Loopt een vergadering stroef? Op deze 4 niveaus kun je interveniëren

Wat doe je als je merkt dat een vergadering wat stroef verloopt? Praat je eroverheen of grijp je in? In dit artikel lees je over de vier communicatieniveaus waarop een vergadering kan vastlopen en waarop je kunt interveniëren. Een ding staat in ieder geval vast: verstoringen moeten altijd voorrang krijgen.

De vier aspecten van communicatie

Communicatie is vergelijkbaar met autorijden. Als er een waarschuwingslampje op je dashboard begint te branden, dan stop je toch ook om te kijken wat er aan de hand is? Communicatie is de motor van elke vergadering. Als de communicatie hapert, dan kan er sprake zijn van een storing in een van de vier aspecten van communicatie:

• De Inhoud. Het aspect ‘Inhoud’ gaat over de gespreksonderwerpen die op tafel komen. Over deze onderwerpen moet duidelijkheid zijn. Ze moeten aansluiten op het doel van de vergadering. Als er te veel over deze onderwerpen wordt uitgeweid, of als er te veel zijpaden worden bewandeld, dan raken de deelnemers de draad kwijt. Dan is het tijd om in te grijpen!
• De procedure. Het tweede aspect, de procedure, is er om de vergadering ordelijk te laten verlopen. De procedure is de manier waarop de onderwerpen worden besproken. Dus het gebruik van een agenda, het verloop, de aanvang, wie notuleert? De wijze van besluiten nemen enz. Of het nu gaat om te laat komen of over onduidelijkheid over de besluitvorming, verstoringen in de procedure halen altijd de snelheid uit de vergadering. Als je zegt: zullen we eerst een pauze houden? En dan verdergaan met de agenda? Dan schakel je als het ware terug van inhoudsniveau naar procedureniveau.
• De interactie. De interactie is de manier waarop de deelnemers met elkaar omgaan. Is er respect voor elkaar? Gaan ze op elkaar in en hoe doen ze dat dan? Negeren sommige mensen elkaar? Verdwijnen voorstellen van bepaalde mensen telkens onder tafel? Wordt er om invloed geknokt? Zijn er machtsblokken? Positieve interactie is de smeerolie van vergaderingen. Negatieve interactie stort zand in de motor. Communiceren op interactieniveau betekent dat je hier een onderwerp van gesprek van maakt. Als je zegt; ‘Jan, ik zou het fijn vinden als je Marianne eerst uit laat praten.’, dan grijp je in op interactieniveau.
• Emoties. Emoties worden tijdens een vergadering nauwelijks uitgesproken, maar ze spelen wel degelijk een grote rol. Als jij vindt dat de voorzitter zijn werk niet goed doet, je ergert aan een andere deelnemer of zelf niet lekker in je vel zit, dan zul je dat niet zo snel hardop uitspreken. Maar een oplettende deelnemer zal het altijd merken aan je houding en gedrag. En als je de moed hebt om te zeggen dat je er enorm van baalt dat een van de deelnemers de poten onder je stoel vandaan zaagt, dan krijg je al snel de reactie: ‘laten we het vooral zakelijk houden’. Want dat is het meest effectief, denken we. Maar is dat ook zo?

Als er sprake is van een verstoring op het niveau van procedure, interactie of emotie, dan leidt dat altijd af van de inhoud. Bovendien gaat het ten koste van de sfeer. Mocht zo’n verstoring niet worden uitgesproken, dan zijn houding, gedrag en andere non-verbale signalen de waarschuwingstekens die laten zien dat er iets mis is.

Een goede voorzitter herkent deze signalen en grijpt in. Storingen hebben altijd voorrang. De notulist en de deelnemers hoeven trouwens niet te wachten tot een voorzitter iets doet. Ook zij kunnen ingrijpen.

Interventietips

• Herken het aspect. Ten eerste is het belangrijk dat je herkent op welk vlak de storing plaatsvindt. Gaat het om de inhoud, de procedure, de interactie of spelen er emoties?
• Benoem storing. Als je de storing op een bepaald moment herkent, sta dan eerst stil bij dat aspect. In het geval van een storing op procedureniveau, spreek je bijvoorbeeld uit dat er sprake is van een overtreding van de regels. Als daarmee de kous voor iedereen af is, schakel je weer over op de inhoud.
• Sluit aan op het juiste niveau. Regelmatig komt er echter een onderliggend probleem naar boven. In dat geval zul je de oorzaak daarvan moeten opsporen en verder terugschakelen naar het niveau waarop dat probleem speelt. Is er sprake van een negatieve interactie, sluit dan aan op het interactieniveau. Maak contact, benoem wat je ziet en vertel wat dit met je doet. Toon daarbij begrip en vertel vervolgens hoe je verder wil gaan. Op dat moment schakel je dus over van interactie op procedure.
• Geef emoties de ruimte. Krijgen emoties de overhand, geef die dan de ruimte. Laat de deelnemers die het meest geëmotioneerd zijn het eerst aan het woord. Zo kunnen zij goed van zich afpraten wat hen dwarszit. Als de anderen in de vergadering – en zeker de voorzitter – actief daarnaar luisteren, dan zullen de emoties snel weer dalen. Schiet dus niet in de verdediging, ga er niet over in discussie en zeg vooral niet: ‘ja, maar…’. Wat wel bij actief luisteren hoort, is het stellen van vragen, zoals: ‘wanneer was dat dan?’, ‘met wie heb je toen gesproken?’ en ‘wat vond je daarvan?’. Als je de verwoorde emoties vervolgens krachtig samenvat, laat je merken dat je gehoord en begrepen hebt wat er is gezegd. Begin bijvoorbeeld met: ‘als ik je goed begrijp…’ en sluit af: ‘heb ik het zo goed samengevat?’.
• Storing opgelost? Schakel door naar het hoogste niveau. Als iedereen instemt met je procedurevoorstel, dan kun je de draad van de bespreking weer oppakken en zit je weer in de hoogste versnelling.

Zoals je het hierboven leest, lijkt het allemaal heel simpel. Maar dat is het natuurlijk niet. Zeker niet als emoties een overheersende rol gaan spelen. Maar besef dat je ook autorijden niet in een dag hebt geleerd!