Vier voorwaarden om jouw team beter te laten functioneren
In organisaties komt het helaas regelmatig voor dat teams niet goed functioneren. Het kan zijn dat alle teamleden hun best doen, maar het toch niet werkt. Ook zijn er teams waar conflicten ontstaan, waar vergaderingen meer energie kosten dan opleveren en waar mensen oordelen hebben over elkaar. Hoe los je dit op? Vaak ligt de focus op onderlinge relaties, vanuit de gedachte dat er meer onderling vertrouwen moet worden gecreëerd en meer feedback moet worden gegeven. Echter, dit is niet de enige manier om een team effectiever te maken en beter te laten functioneren. In dit artikel lees je hoe je teams kunt helpen hun problemen op te lossen met het Teamdoelmatigheidsmodel.
Teamdoelmatigheidsmodel: 4 voorwaarden
In de jaren ’80 ontwikkelden Fry, Rubin en Plovnik het Teamdoelmatigheidsmodel. Het model geeft een viertal voorwaarden voor een goed functionerend team in de vorm van een piramide. Hieronder worden de verschillende voorwaarden uitgewerkt van boven naar onder in de piramide.
(1) Visie en doelen
Iedereen moet de visie van het team dragen. Elk teamlid moet de doelen begrijpen en accepteren. Wanneer dit niet het geval is, lijdt de effectiviteit eronder en kunnen de teamleden verschillende richtingen op gaan werken. Als de visie en doelen duidelijk zijn en iedereen erachter staat, staan de neuzen dezelfde kant op.
(2) Taken en verantwoordelijkheden
Elk teamlid en ook de leidinggevende hoort precies te weten wat er van hem of haar wordt verwacht. Het is belangrijk dat er geen conflicterende taken of verwachtingen zijn. Het kan dus niet zo zijn dat twee mensen binnen het team elkaar kunnen tegen werken wanneer niet duidelijk is wat ze moeten doen. Als taken duidelijk en niet conflicterend zijn, zal het team effectief werken.
(3) Procedures
Op de derde plaats zijn duidelijke procedures en werkafspraken van belang. Denk hierbij aan afspraken op allerlei verschillende gebieden. Hoe neemt het team besluiten? Hoe gaat het om met conflicten en welke procedures zijn er opgesteld om resultaten te behalen? Heldere afspraken zorgen ervoor dat mensen makkelijker samenwerken omdat ze weten wat ze van anderen kunnen verwachten.
(4) Onderlinge relaties
Onderaan de piramide staan tot slot de onderlinge verhoudingen. De mate waarin het team elkaar vertrouwt, helpt, respecteert en zich prettig met elkaar voelt, kan de wijze van samenwerken beïnvloeden.
De kracht van het Teamdoelmatigheidsmodel
De kracht van het teamdoelmatigheidsmodel zit hem in de volgorde. Het is gebruikelijk dat er als eerste aandacht gegeven wordt aan de bodem van de piramide (voorwaarde 4: De onderlinge verhoudingen). Natuurlijk helpt dit soms. Maar als de problemen hardnekkig zijn, dan ligt het volgens het Teamdoelmatigheidsmodel vaak aan onduidelijkheden of onenigheden op de andere drie aandachtsgebieden. De irritaties tussen teamleden zijn echt en lijken dus aan de onderlinge verhoudingen te liggen, maar vaak wordt deze veroorzaakt door onduidelijke doelen, taakverwarring of het ontbreken van concrete procedures. Als je duidelijkheid biedt over wat er moet gebeuren, wie dat gaat doen en als laatste hoe dat gaat gebeuren, zullen de onderlinge verhoudingen vaak vanzelf verbeteren.