5 tips voor effectief onderhandelen

De effectiviteit waarmee inkopers onderhandelen heeft direct invloed op het bedrijfsresultaat. Paul van Bilsen, trainer bij ICM, geeft tips hoe je hiermee meer resultaat kunt boeken.

Een professionele inkoper moet binnen alle lagen van het bedrijf kunnen onderhandelen: met de gebruikers over het maken van de juiste afstemming over de keuze van een product of dienst en met het management en de directie over de te volgen strategie en de te bereiken resultaten. Kennis, inzicht en vaardigheid in het onderhandelen zijn noodzakelijk voor het realiseren van (commerciële) doelstellingen.

Tip 1: Bereid je goed voor

Er zijn weinig gebieden waar voorbereiding zich sneller terugverdient dan bij onderhandelen. De realiteit is echter dat de voorbereiding van een onderhandeling in de regel bijzonder slecht wordt gedaan. Bij de voorbereiding kunnen we denken aan de volgende zaken.

• Belangen: Wat zijn de belangen of doelen van mijn leverancier?
• Informatie: Van wie kan ik de informatie krijgen over wat de andere partij wil en wat de mogelijkheden zijn?
• Doelen: Welke doelen wil ik bereiken?
• Must en wants: Wat zijn mijn eisen en wensen voor de toekomst?

Tip 2: Doe ervaring op

Onderzoek wijst uit dat ervaren onderhandelaars betere resultaten behalen en meer mogelijkheden zien voor samenwerking buiten het kader van een bepaalde onderhandelingssituatie. Onervaren onderhandelaars beschouwen de onderhandelingen vaker als een nulsomspel (winst + verlies = nul, dus winst voor de ene partij betekent automatisch verlies voor de andere) en zijn meer conflictgericht. Ervaring is dus een belangrijke leermeester. Overigens is het gevaar dat een te ervaren onderhandelaar eenzijdig wordt!

Tip 3: Ken jezelf

Ervaren personen zijn tijdens het onderhandelen gericht op samenwerking terwijl onervaren personen geneigd zijn om op een meer conflictgerichte manier te onderhandelen. Onderzoek naar intelligentie toont aan dat intelligente personen geen voordeel hebben in relatief eenvoudige onderhandelingen, maar ook dat hoe complexer de onderhandelingssituatie is, des de groter het overwicht van intelligentie (en dus een intelligente onderhandelaar) wordt. Zelfkennis geeft je zo inzicht in jouw manier van onderhandelen. Als je weet wat je (verkeerd) doet, weet je wat je moet aanpassen.

Tip 4: Gebruik onderhandelingstactieken

Een voorbeeld van een onderhandelingstactiek is het gebruik van strategische dreigementen. Bedekte dreigementen die vroeg in de onderhandelingen worden geuit, blijken een groter effect te hebben dan dreigementen die later in het onderhandelingsproces openlijk worden uitgesproken. Het is wel belangrijk om voorzichtig te werk te gaan als je deze trucs toepast, want ze kunnen de mogelijkheden voor toekomstige of intensievere samenwerking gemakkelijk verstoren.

Een veelgebruikte tactieken is het gebruik van deadlines. Soms is het tactisch verstandig de eigen deadlines onthullen. De tegenpartij is dan sneller bereid om concessies te doen. Uiteindelijk bereiken degenen die laten weten dat ze onder tijdsdruk handelen het beste resultaat.

Tip 5: Maak een checklist

De checklist maak je tijdens je voorbereiding en vink je (mentaal) af tijdens je onderhandeling. De checklist bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Stel de doelstelling van de onderhandeling vast.
2. Schat de machtspositie van elke partij in en bedenk hoe je je eigen machtspositie kunt versterken.
3. Ga op zoek naar gemeenschappelijke belangen.
4. Bepaal je onderhandelingsstrategie, subdoelen en tactieken en onderhandelingsruimte.
5. Bepaal de samenstelling en de rolverdeling van je onderhandelingsteam.
6. Bedenk hoe je de onderhandeling wilt beëindigen.

Succes!

Geschreven door: Paul van Bilsen. Bij ICM verzorgt hij o.a. de training Professioneel Inkopen, Effectief verkopen van diensten en Effectief Onderhandelen.