Zo helpt het Pareto-principe jou bij het stellen van de juiste prioriteit

Het Pareto-principe, ofwel de 80-20-regel, heeft zijn naam te danken aan de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto. Het principe wordt vaak ingezet bij het stellen van prioriteiten en is een nuttig hulpmiddel voor analyse en besluitvorming. Maar wat houdt het principe precies in en hoe werkt het? 

De geschiedenis van het Pareto-principe

Vilfredo Pareto constateerde in 1906 in zijn eerste paper dat 80% van alle rijkdom behoorde tot slechts 20% van de bevolking. Die observatie legde de basis voor wat later bekend werd als het Pareto-principe. Sindsdien gebruiken mensen over de hele wereld deze 80/20-regel om te begrijpen waar de grootste impact zit. 

Het principe blijkt verrassend universeel. In softwareontwikkeling zit 80% van de fouten vaak in 20% van de codes. En als je kijkt naar je eigen to-dolijst, herken je het misschien ook: 20% van de taken zorgt voor 80% van het resultaat. 

Zie het Pareto-principe als een slimme vuistregel, niet als een exacte wet. Zo is de verdeling niet altijd 80-20, maar kan het ook 90-10 zijn. De basisregel blijft echter dat een klein gedeelte van inspanning verantwoordelijk is voor een groot gedeelte van de resultaten. Wie dat eenmaal doorziet, kan keuzes scherper maken en efficiënter werken. 

Hoe gebruik je het Pareto-principe in de praktijk?

Stel, je staat aan het roer van een nieuw app-project. De deadline nadert en ondanks alle inzet stuit je team op een berg technische problemen en bugs. Wat nu? Het Pareto-principe helpt je om snel focus aan te brengen. Zo pak je het aan: 

1. Maak een lijst van alle problemen. Door alle problemen op een rijtje te zetten, creëer je een duidelijk overzicht. Daarnaast zul je merken dat je al onderscheid kunt maken tussen de urgente problemen en problemen voor later. Dat is belangrijk voor de volgende stap.
2. Bepaal de impact van elk probleem. Nu je een overzicht hebt van alle problemen, is het belangrijk om een schatting te maken van de benodigde tijd en moeite om alle taken op te lossen. Door af te wegen hoeveel tijd en moeite een obstakel kost, ontdek je dat slechts een klein gedeelte van de problemen het grootste gedeelte van de impact heeft. Deze essentiële, impactvolle elementen noemen we de ‘vital few’. De minder impactvolle elementen noemen de ‘trivial many’.
3. Concentreer je op de ‘vital few’. Nu is het tijd om de vital few als prioriteit te stellen. Plan de taken of stappen die je moet ondernemen om de vital few te tackelen. Dit zullen in het voorbeeld van het ontwikkelen van een app zaken zijn die de gebruiksvriendelijkheid van de app belemmeren. Daarnaast motiveer je uiteraard je team om zich bezig te houden met de vital few zodat deze factoren nog sneller aangepakt worden. 
4. Identificeer de ‘trivial many’ en delegeer. Je brengt de minder impactvolle problemen in kaart en weet nu welke taken later aangepakt kunnen worden. Deze taken kun je zelf inplannen, maar het is ook mogelijk om deze problemen aan een ander teamlid toe te wijzen. Let er wel op dat deze problemen worden opgelost, ook kleine bugs kunnen op termijn grote irritaties veroorzaken. 

Door deze stappen te doorlopen en het Pareto-principe toe te passen, stel je de juiste prioriteiten en werkt je team efficiënter samen! 

Haken en ogen

Alles heeft z’n voor- en nadelen, zo ook het Pareto-principe. Als je gebruikmaakt van het principe, dan doe je er goed aan deze valkuilen in het vizier te houden:  

1. Risico op tunnelvisie. Door te focussen op de ‘vital few’ zie je wellicht lange termijninvesteringen over het hoofd. Als gevolg kun je processen die niet direct meetbaar bijdragen aan het resultaat onbedoeld verwaarlozen. Het is begrijpelijk dat je prioriteert, maar probeer het eindeloos uitstellen van de ‘trivial many’ te vermijden.  
2. Beperkte toepasbaarheid bij complexe vraagstukken. Het principe is goed toepasbaar op situaties waarin voornamelijk praktische problemen zich voordoen. Wanneer het probleem ligt bij bijvoorbeeld de onderlinge dynamiek in een team, of je veel met menselijk gedrag werkt, is het Pareto-principe minder geschikt. Menselijk gedrag is contextueel en complex, en kan daarom niet makkelijk gereduceerd worden tot een algemene vuistregel.  
3. Een rigide toepassing. De 80-20-regel is in realiteit niet altijd 80-20, maar kan ook 90-10 of 70-30 zijn. Als je je blind staart op de 80-20-regel, houd je weinig ruimte over voor flexibiliteit. 

Verdiep je persoonlijke ontwikkeling

Wil je je verder verdiepen in jouw persoonlijke ontwikkeling? Bekijk dan hier ons brede aanbod aan opleidingen en trainingen. Heb je behoefte aan persoonlijk studieadvies? Onze studieadviseurs denken graag met je mee! Je kunt ze elke werkdag bereiken via 030 – 29 19 888.