Voorbereiding functioneringsgesprek: voorbeeldvragen voor de leidinggevende

Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen werkgever en werknemer over de werkervaringen van de werknemer. Het doel is om het functioneren van de werknemer te bespreken en problemen op te lossen die daarmee verband houden. Deze checklist kan helpen bij de voorbereiding.

Uitgangspunten

  • Een functioneringsgesprek is geen beoordelingsgesprek.
  • De leidinggevende heeft een passieve en adviserende rol.
  • Een functioneringsgesprek is open en tweezijdig.
  • Vermijd een bedreigende sfeer, creëer zo min mogelijk machtsafstand.
  • Laat de medewerker zijn eigen knelpunten naar voren brengen.
  • Geef kritiek rustig en overwogen.

Onderdelen van het gesprek

Het functioneringsgesprek bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Inbreng vanuit de medewerker
    Laat de medewerker aan het woord, stel open vragen, vraag door over zaken die onduidelijk zijn, vat regelmatig samen, ga gevoelens niet uit de weg.
  • Gesprek vanuit de leidinggevende
    Geef commentaar, maar spreek ook positieve waardering uit. Spreek duidelijke taal, bekritiseer bepaald gedrag maar niet de persoonlijkheid van de werknemer. Vraag de medewerker om zijn visie.
  • Bespreking van door de medewerker ingebrachte punten
    Het werkelijke probleem moet boven tafel komen: vraag door. Laat de medewerker zelf met oplossingen komen.
  • Bespreking van de door de leidinggevende ingebrachte punten
    Stel van tevoren vast wat het probleem is dat je wilt bespreken en wat je wilt bereiken. Zorg dat je samen met de medewerker tot een oplossing komt.
  • Afronding
  • Maak concrete afspraken

Voorbeeldvragen

  • Opening
    • Hoe gaat het met je (zakelijk en privé?)
    • Wat verwacht je van het gesprek? Heb je het voorbereid?
    • Zijn er zaken die je ter sprake wilt laten komen?
  • Functioneren
    • Hoe bevalt je huidige functie?
    • Wat geeft jou energie en wat juist niet?
    • In hoeverre ben je tevreden over je huidige resultaten?
    • Heb je het naar je zin in de organisatie?
    • Worden je capaciteiten en kwaliteiten volgens jou goed benut? Hoe zou het beter kunnen?
    • Hoe verloopt de samenwerking met je collega’s?
    • Is de organisatie en planning van het werk goed geregeld?
    • Word je goed geïnformeerd over beslissingen die direct met je werk te maken hebben?
    • Word je goed geïnformeerd over beslissingen in het bedrijfsbeleid?
    • In hoeverre ervaar je dat ernaar je geluisterd wordt?
    • Is de beloning naar tevredenheid?
    • Als er iets veranderd kon worden aan je arbeidsomstandigheden, wat zou dat dan zijn?
    • Is de leiding die je krijgt naar wens?
  • Ontwikkeling
    • In welke richting zou je je willen ontwikkelen? Welke loopbaanstappen wil je maken?
    • Wat heb je geleerd en wat zou je nog willen leren?
    • In welke rol zie je jezelf over 1, 3 of 5 jaar?
    • Hoe kun je jezelf verder ontwikkelen? En welke hulp zou je hierbij willen?
    • Welke opleiding(en) zouden je je kunnen helpen in je ontwikkeling?
  • Afsluiting
    • Hoe vind je dat het gesprek ging?
    • Zijn er zaken die nog niet aan de orde zijn gekomen en die je nog wilt bespreken?
    • Wat spreken we concreet af?

Behoefte aan meer tips en handvatten? In onze tweedaagse training Functionerings- en beoordelingsgesprekken leer je onder begeleiding hoe het gesprek goed opbouwt, motivatie van medewerkers verhoogt en omgaat met emoties en moeilijke situaties.