Deep Democracy-technieken voor leidinggevenden

Verschillende meningen en diversiteit kunnen spanning en conflict creëren. Maar wat als we stoppen met conflict zien als iets dat we moeten vermijden? ‘Deep Democracy’ draait om deze gedachte. Want wat als we conflict zien als een kans om te groeien?

Wat is Deep Democracy?

Deep Democracy moet je zien als een filosofie, legt Fedra van der Kroon, ICM-trainer en Deep Democracy-expert mij uit. Het draait om het benutten van de diversiteit binnen een groep of team in besluitvorming, waarbij expliciet aandacht wordt besteed aan minderheidsstandpunten en onderliggende spanningen. “Als je de verschillen tussen individuen ziet, kun je deze benutten en samen tot een besluit komen waar iedereen het mee eens is.”

Als leidinggevende kun je Deep Democracy gebruiken om alle meningen in een groep te horen, ook de minderheid, om zo tot besluiten te komen waar iedereen achter staat. Daarnaast helpt het om conflicten uit de lucht te halen en samenwerking te versterken.

De ‘Lewis method’ is de oorspronkelijke methode van Deep Democracy, en biedt duidelijke stappen en tools om inclusieve besluitvorming en conflicthantering in groepen te realiseren. Deze methode maakt de filosofie van Deep Democracy concreet in de praktijk.

Gesprek op voeten

Psychologe Myrna Lewis, (mede)ontwikkelaar van de praktische ‘Lewis method’, licht haar theorie toe in een TedTalk. Zij zegt: ‘Not being heard is the most painful thing for a human’. Daarom richt de Lewis methode zich er onder andere op dat de stem van de minderheid zichtbaar gemaakt wordt. Fedra legt ter illustratie van deze quote een casus voor.

“Ooit was ik bij een productiebedrijf in de voedingsindustrie, waar we Deep Democracy inzetten om duidelijkheid te krijgen over de verantwoordelijkheden binnen het team. Het team ‘kwaliteit’ moest zorgen dat producten aan de kwaliteitscriteria voldeden, wat leidde tot spanningen met andere afdelingen, zoals verkoop en productie. Die afdelingen hadden namelijk andere belangen, bijvoorbeeld zo weinig mogelijk product weggooien en zoveel mogelijk winst genereren.

Bij het team ‘Kwaliteit’ heb ik de Deep Democracy-tool ‘Gesprek op Voeten’ ingezet. Dat is een tool waarbij deelnemers fysiek positie innemen in de ruimte om te laten zien of ze het eens, oneens of neutraal zijn over een stelling. In eerste instantie mag er niet gepraat worden. Pas nadat iedereen stelling genomen heeft openen we onder begeleiding het gesprek en verkennen we de meningen.

De stelling die ik noemde was: ‘Ik vind dat wij verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit.’

Het bleek dat een aantal werknemers vond dat andere afdelingen verantwoordelijk waren voor de kwaliteit. Door deze meningen met behulp van deze tool zichtbaar te maken kon de leidinggevende de neuzen weer dezelfde kant op krijgen.

Het voordeel van deze tool is dat je minder spraakzame teamleden de mogelijkheid geeft om hun mening te uiten door te bewegen in plaats van te spreken. Dit zorgt voor een inclusieve manier van meningsuiting.

In order to make peace, have war

Ook benoemt Myrna Lewis in haar Tedtalk de gift of conflict: ‘I’m going to grow, the other person is going to grow and our relationship is going to grow’. Maar hoe laat je de ander en jezelf groeien als je nooit eens de ongezouten realiteit over jezelf hoort? Dat kan met de Deep Democracy-tool ‘Pijlen Gooien’. Het is een methode waarmee je, onder veiligheidsregels, de ander eens flink de waarheid kan vertellen. Niet om ruzie te zoeken, maar om spanningen uit de lucht te halen en elkaar te laten groeien met feedback. Voor het gebruik van ‘Pijlen gooien’ worden veiligheidsregels opgesteld, zoals het vermijden van persoonlijke aanvallen, stemverheffing en scheldwoorden. Deze regels zorgen voor een veilige omgeving om de waarheid te vertellen. Eerst gooit de ene kant hun pijlen met negatieve lading, daarna gooit de andere kant hun pijlen met negatieve lading. ‘Ik vind dat jij egoïstisch bent!’ Vervolgens vertellen de teamleden welke pijlen hen hebben geraakt, en reflecteren op wat dit over henzelf zegt. Afsluitend zetten ze op papier wat concrete actiepunten voor henzelf zijn. Fedra vertelt mij over een casus waar zij de tool ‘pijlen gooien’ inzette.

