Wie leest jouw e-mails?

Lange e-mails leest niemand helemaal. Jammer, want juist voor die mails doe jij je best. Wees to-the-point als je wilt dat jouw mails worden gelezen. Dat doe je met het piramidemodel.

De lezers van jouw e-mails willen weten wat je wil zeggen, maar dan wel als je dat snel en direct doet. Ze hebben immers meer te doen dan lappen tekst lezen. Daar ligt een mooie taak voor een schrijver. Barbara Minto ontwikkelde daarvoor het piramidemodel.

Zo doe je het nu

Een voorbeeld. Stel, jouw organisatie wil af van het vele printen in het bedrijf. Er gaan er zo’n 30.000 velletjes per jaar doorheen die ook nog eens 0,10 euro per stuk kosten. Een snelle rekensom geeft aan dat we 3.000 euro kunnen besparen als we stoppen met printen.

Schrijf je deze boodschap op de oude vertrouwde manier dan krijg je ongeveer het volgende.

Zoals jullie weten maken wij hier de nodige printjes. Dat is niet altijd nodig, maar het zit wel in ieders systeem. Nu hebben wij printers die bijhouden hoeveel blaadjes zij printen. Op basis hiervan zijn wij tot de conclusie gekomen dat wij maar liefst 30.000 blaadjes printen per jaar. Iedere print kost  0,10 euro, waardoor wij uiteindelijk 3.000 euro per jaar uitgeven aan printkosten. Daarin zien wij een mogelijkheid kosten te besparen. Wij vragen daarom iedereen om met onmiddellijke ingang over te gaan tot paperless werken. Onnodig te zeggen dat we hiermee ook aansluiten op onze milieudoelstellingen voor dit jaar. We willen immers dat er minder bomen gekapt worden en bovendien is het belangrijk dat we minder giftige deeltjes uitstoten.

Zo doe je het met Minto’s piramidemodel

Doe je hetzelfde volgens het piramidemodel, dan krijg je het onderstaande stuk tekst. Lees en merk het verschil.

Vanaf vandaag werken wij paperless. Jij dus ook! Waarom? Twee redenen: we besparen geld en we dragen positief bij aan onze milieudoelstellingen. We besparen hiermee maar liefst 3.000 euro per jaar. Iedere print kost namelijk 0,10 euro en we maken er 30.000 op jaarbasis. Dat blijkt uit gegevens die onze printers hebben bijgehouden. Daarnaast sluiten we met deze beslissing ook perfect aan op onze milieudoelstellingen voor dit jaar. Minder printen betekent immers minder bomenkap en minder uitstoot van giftige deeltjes.

Snel en effectief

Het piramidemodel houdt dus in:

  1. Breng je boodschap direct en je lezer weet wat je van ‘m verwacht;
  2. Onderbouw je boodschap daarna en je lezer kan met je meedenken.

Je vergroot op deze manier de kans dat de lezer jouw boodschap van je aanneemt. In een (grappig) schema ziet dit er zo uit:

Piramidemodel

Nog leesbaarder?

Wil je je tekst nog beter leesbaar maken? Zorg dan ook voor een goede inleiding. Denk daarnaast aan kopjes, korte, actieve zinnen en gebruik woorden die je doelgroep zeker kent.

Veel succes!

Meer in Communicatie