De financieel expert: roepende in de woestijn
Niemand doet iets met jouw kennis… Kan het ook anders?
Je bent (assistent) controller, boekhouder of financieel specialist en je bezit een schat aan waardevolle en essentiële bedrijfsinformatie. Informatie die niemand schijnt te willen horen. Jij weet als geen ander waar geld bespaard kan worden of waar het in de bedrijfsprocessen echt mis dreigt te gaan. Maar je lijkt een roepende in de woestijn. Herkenbaar? Dan ben je een wáár expert! En je collega’s staan te springen om de kennis die je hebt. Het probleem is niet zozeer wát je wilt vertellen, het probleem is de overdracht hiervan. Jij en je collega’s spreken een andere taal.
Andere werelden
Als financieel expert weet je zoveel van een onderwerp, dat je je nog maar moeilijk kunt voorstellen dat een ander die kennis niet heeft. Je dagelijkse werkzaamheden hebben te maken met de balans, debet en credit, solvabiliteit, tussenrekening en grootboekkaartjes. Dat een collega geen idee heeft wat de betekenis of de functie van deze termen is, daar sta je wellicht niet eens bij stil.
Wat is in deze (en vele andere) situatie nu eigenlijk het geval? De expert beziet de situatie vanuit zijn eigen wereld. De wereld die hem erg goed bekend is. Hij doet daarbij de aanname dat iedereen in diezelfde wereld woont. En hier gaat het mis. Alle collega’s wonen namelijk in andere werelden, waar andere talen worden gesproken. De manager personeelszaken woont in de wereld van functioneringsgesprekken en waarderingssystemen en de IT-manager in de wereld van bits en bytes.
Verander de wereld, begin bij jezelf
Is dat erg dan? Dat jullie een andere taal spreken? Als je je werk maar goed doet is er niks aan de hand, toch? Helaas is dat niet het hele verhaal. Je werk goed doen betekent namelijk niet alleen dat de boekhouding op orde is.
Je zult dus moeten zorgen dat je collega’s jou gaan verstaan. Daar zijn verschillende manieren voor. Je kunt ze op cursus (Financiën voor niet-financiële managers) sturen. Maar dan moeten zíj aan de bak. En in het kader van ‘verander de wereld, begin bij jezelf’ is het wellicht verstandig om ook de hand in eigen boezem te steken.
Upchunken
Een hele effectieve manier om dit te doen is Upchunken. Upchunken betekent dat je op zoek gaat naar het hogere belang. Upchunken doe je door jezelf (in willekeurige volgorde) de volgende vragen te stellen: ‘Waarom is dat van belang?’ ‘Wat betekent dat?’ ‘Wat is het effect?’ ‘Wat kun je daarmee?’ ‘Waarom is dat erg?’ Net zolang tot er geen antwoord meer komt.
Een voorbeeld:
Je bent van mening dat er een mail uit moet naar het personeel om ze nogmaals te wijzen op de procedure van de tankpassen.
Wanneer je bovenstaande tegen je manager zegt, zal hij met weinig interesse luisteren. Er zijn in zijn wereld ongetwijfeld belangrijker zaken gaande.
Dus ga je upchunken. Je stelt jezelf de vraag: ‘Waarom is dat van belang?’ Een mogelijk antwoord is: ‘Omdat de procedure niet goed gevolgd wordt’. Je chunkt verder op: ‘Wat is het effect?’ ‘Dat er wordt getankt bij benzinepompen langs de snelweg’. En nog verder: ‘Waarom is dat erg?’ ‘Dat is duurder’. ‘Hoeveel duurder?’ ‘Xxxx euro op jaarbasis’.
Nu je voor jezelf de actie (mailen over tankpassen) hebt ge-upchunkt, ga je met een ander verhaal naar je manager. Je zegt hem nu: ‘Wij verliezen xxxx euro op jaarbasis door een verkeerd gebruik van de tankpassen. Ik wil actie nemen om dit tegen te gaan.’
Nu heb je ongetwijfeld de interesse van je baas.
Wanneer je goed upchunkt, vind je het hogere belang. Dit hogere belang betreft een universele taal die dus in alle werelden door alle collega’s wordt begrepen. Wanneer je deze methode van upchunken goed toepast, ontwikkel jij je tot een waardig gesprekspartner en een belangrijke informatiebron.