“Ooit ben ik ingezet bij het marketingteam van een gemeente waar een splitsing tussen de oude en de nieuwe garde was ontstaan. Ze verschilden fundamenteel van mening over de marketingstrategie. Door slechte communicatie onderling voelden beide teams zich niet gehoord en was er een slechte werksfeer. We zijn toen pijlen gaan gooien, maar natuurlijk niet voordat we de veiligheidsregels voor iedereen duidelijk hadden. Het is namelijk een mooie tool, maar zonder veiligheidsregels en reflectie achteraf is het enkel sneren.”

Ze begonnen met pijlen gooien

‘Ik vind dat jij buitengewoon veel praat, waardoor ik geen ruimte voel om mijn mening te uiten.’

‘Ik vind dat jullie niet naar mijn ideeën luisteren en in ouderwetse patronen denken!’

Toen alle pijlen van de ene kant waren gegooid, vervolgden ze met de pijlen van de andere kant. Tussendoor gaan we niet in op de inhoud.

‘Ik vind dat jullie moeten luisteren naar onze kennis, kunde en ervaring. Jullie komen nog maar net kijken!’

‘Je kunt niet zomaar alles dat al jáááren zo gaat hier veranderen.’

Ook de pijlen van de andere kant waren gegooid, dus het was tijd voor reflectie. Wat was er werkelijk aan de hand in dit team?

De oude garde vond dat de nieuwe (jonge) garde te veel in hun vaarwater kwam met nieuwe manieren om sociale media te gebruiken en de nieuwe garde vond dat de oude garde hun vernieuwende suggesties niet serieus nam. Toen beide partijen zich gerealiseerd hadden dat de kern van het probleem was dat ze zich niet gehoord voelden, konden ze reflecteren op zichzelf: luister ik eigenlijk wel naar de andere partij? Dit hebben we omgezet naar concrete actiepunten: ‘Ik luister naar de ander, voordat ik mijn eigen mening verdedig.’

Voor een levendig, ander voorbeeld van hoe de tool ‘pijlen gooien’ werkt, kun je de TedTalk van Myrna Lewis bekijken; hij duurt vijftien minuten.

Fedra, wat kan een uitdaging zijn in Deep Democracy?

“Leidinggevenden die werken met Deep Democracy moeten de moed hebben om kwetsbaarheid te tonen en vrijmoedig te spreken. Wat je namelijk eigenlijk tegen de groep zegt is: ‘Hé jongens, ik kom hier zelf niet uit, ik heb jullie meningen nodig’. Ook is het een uitdaging om te zorgen dat iedereen gehoord wordt. Tegelijkertijd moet je sterk in je schoenen staan, weten wat het doel is en duidelijkheid aan het team verschaffen over jouw aanpak. Door dit te doen creëer je het spanningsveld dat in Deep Democracy zo belangrijk is. Als tip heb ik het boek ‘Leidinggeven met Deep Democracy’ van Frank Weijers. Het boek legt kort en kernachtig uit hoe je als leidinggevende de juiste aanpak kunt vinden door een balans te vinden tussen je eigen visie, waarden, normen en verantwoordelijkheden enerzijds, en de wijsheid van de groep mensen waaraan je leidinggeeft anderzijds.”

Wil jij meer leren over Deep Democracy?

Meld je aan voor de training Deep Democracy. Maar ook de training Dialoogvoering bij strategische en complexe vraagstukken kan interessant zijn voor jou als je technieken en vaardigheden wilt ontwikkelen waarmee je een open uitwisseling van gedachten bevordert. Wil jij advies over welke training het beste bij jou past? Plan dan een persoonlijke intake om dit samen te verkennen. Neem vrijblijvend contact op met één van onze studieadviseurs via 030-2919888 of info@icm.nl.

Bron: Boek Leidinggeven met Deep Democracy van Frank Weijers, TedTalk Myrna Lewis en Fedra van der Kroon, Deep Democracy-expert en trainer bij ICM.