is het project klaar voor de volgende stap? Hiervoor verzamelt de projectmanager de benodigde informatie en legt die voor aan de stuurgroep.
Wijkt het project af van de planning of spelen er belangrijke risico’s? Dan maakt de projectmanager waar nodig een aangepast plan. De stuurgroep gebruikt die informatie om te besluiten of en hoe het project doorgaat.
- Afsluiten van een project
Het laatste proces staat in het teken van de formele afronding van het project. De projectmanager controleert of alle afgesproken producten zijn opgeleverd en of de oorspronkelijke doelstellingen zijn bereikt.
Daarnaast kijkt het projectteam terug: wat ging goed en welke lessen zijn waardevol voor volgende projecten? Daarna legt de projectmanager de afsluiting voor aan de stuurgroep. Zodra die akkoord geeft, kan het project formeel worden afgesloten.
Waarom zijn de processen belangrijk?
De processen geven structuur aan een project en zorgen ervoor dat iedereen weet wat je wanneer voorbereidt, uitvoert, controleert, beslist en afrondt. Dit maakt projecten makkelijker te plannen, bewaken en bij te sturen.
Samen met de principes en practices vormen de processen de basis van de PRINCE2-methodiek. Waar de principes de uitgangspunten beschrijven en de practices de belangrijkste aandachtsgebieden, laten de processen zien hoe een project stap voor stap wordt uitgevoerd.
Wil je meer weten over de andere onderdelen van PRINCE2? Lees dan ook:
Meer leren over PRINCE2?
Wil je de processen van PRINCE2 leren toepassen in de praktijk? Bekijk dan onze PRINCE2-opleidingen. Naast het leren van de PRINCE2 methodiek, bereid je je ook voor op een internationaal erkende PRINCE2-certificering.