Wat doet een management assistent?
Management assistent, (directie)secretaresse, teamassistent, office manager, executive assistant: deze functietitels worden vaak als synoniemen door elkaar gebruikt. Met deze titels worden mensen aangeduid die het management ondersteunen met coördinerende, administratieve en secretariële werkzaamheden. In dit artikel legt Joke Hensen, trainer bij ICM, uit wat dit inhoudt en geeft ze je een inkijkje in de opleiding Management Assistent bij ICM*.
Wat doet een management assistent?
Wat een management assistent doet is niet zomaar te zeggen. Het is een veelzijdige functie en kan op verschillende manieren worden ingevuld, afhankelijk van de organisatie waarin je terechtkomt en de manager of het managementteam waar je voor werkt. Bovendien is het een functie in verandering. De gemene deler van management assistenten is dat ze ondersteunen. Dat ondersteunen kan gaan van het organiseren van evenementen tot administratieve werkzaamheden en projectondersteuning. Hierbij een aantal mogelijke werkzaamheden op een rijtje:
- Ingewikkeld agendabeheer, bijvoorbeeld groepsafspraken maken
- Mailbox bijhouden
- Telefoon aannemen
- Het (digitaal) archief bijhouden
- Vergaderingen notuleren
- HR-taken, zoals ziekteverzuim en vakantiedagen van een afdeling bijhouden
- Administratieve taken, zoals voorraadbeheer of contractbeheer
- Zakenreizen organiseren en regelen
- Website en intranet beheren en coördineren
- Gasten ontvangen
- Bijeenkomsten en evenementen organiseren
Deze veelzijdigheid maakt de functie aantrekkelijk, maar tegelijkertijd ook lastig. Want waar ligt nog de grens? En hoe houd je focus? Het is belangrijk om stil te staan bij jouw positie in de organisatie.
Met wie werkt de management assistent samen?
Een management assistent is vaak de spil in de organisatie. Zij fungeert als vraagbaak, aanspreekpunt en vaak ook als vertrouwenspersoon. Logisch, want als geen ander weet zij wat er speelt binnen de organisatie. Als management assistent werk je natuurlijk primair samen met de afdeling of de managers die je ondersteunt. Maar daarnaast heb je veel contacten met mensen van verschillende afdelingen en vaak ook met andere organisaties.
Over welke competenties moet een management assistent beschikken?
Een goede management assistent beschikt over de volgende competenties:
- Sterke communicatievaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
- Nauwkeurigheid, vanwege je administratieve werkzaamheden.
- Doelgerichtheid, vanwege de vele taken die op je bord liggen.
- Sociale vaardigheden, omdat je vaak betrokken bent in het netwerk van de manager(s) die je ondersteunt. Je moet met verschillende typen mensen kunnen omgaan.
- Organisatietalent, omdat je vaak gevraagd wordt een bijeenkomst te organiseren, van personeelsuitje tot klantevent.
- Assertiviteit, omdat je in deze functie je eigen grenzen moet kunnen aangeven en regie moet kunnen nemen.
Hoe word je management assistent?
Wil je management assistent worden, of ben je nog niet zo lang geleden in een ondersteunende functie gerold, dan is het raadzaam een opleiding in deze richting te volgen. Voor de opleiding Management Assistent bij ICM* stellen we geen specifieke eisen aan je vooropleiding, maar is havo/mbo-niveau wel gewenst.
Na het volgen van de opleiding kun je aantonen dat je je communicatieve en managementvaardigheden hebt verdiept en kennis hebt van zaken die belangrijk zijn voor de functie van management assistent. Dit vergroot jouw aantrekkelijkheid voor je (toekomstige) werkgever.
* Wij bieden de opleiding Management Assistent niet langer aan. Wil je weten of een andere opleiding of training bij ICM past bij jouw ambities? Onze studieadviseurs denken graag met je mee. Ze zijn bereikbaar op werkdagen van 08.30 tot 17.30 uur op het nummer 030 29 19 888. Je kunt jouw vraag ook mailen naar info@icm.nl.