De 7 practices van PRINCE2 uitgelegd
Je project loopt, maar ondertussen verandert er van alles. De planning loopt uit, een risico duikt op of de opdrachtgever komt met een nieuwe wens. Hoe zorg je dat je niet alleen adequaat reageert, maar ook de juiste dingen blijft bewaken? Daar helpen de 7 practices van PRINCE2 bij.
Samen met de 7 principes, de 7 processen en het op maat maken van PRINCE2 voor de projectomgeving vormen de practices het fundament van de methodiek. In dit artikel lees je wat de 7 practices van PRINCE2 zijn, waarom ze belangrijk zijn en welke rol ze spelen tijdens een project.
Wat zijn de 7 practices van PRINCE2?
De 7 practices van PRINCE2 zijn zeven vaste aandachtsgebieden die je tijdens een project actief bewaakt om grip te houden op de besluitvorming, uitvoering en beheersing van het project. De 7 practices zijn:
- Business Case
- Organisatie
- Kwaliteit
- Plannen
- Risico
- Wijziging
- Voortgang
Hieronder lichten we iedere practice toe.
- Business Case
De Business Case vormt de zakelijke onderbouwing van een project. Deze practice geeft antwoord op de vraag: waarom voeren we dit project uit?
In de Business Case leg je vast welke voordelen het project moet opleveren, welke investering daarvoor nodig is en welke risico’s daarbij horen. Gedurende het project beoordeel je regelmatig of deze zakelijke rechtvaardiging nog steeds bestaat.
Blijken de verwachte voordelen niet langer op te wegen tegen de kosten of risico’s? Dan signaleert de projectmanager dat en legt hij of zij de situatie voor aan de stuurgroep. Die kan vervolgens besluiten om het project bij te sturen of, als de zakelijke rechtvaardiging wegvalt, te beëindigen. Zo voorkomt PRINCE2 dat een organisatie blijft investeren in een project dat onvoldoende waarde oplevert.
- Organisatie
Een project kan alleen succesvol zijn wanneer verantwoordelijkheden duidelijk zijn verdeeld. De practice Organisatie richt zich daarom op de vraag: wie is waarvoor verantwoordelijk?
Binnen PRINCE2 spreek je vooraf af wie welke rol vervult, welke verantwoordelijkheden daarbij horen en welke beslissingen iemand mag nemen. Je kijkt daarbij niet alleen naar het projectteam, maar ook naar de opdrachtgever, gebruikers, leveranciers en andere belangrijke stakeholders.
Deze afspraken over verantwoordelijkheden maken de samenwerking overzichtelijker en helpen om sneller te schakelen tijdens het project.
- Kwaliteit
De practice Kwaliteit draait om de vraag: wat leveren we op en aan welke eisen moet het resultaat voldoen? Zo voorkom je dat een project iets oplevert waar de opdrachtgever of gebruikers uiteindelijk weinig aan hebben.
Vooraf spreek je af aan welke kwaliteitseisen het resultaat moet voldoen en hoe je die controleert. Tijdens het project toets je of de opgeleverde producten aan die afspraken voldoen.
Zo weet iedereen wat ‘goed genoeg’ betekent en kun je op tijd bijsturen als de kwaliteit achterblijft.
- Plannen
Een goed project begint met een realistische planning. De practice Plannen geeft antwoord op de vragen: hoe, wanneer en door wie wordt het project uitgevoerd?
Hierbij werk je de planning, de benodigde middelen en de verschillende producten van het project uit. Ook leg je vast welke activiteiten nodig zijn om het gewenste resultaat te bereiken.
- Risico
Geen enkel project verloopt volledig volgens plan. Daarom richt de practice Risico zich op de vraag: welke onzekerheden kunnen invloed hebben op het project?
PRINCE2 kijkt niet alleen naar bedreigingen, maar ook naar mogelijke kansen. Door risico’s op tijd te herkennen, te beoordelen en passende maatregelen te nemen, kunnen projectteams beter inspelen op onverwachte situaties.
- Wijziging
Tijdens een project ontstaan regelmatig nieuwe wensen of veranderingen. De practice Wijziging helpt organisaties om deze gecontroleerd door te voeren.
Hierbij kijk je welke impact een wijziging heeft op het project, bijvoorbeeld op de planning, de kosten of het eindresultaat. Ook leg je vast welke versie van documenten of producten actueel is. Zo blijft altijd duidelijk welke informatie leidend is en voorkom je fouten door versieverschillen.
- Voortgang
De practice Voortgang richt zich op het bewaken van de status van een project. Daarbij staat de vraag centraal: liggen we nog op koers?
Gedurende het project vergelijk je de werkelijke voortgang met de planning. Wanneer blijkt dat een project afwijkt van de gemaakte afspraken, kun je op tijd bijsturen. Ook beschrijft deze practice wanneer een projectmanager zelfstandig beslissingen kan nemen en wanneer escalatie nodig is naar de stuurgroep of opdrachtgever.
Waarom zijn de practices belangrijk?
De kracht van de practices zit in de samenhang. Een wijziging in de planning heeft vaak gevolgen voor kosten, risico’s, kwaliteit of de Business Case. Door die onderwerpen niet los van elkaar te bekijken, voorkom je dat een besluit op één plek ergens anders voor problemen zorgt.
De practices helpen je dus vooral om het project als geheel te blijven overzien, in plaats van ieder onderdeel afzonderlijk te managen.
Wil je meer weten over de andere onderdelen van PRINCE2? Lees dan ook:
Meer leren over PRINCE2?
Wil je de practices van PRINCE2 leren toepassen in de praktijk? Bekijk dan onze PRINCE2-opleidingen. Naast het leren van de PRINCE2 methodiek, bereid je je ook voor op een internationaal erkende PRINCE2-certificering.